Расходы взяли под контроль

Налоговая усилила контроль за расходами компаний на упрощенке. Как пишет РБК со ссылкой на налоговых консультантов, раньше такие траты практически не интересовали инспекторов. Речь о бизнесе, который работает на упрощенной системе налогообложения и платит сбор только с доходов. Поэтому расходы компаний не влияют на размер основного налога.

Однако теперь ФНС все чаще требует подтверждать назначение трат, прежде всего по корпоративным банковским картам. Инспекторы подозревают, что под видом хозяйственных расходов бизнес оплачивает личные покупки сотрудников. Такие траты должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Впрочем, опасения налоговой зачастую оправданны, заметил партнер Taxadvisor Дмитрий Костальгин:

«Если мы говорим про сотрудников, то это так называемая выдача подотчетности, которая подразумевает, что выданные деньги используются на корпоративные цели. Классика — это командировочные. Но уже достаточно много и судебных кейсов, когда под видом этих сумм выплачивается зарплата. Есть ситуации, когда владелец бизнеса осуществляет личные траты с баланса юридического лица и что-то для себя оплачивает, например, отпуск.

Другой вопрос, что если налоговый орган опять хочет поднять вопрос и возобновить споры про экономическую обоснованность затрат, почему сотруднику купили стул за 100 тыс. руб., а не за 10 тыс. руб., то, кажется, ни к чему хорошему это не приведет. Конечно, у нас Конституционный суд говорит, что налоговый орган целесообразность трат бизнеса не вправе оценивать, но регулятор на практике считает себя лучшим менеджером, чем собственник компании.

Если это крупные суммы, то лучше иметь некое обоснование, для чего они нужны, хотя Налоговый кодекс этого не требует. В этом смысле, к сожалению, бизнесу придется нести больше издержек на подготовку документального обоснования сбора этих доказательств. Имеет смысл смотреть по конкретной ситуации, насколько перспективно спорить по такому эпизоду, и в целом его материальность. Глобально конфликтность растет, и, судя по всему, будет только усиливаться, из-за этого вырастет и число споров».

СМИ приводят пример, когда одной московской компании с оборотом 60 млн руб. в год грозили доначисления свыше 1 млн руб. без объяснения некоторых трат. Усиление контроля связано с автоматизацией проверок, и объем претензий, вероятно, еще увеличится, согласен гендиректор ассоциации «Национальное объединение внутренних аудиторов и контролеров» Анастасия Русакова:

По сути, инспектор видит не просто сумму списания, а конкретную покупку, может сопоставить ее с тем, что заявлено в отчетности, и любое расхождение становится поводом для запроса и доначисления налогов.

Конечно, для бизнеса по упрощенной системе налогообложения административная нагрузка вырастет, но больше не в той части, что придется собрать папку чеков, а в виде дисциплины, которую нужно вводить. Нельзя смешивать личные и деловые траты по бизнес-карте. Кстати, я считаю, что индивидуальным предпринимателям тоже расслабляться не стоит, несмотря на то, что можно тратить и на личные нужды. Все равно эти операции остаются в выписке, и вполне может быть, что следующим этапом будет контроль налоговой в части ИП.

Так что первый шаг — это создание локального нормативного акта компании, который приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам, и установка регламента, кто, когда, какие документы по каждой трате будет сдавать. Второе — нужно обязательно подготовить первичку по каждой операции: должен быть авансовый отчет, кассовый чек, сопроводительные документы, билеты, счет из гостиницы.

Третье — неочевидные траты. Если напрямую расходы с бизнесом не связаны, готовьте служебные записки, приказы, где объясняется деловая цель. Не факт, что налоговая это примет, но тем не менее будете в случае запроса готовы. И четвертое — все это должно быть сформировано в нормальный учет, с реквизитами подтверждающих документов для того, чтобы в случае, если придет запрос от ФНС, можно было быстро все собрать».

При этом отсутствие подтверждающих документов само по себе не считается нарушением. Налоговая должна сама установить, что средства действительно использовались в личных интересах сотрудников. “Ъ FM” направил запрос в ФНС и ждет ответа.