Это чувство знакомо если не всем, то почти каждому, кто сумел преодолеть инерцию и уже многого добился. Когда входит в привычку приятная усталость после покорения очередной ступеньки наверх, вы постепенно начинаете понимать, что ступени незаметно обратились в углы лабиринта.
Преодоление каждой из них – далеко не всегда шаг наверх, а отдача не пропорциональна затраченным усилиям, большая часть их уходит на бег по кругу. Кризис. Момент, когда количество должно перейти в качество.
В обыденной жизни катализатором такого превращения становится опыт, он помогает взглянуть на ситуацию сверху и осознать, в какой точке вы находитесь и куда хотите попасть. Если же в такой ситуации оказался не один человек, а целое предприятие, количество досадных мелочей возрастает пропорционально влиянию, которое оказывает человеческий фактор. Это особенно заметно в современных организациях с распределенной структурой, где необходимым условием развития является делегирование полномочий.
Несмотря на то, что фирма продолжает оставаться по определению малым предприятием, её руководитель сталкивается со стремительно возросшим объемом рутины, искаженной информацией и невозможностью быстро и полно увидеть ситуацию. Главное конкурентное преимущество перед крупными корпорациями – маневренность - размывается в возросших информационных потоках. Как следствие, теряется возможность оперативно реагировать на изменения рынка, и предприятие лишается той прибыли, которой достойны прилагаемые им усилия.
Мировой опыт предлагает инструмент, способный дать актуальное представление о положении предприятия на рынке и возможных направлениях движения - концепцию ERP. Словарь APICS (American Production and Inventory Control Society) даёт следующее определение: ERP (Enterprise Resource Planning) – это методология эффективного планирования и управления всеми ресурсами предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета при выполнении заказов клиентов в сферах производства, дистрибьюции и оказания услуг.
Начнем с продаж. При возрастающем количестве наименований продукции или услуг становится невозможно планировать продажи и планы поставок без четкого видения движения продукта, статистики продаж и знания рыночной потребности. Грамотно планировать продажи необходимо также и на этапе ведения переговоров с клиентом, проведения маркетинговых мероприятий. Вся информация о клиентах должна быть четко отражена и систематизирована – чтобы исключить возможность преднамеренной или случайной некорректной работы. Далее: полученный заказ, если документооборот существует в бумажном виде, неизбежно требует времени на перемещение по различным отделам. Это может быть отдел безопасности, где клиента проверят на наличие задолженностей, бухгалтерия, где выпишут счет, отдел логистики, где просчитают оптимальное время выполнения заказа и так далее. Информация вводится несколько раз: в бухгалтерии - в системе 1С, в отделе продаж – в Excel или Access, а где-то заносится в журнал. Так накапливаются неточности, возникает потребность в сотрудниках, которые объединят и анализируют информационные потоки.
Что же даёт малому предприятию внедрение ERP? Главное – это единое информационное пространство: достаточно один раз ввести информацию, не дублируя её в других отделах. Такую возможность даёт интеграция с системой "1С: Бухгалтерия" в соответствии с требованиями российской нормативной базы, кроме того, фирма получает возможность интегрировать систему с программным комплексом на головном предприятии, если является его представительством. Такая же зависимость прослеживается и в отношении удаленных подразделений и филиалов: они могут получать доступ к документам одновременно с сотрудниками головного офиса, и в режиме реального времени способны быстро принимать решения и оперативно реагировать на изменения ситуации. Руководителю система ERP даёт инструментарий для анализа и прогнозирования, который существенно уменьшает объем мелких задач, высвобождая время для решения серьёзных вопросов. Руководитель видит ситуацию в комплексе и контролирует её, подчиненные – получают возможность быстро и гибко реагировать в рамках своих полномочий. Кроме того, при выходе на новый уровень, часто возникает необходимость унифицировать документооборот в соответствии с требованиями крупных поставщиков и покупателей. Вы достойно справитесь с этим с помощью ERP. Аналогичные изменения происходят и с другими важными процессами: начислением зарплаты, отчетностью, ведением истории контактов с клиентами и расчетом эффективности проводимых мероприятий.
Возникает закономерный вопрос: во что обойдется руководителю и всей фирме этот рывок вперёд - внедрение системы? Единицы расчета окупаемости можно подобрать, исходя из приоритета того или иного аспекта проблемы. Уменьшение количества ошибок за единицу времени, сокращение времени обработки заказа, рост количества обслуженных клиентов, уменьшение количества сотрудников, необходимых для выпуска единицы продукции или обслуживания одного клиента, оборачиваемость запасов в логистической цепочке – вот неполный перечень критериев. В итоге мы существенно снижаем производственные затраты и, как следствие, получаем более высокую прибыль, которая в количественном выражении может составлять 10-20%. Окупаемость установки системы возрастает геометрически, и её можно прогнозировать, устранив негативное влияние от непродуманных действий
Решения для управления ресурсами малого предприятия продуманы таким образом, что компания получает набор инструментов, необходимый для работы "здесь и сейчас", не обременённый громоздкими и дорогостоящими надстройками на случай роста. По мере необходимости систему можно адаптировать под изменившиеся требования или интегрировать для совместной работы с контрагентами. Таким образом, малое предприятие успешно справляется с естественной эволюцией наравне с гигантами рынка, сохраняя с помощью IT-систем своё главное конкурентное преимущество – гибкость и способность к адаптации на локальных рынках. Мы видим, что ERP и есть тот концентрированный опыт, который поднимает вас над ситуацией и даёт возможность двигаться вперёд и вверх.