Коротко

Новости

Подробно

Фото: Юрий Мартьянов / Коммерсантъ   |  купить фото

Офисные биоритмы

"Топ-менеджеры года". Приложение от , стр. 58

Тайм-менеджмент для руководителей — это не в последнюю очередь возможность сделать более эффективной работу своего коллектива. Российские бизнесмены отдают предпочтение и модным технологиям, и классическим способам фиксации задач. Главное, говорят они, не забывать о конечной цели.


Опрошенные BG топ-менеджеры называют среди моделей и техник, которые помогают им в планировании и повышают личную эффективность, диаграмму Ганта, методику GTD (Getting Things Done, "доведение дел до завершения", описанную в одноименной книге ее создателем Дэвидом Алленом), технологию SMART и матрицу Эйзенхауэра.

Создатель свадебного сервиса Wedvice Владислав Медведев так описывает последнюю: "Основная идея в том, чтобы распределить задачи на четыре группы: "важные срочные", "важные несрочные", "неважные срочные" и "неважные несрочные". В идеале первая колонка должна быть пустой, важным и несрочным делам вы уделяете максимум времени, остальные задачи либо делегируете, либо вовсе от них отказываетесь".

Полезными бизнесмены называют книги по тайм-менеджменту Стивена Кови, Глеба Архангельского, Константина Бакшта, Дэна Кеннеди и методику антирасписания, о которой психолог Нейл Фьоре рассказывает в книге "Легкий способ перестать откладывать дела на потом".

В эффективность тренингов по тайм-менеджменту верят далеко не все руководители, в большей степени полагаясь на свой жизненный опыт. "Ходить на подобные курсы можно и, возможно, даже нужно, но это для "зеленых" менеджеров. Без практики и самоконтроля эффективности не добиться", — уверен генеральный директор агентства персонального маркетинга Barracuda Владимир Елькин.

Облачные и материальные инструменты


Конкретные инструменты тайм-менеджмента можно разделить на две группы: программы разной степени сложности и невиртуальные ресурсы.

Эффективными программными решениями собеседники издания называют Jira, Leader Task, Basecamp, Trello, Wunderlist, Evernote, Todoist, Outlook-календарь. Большая часть из них имеет бесплатные версии и доступна на компьютерах, планшетах, телефонах. Даже в бесплатных вариантах планировщики позволяют создавать групповые списки задач, добавлять в них определенное количество участников, получать напоминания о сроках выполнения каждого дела и уведомления о новых комментариях и произведенных с задачей в списке действиях. Платные версии подходят для компаний с большим количеством сотрудников, участвующих в выполнении одного дела.

Своя специфика бизнеса может заставить компанию создать собственные, более сложные, системы управления ресурсами предприятия. Например, в сети "220 Вольт" существует подобная самостоятельно написанная система. "Любую новую идею мы превращаем в проект. У каждого из наших проектов всегда обозначены четкие сроки и конкретный исполнитель для каждого этапа", — рассказывает управляющий партнер компании Алексей Федоров. Но использование программы не решает всех вопросов, и чтобы не тратить время зря, в каждом проекте необходимо донести конечную цель до всех участников еще до начала разработки. "В противном случае, каждый участник будет делать свою маленькую задачку без понятия о том, что компания собирается построить в конце концов. И тратит огромное количество времени впустую, потому что без понимания конечной цели невозможно выполнить задачу правильно", — говорит Алексей Федоров.

В международной фармацевтической компании Merck используют корпоративную цифровую платформу EVA. Президент Merck в России Юрген Кениг доволен, что она позволяет ему включать в состав проектной команды участников на глобальном уровне, находить нужные контакты коллег по всему миру, получать обратную связь. "Все это очень помогает в рациональном планировании и оперативном решении сложных задач, требующих участия сразу многих коллег. Следующим этапом у нас станет внедрение на базе EVA условий "гибкого рабочего пространства". Это особенно удобно для компаний, как наша, где многие сотрудники работают удаленно, но имеют полный доступ ко всем корпоративным средствам связи, участвуют в обсуждениях и делятся материалами", — считает господин Кениг.

Но классика руководителя — не виртуальные ресурсы самоорганизации. Это бумажный ежедневник и личный помощник, которые по-прежнему пользуются большим уважением у топов крупных компаний. Они утверждают, что ничто так не упорядочивает мысли, как запись задач на бумаге, а график дел и рабочие маршруты никто не может выстроить лучше ответственного референта.

Отчитаться по дедлайнам


Научить своих подчиненных эффективно управлять рабочим временем — мечта руководителя. Например, в компаниях Ивана Мальцева (Moto-RR, "За рулем", Business Restyling) используют технику Дона Краутера, чтобы работать продуктивно и сфокусированно. "Вы работаете над задачей ровно 50 минут по таймеру. В это время нельзя отвлекаться ни на какие раздражители в виде соцсетей, почты, телефонных звонков. За 50 минут вы можете выполнить одну большую задачу или две задачи по 25 минут, а можете взять несколько мелких задач и "закрыть" их одну за другой. По истечении 50 минут нужно встать из-за стола, потянуться, выпить чашечку чая, немного пройтись. Через 10 минут отдыха вы снова приступаете к 50-минутному броску, не выпав из рабочего ритма", — рассказывает господин Мальцев.

В тех компаниях, где используют какие-либо техники тайм-менеджмента, для новых сотрудников могут проводить собственные вводные мастер-классы. Опрошенные BG руководители иногда отправляют своих коллег на платные тренинги, но предпочитают не увлекаться этим.

Генеральный директор страховой компании Intouch Мария Мальковская, по ее словам, старается донести до своих сотрудников, что даже в режиме постоянной многозадачности в каждую единицу времени существует одна задача, которую надо решить. "Это позволяет удерживать фокус и внимание. Иначе многозадачность может закончиться блуждающим вниманием, расфокусировкой и в итоге провалом. Корпоративные тренинги по тайм-менеджменту, безусловно, полезная вещь, но именно управленец задает вектор работы в компании. Если топ-менеджер структурный и последовательный, это распространяется и на общий фон работы, а тренинги позволяют закрепить и отшлифовать какие-то нюансы", — считает госпожа Мальковская.

Генеральный директор издательского дома "Экстра-Балт" Екатерина Ивлева советует не ставить перед сотрудниками задачи, которые руководитель сам не смог бы решить в заданных условиях. "Только личным примером вы достигнете полной отдачи от коллектива. Все остальное будет работать со скрипом", — уверена она.

Время советов


Генеральный директор SeoPult Алексей Штарев руководствуется принципом "всему свое время", поэтому строго делит день на части для решения разных задач: "Утро — это самое продуктивное время, отвожу его для планирования задач и встреч. Днем ведется основная работа по управлению проектами, вечер проходит за чтением прессы", — делится господин Штарев.

Генеральному директору интернет-сервиса "Давай сравним" Елизавете Зайцевой помогают командные встречи два раза в неделю — в ее начале и конце. "На этих встречах все члены команды отчитываются по своим дедлайнам и проговаривают, что им от кого нужно. Такая рутина очень дисциплинирует всех быть готовыми со своими задачами в намеченные сроки", — советует госпожа Зайцева.

Экономить время президенту коммуникационной группы Movie Екатерине Селявиной позволяет сокращение каналов коммуникации: по работе она общается только по телефону и электронной почте и противопоставляет себя людям, которые "не успевают ничего, кроме просмотра всех деловых приложений и социальных сетей".

Алексей Федоров из "220 Вольт" рекомендует не проводить никаких переговоров впустую — то есть всегда записывать результаты, вести протокол встречи, назначать ответственных и всегда отслеживать выполнение поставленных целей. Потому что после разговора без записи "никто из исполнителей ничего и не делает".

А президент ГК "Меди" Тамаз Мчедлидзе как врач советует рассматривать тайм-менеджмент в первую очередь с точки зрения контроля биоритмов собственного организма. Для этого следует правильно питаться, правильно распределять уровень активности, избегать психологических перегрузок и хронических интоксикаций и обязательно спать в среднем по восемь часов в сутки, в идеале с 22-23 до 6-7 часов.

Влада Гасникова


Комментарии

Рекомендуем

Наглядно

обсуждение

Профиль пользователя