Чем виртуальный офис принципиально отличается от корпоративного web-сайта? Стандартный сайт — это просто фирменная витрина. Из нее потенциальные клиенты могут получить некоторые сведения о фирме, предлагаемых ею товарах и услугах. Могут даже отправить электронное письмо. Однако все остальное придется делать традиционным способом.
Виртуальный офис оправдывает свое название, если дает возможность дистанционного управления ресурсами и доступом к ним сотрудников и клиентов. У обычного офиса три главные функции: это место для делового общения и обучения, источник необходимой для работы информации и среда для выполнения самой работы (подготовки документов и т. д.). Виртуальный офис позволяет реализовать все эти функции дистанционно — через Интернет. Сотрудники, где бы они ни находились, получив доступ к системе, работают с документами и данными, обсуждают рабочие вопросы в Интернет-конференциях, а руководитель всегда имеет доступ к документам, над которыми трудятся его подчиненные (впрочем, не ко всем). У каждого свой уровень доступа к корпоративным ресурсам, а для посторонних посетителей виртуального офиса доступна только его клиентская часть (выбор товара, услуг, формирование заказа и т. д.).
Для начала можно порекомендовать бесплатный сервис www.beep.ru или www.netinfo.ru по организации некоторых функций виртуального офиса. На этих сайтах содержатся инструменты, с помощью которых можно создать тематическую площадку с определенным кругом пользователей, организовать их общение между собой и хранение на этой площадке принадлежащей пользователям информации. Изначально этот инструментарий ориентирован на организацию и поддержку Интернет-сообществ, однако его можно использовать и для виртуального офиса.
Профессиональные системы виртуального офиса стоят денег: Communiware (www.libertarium.ru/communiware) — от $300 до $1500 в зависимости от типа лицензии, а одна из самых популярных систем — Lotus QuickPlace — от $1100 до $5000. Покупкой программного продукта дело не ограничивается. Нужно еще позаботиться о его русификации и организации собственного узла в Интернете с высокоскоростным доступом (необходимое для этого "железо" обойдется еще в $10 тыс.). Собственный web-сайт на основе Lotus QuickPlace в принципе можно сделать самостоятельно: какие-то специальные навыки для этого не нужны. Основные функции виртуального офиса он будет выполнять, но не более. Заказ на разработку привлекательного для клиентов сайта профессиональными дизайнерами и программистами будет стоить $3-5 тыс.
Но есть и более простой — аутсорсинговый — вариант организации виртуального офиса. Например, по договору с компанией LinuxLabs, которая уже имеет лицензию на Lotus QuickPlace, нужно платить только за хостинг (аренду и поддержку функционирования дискового пространства в Интернете): $25 в месяц за 13 Мбайт, $70 — за 50 Мбайт и $199 — за 100 Мбайт (этот сервис находится по адресу www.webspace.ru). Больше ни о чем заботиться не нужно, только пользоваться теми возможностями по организации дистанционной работы, которые предоставляет QuickPlace. В качестве еще одного примера организации виртуального офиса по аутсорсингу приведем совместный проект компаний Lotus и Telekom Italia, который носит название "Серверная ферма": любая фирма может заказать на "ферме" конкретное приложение для своего электронного бизнеса, и через две недели оно начнет работать.
Итальянская "Серверная ферма" — более продвинутый проект, поскольку содержит еще и приложения для электронной коммерции, позволяющие прямо на сайте заказать и оплатить продукцию и услуги. Превращение виртуального офиса в виртуальную фирму требует дополнительных инвестиций. По словам Андрея Мамыкина, специалиста петербургской компании "Рексофт", на приобретение, разработку и настройку программного обеспечения для поиска товара и приема заказов непосредственно на сайте понадобится около $4 тыс. Для организации платежей через Интернет с помощью пластиковых карт можно использовать расчетную систему ASSIST (подключение — $175, по 5% c каждой сделки в пользу банка-эквайера).
Итак, создание программной оболочки для виртуального офиса с возможностью электронных трансакций будет стоить $7-10 тыс.
АЛЕКСЕЙ ХОДОРЫЧ
УДАЛЕННЫЙ ДОСТУП
Call-центр вместо офиса
Термин "виртуальный офис" появился намного раньше, чем сам Интернет-бизнес. Когда Интернет еще переживал свои младенческие годы, возможности по организации виртуального офиса уже существовали. Обеспечивали их так называемые call-центры. С появлением нового направления — компьютерной телефонии и современных call-центров, сотрудники которых одновременно с телефонными звонками получают компьютерные файлы с информацией о звонящем и его адресате,— эти услуги стали особенно популярными. В США, например, организация специальных call-центров для поддержки малого и семейного бизнеса является весьма выгодным и распространенным бизнесом.
Call-центр работает следующим образом. Звонок по номеру телефона, указанному на визитке вашего делового партнера, выводит клиента на оператора центра, на экране компьютера которого появляется вся необходимая для разговора информация: как представиться, что сказать. Разговор записывается и передается по назначению. В случае необходимости звонок переадресуется на домашний или мобильный телефон владельца визитки. Если это не удалось, перед клиентом извинятся и скажут, что "шеф в офисе отсутствует". Службы поддержки клиентов всех крупных транснациональных компаний пользуются этой системой. А некоторые страны, например Ирландия, стали рассадником call-центров. Помимо изготовления пива и виски ирландцы специализируются на обработке телефонных звонков со всего мира.
Бизнес на call-центрах развивается и в России. Так, в Митине компания "ПТТ-Телепорт" построила современный call-центр, услугами которого пользуется, например, сервисная служба российского офиса Hewllett-Packard. Для малого бизнеса центр предлагает услугу попроще: голосовая почта, служба приема факсов. Аналогичная услуга в компании "Голден телеком" (которая, кстати, так и называется — "виртуальный офис") стоит от $10 до $50 в месяц; для прямого московского номера нужно заплатить начальный взнос $250. Свой call-центр имеется и у компании "МТУ-Информ". Такой же центр в ближайшее время откроет компания "Альфаситителеком". На услугах для международного бизнеса специализируется фирма Kemford Online (www.kemford.com): телефон с голосовой почтой и приемом факсов в одном из 60 городов мира, включая Лондон, Нью-Йорк, Вашингтон, Париж, Мюнхен, стоит $15 сразу и по $12,5 в месяц. Там же можно купить и почтовый адрес в Америке ($247 в год). Пересылка голосовых сообщений, факсов и почтовой корреспонденции осуществляется по электронной почте.
Ясно, что Интернет способствует расцвету call-центров. Ведь с помощью Интернета они становятся мультимедийными, то есть способными работать со всеми видами информации.
ВАСИЛИЙ БУРОВ