Основной контент, размещаемый на внутренних порталах компаний,— это статическая информация. Сейчас мы находимся на самой ранней стадии развития Intranet 2.0, — социального интранета.
Такие выводы содержатся в исследовании Intranet 2.0 Global Study 2010 компании Prescient, которая провела опрос представителей фирм из США, Канады и европейских стран.
Оказалось, что всего 20% организаций используют корпоративный портал три года и менее, а 56% — более семи лет. Хотя бы один из инструментов Enterprise 2.0 (блоги, вики, моментальные сообщения, среда для совместной работы и т. д.) есть у 87% организаций, и лишь 10% сообщили, что не интересуются и не планируют внедрять подобные функции. Таким образом подтвердилось предположение компании Prescient о том, что в настоящее время мы входим в раннюю стадию зарождения так называемого социального Intranet.
Внутренняя социализация
Отдельно по России подобных исследований пока не существует, но эксперты отмечают, что интерес к подходу Enterprise 2.0 и реализации его посредством такого инструмента, как корпоративный портал, уже есть.
Роман Щемелев, менеджер по продукту SharePoint Server, Microsoft в России, отмечает: "Мы видим значительный интерес заказчиков по всему миру к построению корпоративных социальных сетей на основе профилей личных сайтов SharePoint. Кроме того, SharePoint 2010 содержит значительные улучшения в области вики-редактирования, совместного создания контента, применения тегов, оценок и комментариев, ведения блогов, управления мультимедийным контентом, мобильного и офлайн-доступа. Эти возможности SharePoint позволяют организовать взаимодействие и совместную работу сотрудников наиболее удобным способом".
Такую тенденцию уже давно отслеживают в компании "1С-Битрикс", которая в ноябре выпустила новую версию своего продукта "1С-Битрикс: корпоративный портал 9.5". Это одно из немногих представленных на российском рынке решений в данном сегменте, которое можно отнести к инструментам класса Enterprise 2.0.
В "1С-Битрикс" логично рассудили, что можно использовать интранет-портал как "точку сборки" для всего бизнеса. По этой причине с самой первой версии "1С-Битрикс: корпоративный портал" создавался на основе внутрикорпоративной социальной сети согласно принципам Enterprise 2.0. "Корпоративный портал — первый инструмент в истории автоматизации любой компании, который может объединить всех без исключения сотрудников,— объясняет генеральный директор "1С-Битрикс" Сергей Рыжиков.— Этот продукт в состоянии объединить компанию, сотрудников, поиск, задачи, бизнес-процессы и многое другое в простом и понятном интерфейсе. Строгая корпоративная этика, дисциплина в сочетании с открытыми коммуникациями открывают новые возможности для бизнеса".
В каждой следующей версии продукта эта концепция находит свое развитие, улучшаются инструменты, интегрируются классические и привычные бизнесу возможности. Так, в версии 9.5 была значительно усовершенствована система поиска. По словам Рыжикова, поиск информации во внутрикорпоративной среде — одна из самых больших проблем в компаниях сегодня. Ведь если каждый сотрудник тратит всего 15 лишних минут в день на эту задачу, потери на уровне всего предприятия оказываются огромными. В организации, где с компьютером имеют дело 100 человек, потери составят таким образом более 500 рабочих часов в месяц, то есть 750 рабочих дней за год. Новая версия "Корпоративного портала Битрикс" позволяет ускорить процесс поиска.
"Сегодня мы ищем информацию мгновенно, подсказывая пользователю прямо при вводе в строке поиска правильные варианты. Мы ищем в соответствии с правами доступа, что очень важно для любой компании. И в том числе по содержимому документов. Теперь пользователи могут находить информацию так же быстро, как они это делают в интернете",— рассказывает Сергей Рыжиков. На сэкономленные только на процедуре поиска деньги можно нанять двух новых специалистов.
Сохранение опыта
Существует еще одна проблема, знакомая HR-департаментам большинства средних и крупных организаций: как уговорить (заставить, мотивировать) сотрудников ходить на внутренний сайт, на котором, как правило, публикуются новости и много полезной информации. "1С-Битрикс" предлагает свое решение. Теперь корпоративный портал становится не просто информационным сайтом, а площадкой для ежедневного взаимодействия сотрудников. В частности, компания предусмотрела удобные возможности обмена файлами, что позволяет находить нужные и самые актуальные документы гораздо быстрее, чем это можно сделать на файловом сервере. Инструменты для совместной работы избавляют от головной боли, возникающей из-за огромного потока электронных писем, в котором очень сложно разобраться, даже если по полной использовать функции сортировки по папкам. "Появление внутри компании корпоративного портала удивительно меняет взаимодействие сотрудников. Незаметно для себя уже через полгода работы люди всю информацию размещают и ищут на корпоративном портале, объединяются в рабочие группы и сохраняют в них не только свои обсуждения в том числе и из электронной почты, но знания и отчеты, так нужные компании. Современный корпоративный портал — это слияние всего привычного, что есть в интернете, и так необходимого из существующего внутри компании. Эффективность всего бизнеса также повышается",— говорит Рыжиков.
Для владельцев бизнеса будет важным наличие функционала вики в новой версии "1С-Битрикс: корпоративный портал". Теперь, если сотрудник уволится, его опыт не пропадет, а будет передан в виде структурированной информации, что упрощает ее усвоение и сокращает период адаптации новых сотрудников.
Компания "1С-Битрикс" разработала новый метод лицензирования для свежей версии продукта. Теперь можно выбирать решение в зависимости от того, какая политика управления коммуникациями существует в компании. Начиная с версии 9.5 "1С-Битрикс: корпоративный портал" распространяется в трех редакциях: "Компания", "Совместная работа", "Бизнес-процессы". Первая буквально за несколько часов позволяет развернуть полноценный корпоративный портал в стандартном понимании: как официальный источник новостей, единое место хранения корпоративных правил и инструкций, хранилище информации о компании, в том числе ее организационной структуре, и базы данных сотрудников. Это простейший вариант, который предлагается по фиксированной цене 19 900 руб. без учета числа пользователей, для компании любого масштаба.
Редакция "Совместная работа" расширяет возможности варианта "Компания", поскольку имеет инструментарий для повышения эффективности командной работы. В этой модификации портала сотрудники получают возможность управлять задачами и поручениями, работать с календарем, проектами, использовать вики и экстранет. Люди в итоге могут эффективно взаимодействовать друг с другом, даже если они находятся в разных офисах и разных городах. Для этого существует корпоративный сервис коротких сообщений, персональные блоги и возможность организации видеоконференций.
Директор по развитию технологий информационного менеджмента компании "АйТи" Дмитрий Романов говорит: "На мой субъективный взгляд, инструменты для совместной работы используют большинство крупных компаний и не менее половины средних". При этом организации в плане потребления информационных технологий неоднородны. Поэтому часто бывает так, что отдельный департамент покупает предназначенное для совместной работы программное обеспечение исключительно для своих нужд. Тогда как вся остальная часть компании несколько отстает от прогресса и работает по старинке. Сергей Рыжиков рассказывает, что такие случаи в практике "1С-Битрикс" также нередки. По мнению Дмитрия Романова, потребность в специальных инструментах для совместной работы возникает, когда в проекте занято более пяти человек. С каждым новым участником эта потребность растет нелинейно.
"Инструменты для совместной работы могут применяться в любых компаниях, независимо от уровня их зрелости и употребления проектных методов. И наоборот: использование этих средств повышает общую культуру бизнеса и эффективность процессов в организации",— говорит Романов.
В модификации "Бизнес-процессы" добавлены гибкие инструменты визуального проектирования бизнес-процессов и управления записями (record management). Система позволяет автоматизировать процедуру прохождения документов для нестандартных и временных бизнес-процессов. Поэтому такой функционал пригодится, даже если в компании уже есть "навороченная" ERP. Для разработки процедуры не нужно быть программистом. Используется понятный интерфейс с блок-схемами.
Кстати, текущие пользователи "1С-Битрикс: корпоративный портал" имеют возможность бесплатно перейти на любую из новых редакций.