Практика работы частных фирм показывает, что средняя занятость прямого городского телефона составляет не более четверти рабочего времени, зато именно в этот промежуток на один телефонный аппарат претендуют едва ли не все сотрудники. Один из способов рационального использования городских телефонных линий — а значит, и рабочего времени персонала — установка офисных телефонных станций, или мини-АТС (Private Automatic Branch eXhange — PABX).
Сейчас на российском рынке, помимо отечественных, представлены практически все зарубежные производители офисных систем связи. Для покупателя ситуация очень выгодная: предложение существенно превышает спрос. Но это же ставит клиента перед проблемой: какими критериями руководствоваться при выборе конкретной модели?
Сотрудники практически каждой организации тратят от 10% до 25% рабочего времени непроизводительно, в том числе и на стояние в очереди к единственному городскому телефону, поиск коллеги, которого ждет абонент, поиски нужного телефона или адреса в записных книжках, ответы на случайные телефонные звонки и т. д. Пока в фирме работает 5-10 человек, сидящих в одной комнате, а оборот составляет 10-50 млн рублей в месяц, такого рода потери времени не столь заметны. Однако как только ежемесячный оборот фирмы возрастает хотя бы до 100 млн руб., а количество сотрудников достигает 15-25, недостатки внешней связи тут же сказываются на организации работы и обороте фирмы. Так, по подсчетам экспертов Ъ, в торговой фирме потеря 20% рабочего времени специалистами приводит к потере 15-20% ежемесячного оборота.
Эксперты Ъ провели опрос среди более чем 200 частных и государственных фирм на предмет того, в чем они видят выход из этой ситуации и, в частности, как относятся к использованию мини-АТС. В результате фирмы разделились на три группы: те, кто не имеет мини-АТС и практически ничего о них не знает, те, кто собирается купить мини-АТС и, наконец, те, кто ею уже пользуется.
В первую группу вошла 81 частная фирма. Число городских телефонных линий у большинства фирм этой группы не превышает двух-трех, и лишь у нескольких значительно больше 5. Примерно каждая вторая фирма (55,6%) считает, что ее работа улучшится с увеличением количества городских телефонных линий и с появлением внутренней связи. Треть фирм (32%) не имеет никакого представления о мини-АТС. Среди тех, кто все-таки кое-что (в основном по рекламе) слышал об этом оборудовании (68% опрошенных), 85% имеют смутное представление о функциях мини-АТС и экономическом эффекте от ее использования.
Таким образом, подавляющее большинство опрошенных из первой группы нуждаются в улучшении связи, но связывает это только с увеличением количества городских линий. Однако в Москве считается большой удачей получение линии за год-два — и то в зависимости от района и мощностей АТС. Немедленное же приобретение линии в некоторых районах Москвы обходилось летом этого года в несколько раз дороже обычного — примерно в 1 млн рублей.
Насколько вы богаты, чтобы не покупать мини-АТС?
Во многих случаях покупка простой мини-АТС (минимальная стоимость простой мини-АТС, работающей по принципу plug & use, — $10-30 за номер, или около $500 за станцию) обойдется дешевле, чем приобретение дополнительных городских линий. Например, торгово-посреднической фирме с ежемесячным оборотом в 100 млн рублей и персоналом в 25 человек желательно (по западному образу и подобию) иметь от 15 до 20 городских телефонных линий, внутреннюю связь и факс-аппарат. Если попытаться получить эти линии в московской телефонной сети в обозримые сроки, то расходы составят около 20 млн рублей (15-20 х 1 млн). При наличии же простой мини-АТС (непрограммируемой, ненаращиваемой, немодульной) условием вполне эффективной работы является одна городская линия на пять сотрудников. Таким образом, достаточно четырех линий и еще одной для факса, общей стоимостью 5 млн рублей. Экономия — 7-8 млн рублей.
Однако реально оценить прямой экономический эффект от внедрения мини-АТС гораздо сложнее. Импортные станции требуют как минимум адаптации к отечественным телефонным сетям. Даже пользователи импортных телефонных аппаратов убеждаются на собственном опыте, что если многофункциональный аппарат напрямую подключен к городской линии, весь богатый набор его функций труднореализуем. Например, если телефон с автоответчиком подключен как параллельный (параллельный телефон — обычная российская практика), он просто не работает. Что уж говорить о мини-АТС, которая требует обслуживания, и чем она многофункциональнее, тем большая квалификация нужна при ее внедрении и эксплуатации. А перепрограммирование станции вообще должен осуществлять специалист фирмы-производителя или поставщика.
Результаты опроса фирм, готовых приобрести мини-АТС, показывают, что непосредственная выгода покупки (понимаемая как возможность получить большее число исходящих линий за меньшую сумму) является лишь первым побудительным мотивом. Оказалось, что 80% фирм, еще не купив мини-АТС, в принципе хотели бы в будущем иметь возможность расширения ее функций, а некоторые готовы платить за это уже сейчас. При этом 61% опрошенных в этой группе не ведает различий между простыми и программируемыми станциями — но после объяснения, что такое программируемые станции, эта часть покупателей склонялась в сторону приобретения именно последних. 87,5% опрошенных среди тех владельцев мини-АТС, которые используют все имеющиеся функции (17,5% из 80 организаций), считают такое вложение средств эффективным. Таким образом, очень важными при выборе мини-АТС являются факторы косвенной эффективности.
Факторы эффективности
Среди косвенных факторов эффективности мини-АТС выделим следующие.
Экономия времени. Многие офисные АТС позволяют "отсекать" звонки при неправильном соединении; правильные адресуются диспетчеру или секретарю, который может грамотно распределить входящие звонки конкретным специалистам.
Возможно групповое оповещение сотрудников фирмы или решение некоторых вопросов без собрания сотрудников.
Если вдруг по тому или иному звонку требуется ответ нескольких сотрудников, то возможна переадресация звонка без разрыва связи.
Мини-АТС позволяют использовать общую память в телефонной станции и персональную в каждом телефонном аппарате, если он обладает памятью (объем памяти для современных мини-АТС — от 10 до 800 номеров).
Эффективность деловой работы. Быстрая реакция на звонок — возможность подключения к разговору коллеги, справочной городской службы, юриста, банка и т. д., не прерывая связи с абонентом. Это позволяет, "не теряя клиента из виду", получить все необходимые консультации по интересующему его вопросу.
Использование особенностей связи "шеф--секретарь" — передача конфиденциальной информации во время переговоров, наведение справок и пр.
Возможность временного "закрытия" телефонного аппарата специалиста, если он (специалист) занят.
Перераспределение звонков специалистам исключает потери запросов (заказов) по телефону и облегчает доступ к контактным телефонам.
Более высокая защищенность внутренних переговоров, так как подсоединиться к разговорам в офисе, ведущимся через городскую телефонную станцию, значительно легче.
Возможность наложения запрета на выход в город для некоторых сотрудников. Это может сэкономить деньги фирмы и время сотрудников, которое они тратят на ведение частных разговоров.
Сравнительная таблица параметров популярных мини-АТС
Модель, производитель Емкость (городская/местная линия) Сертификат Виды связи Конфигурация Виды обслуживания (осн./доп.) Доп. оборудование Кол-во точек сервисного обслуживания (Москва и СПб/регионы) Цена за номер Поставщик
PX-16/32, АО "МиниКОМ" 2-6/16-96 да все фиксированная из набора, специальная все/5 факс/модем 5/31 $20-30 "Информтехника", ЦНПО "Каскад"
КУ-80, завод "Энергоприбор" 2-2/16-80 да все фиксированная да/да факс/модем 1 $20-25 "Телси", "Информтехника"
"Прайс", фирма "Прайс" 5-15/100 да все фиксированная, программируемая да/да пульт оператора, компьютер/принтер, факс/модем 1/5 $25-30 "Прайс", "Мастак-телеком", "Информтехника"
К-16010, завод АТС (Псков) 1-2/4-14 да все фиксированная да/да факс/модем 2/10 $15-20 кооп. "Стабильность", "Информтехника"
Panasonic КХ-Т 30810 (Япония) 3/8 нет все программируемая да/да специальный ТА, факс/модем, спецустройства 5 $50-90 "ТОМО", "МХМ", "Партия", "Информтехника"
Panasonic КХ-Т 61610 (Япония) 6/16 нет все программируемая да/да специальный ТА, факс/модем, спецустройства 5 $50-90 "ТОМО", "МХМ", "Партия", "Информтехника"
Panasonic КХ-Т 123210 (Япония) 4-12/8-32 нет все, входящий автоматический тоновый программируемая да/да специальный ТА, компьютер/принтер, факс/модем, спецустройства 5 $50-90 "ТОМО", "МХМ", "Партия", "Информтехника"
TZ-46, фирма TZ elettronic (Италия) 0-5/10-5 нет все программируемая да/да факс/модем, спецустройства 1 $120-150 "Тидзета", "Информтехника"
TZ-416, фирма TZ elettronic (Италия) 0-6/14-20 нет все программируемая да/да компьютер/принтер, факс/модем, спецустройства 1 $120-150 "Тидзета", "Информтехника"
"Курсор", завод УВМ (Орел) 8-32/56-224 да все фиксированная, программируемая да/да нет 1/10 $40-50 "РиС"
GoldStar, CHX-104 (Южная Корея) 1/4 разрешено в Москве все программируемая да/да специальный ТА, компьютер/принтер, факс/модем, специальные устройства 1 $60-80 "Эдванс"
GoldStar, CHX-308 (Южная Корея) 3/8 разрешено в Москве все программируемая да/да специальный ТА, компьютер/принтер, факс/модем, специальные устройства 1 $60-80 "Эдванс"
GoldStar, СНХ-1232 (Южная Корея) 12-36/12-112 разрешено в Москве все программируемая да/да специальный ТА, компьютер/принтер, факс/модем специальные устройства 1 $60-80 "Эдванс"
TiKey 30 4-8/12-24 нет все программируемая все/все любые 1 $120-150 "Интел"
Samsung SKP-816 (Южная Корея) 4-8/8-16 да все программируемая да/да любое 3 в зависимости от комплектации "Фонон", "ЮМА"
Соолофони, Nokia (Финляндия) 1-6/7-14 нет все фиксированная да/нет специальный ТА, пульт оператора, факс/модем 2 $100-120 Nokia
ЯЦИ-32, Nokia (Финляндия) 2-10/2-32 нет все программируемая да/да все 2 $100-120 Nokia
Siemens HiCom-130 (Германия) 8-24/24-100 да внутренняя, исходящая автоматическая, входящая полуавтоматическая программируемая да/да любое 12/20 $100-300 Siemens, "Телесервис", "Связьинформсервис"
Siemens HiCom-102 (Германия) 2/6 да внутренняя, исходящая автоматическая, входящая полуавтоматическая фиксированная да/да факс/модем 12/20 $60-70 Siemens, "Телесервис", "Связьинформсервис"
ВЫНОС
Возможности мини-АТС
Виды связи:
— внутренняя
— исходящая автоматическая
— входящая фиксированная
— входящая полуавтоматическая
Конфигурация:
— фиксированная
— фиксированная из набора
— программируемая
— специальная
Виды обслуживания:
— основные: переадресация вызова в процессе разговора, наведение справки в процессе разговора, перенаправление вызовов
— дополнительные: распределение входящих вызовов (через оператора/секретаря, между группами абонентов, между абонентами группы), прямой вызов, перехват вызовов, конференц-связь, учет стоимости разговоров, ограничения связи/категории абонентов, речевая почта
Дополнительно подключаемое оборудование:
— специальный телефонный аппарат (key-phone)
— пульт оператора
— компьютер/принтер
— факс/модем
— спецустройства