Когда закон не требует

Закон не требует от частных компаний проводить торги: свобода договора позволяет им выбирать контрагентов как угодно. Тем не менее бизнес, не подпадающий под действие законов о закупках, все чаще добровольно связывает себя закупочными регламентами, и делает это не из любви к бюрократии, а потому, что хаос в закупках обходится дороже процедур. Когда самоограничение становится выгодным и как не заиграться в регулирование, объясняют специалисты практики сопровождения закупок «Газпромнефть Экспертные решения» — руководитель Ирина Зырянова и старший юрист Матвей Корчагин.

Частные компании вправе заключать договоры с любыми контрагентами на любых условиях в силу свободы договора (ст. 421 ГК РФ): законодательство не обязывает их проводить торги — конкурсы или аукционы. Однако все больше компаний, на которые не распространяется действие федеральных законов №44-ФЗ и №223-ФЗ, добровольно регулируют свою закупочную деятельность, отвечая тем самым на конкретный управленческий вызов.

Собственник не может контролировать каждую сделку в случаях, когда закупки исчисляются сотнями или разные подразделения или дочерние общества одной группы компаний регулярно закупают однотипную номенклатуру товаров, работ и услуг. Без единых прозрачных правил такие сделки оборачиваются целым рядом последствий — например, ценами выше рынка, договорами с ненадежными контрагентами и риском срыва исполнения, а также коррупционными и репутационными рисками. Оптимизируя процессы, бизнес нередко упускает из виду, что именно закупки — одна из сфер, где упорядочение дает наибольший экономический эффект.

Локальные акты, регулирующие закупки, на практике могут иметь разные названия: положение о закупках, стандарт закупочной деятельности, регламент выбора контрагентов и прочее. Само название не столь важно — куда важнее определить предмет регулирования, учитывая, что регулировать все может быть нецелесообразно: процедура оправдана, когда затраты на ее организацию не превышают ожидаемого экономического эффекта. Например, детально регламентированная закупка, как правило, не окупается при малостоимостных контрактах; смысл организовывать закупку с целью перераспределения товаров внутри группы компаний также невелик. Учитываются и рыночные условия: при дефиците предложения, росте спроса, ограниченности ресурсов, отсутствии или запрете импортной замены закупка должна быть прежде всего быстрой, а эффективной считается та, что своевременно закрыла потребность.

Как правило, частный бизнес прямо указывает в своих правилах, что установленные ими процедуры не являются торгами, чтобы исключить применение ст. 447-449 ГК РФ и сохранить право отменить закупку или завершить ее без заключения договора. Однако общий принцип добросовестности (п. 3 ст. 1 ГК РФ) и преддоговорная ответственность за недобросовестное ведение переговоров (ст. 434.1 ГК РФ) действуют в любом случае. Отступление от объявленных правил дает участнику основание для обращения в суд, и именно эта возможность превращает добровольные правила из декларации в гарантию его прав.

Обоснованное регулирование дает бизнесу ощутимый экономический результат — конкуренция участников, доверяющих процедуре, снижает цену закупки, а единые правила обоснования начальной цены и выбора способа закупки сокращают издержки и сроки. Регулирование создает основу для управления потребностями и долгосрочного планирования: появляется возможность выработать стратегии контрактования, укрупнять закупки и заключать долгосрочные договоры на выгодных условиях. Прозрачные методики выбора контрагентов и заранее раскрытые критерии оценки делают процедуру предсказуемой: участник готовит лучшее предложение, а компания может обосновать выбор перед акционерами и аудиторами. Коррупционные риски снижаются распределением полномочий — коллегиальным принятием решений, самоотводом при конфликте интересов, разделением функций инициатора и организатора закупки. Свобода выбора контрагентов сохраняется, но реализуется через установленные критерии, а не через усмотрение конкретного лица. Наконец, прозрачность закупок повышает конкурентоспособность компании в глазах контрагентов и инвесторов.

Эффективным дополнительным инструментом внутреннего контроля может стать комиссия по рассмотрению жалоб — по сути, добровольная квазисудебная процедура, позволяющая урегулировать спор без суда. Эта комиссия формируется из представителей разных функций, не подчиняется закупочной комиссии и не зависит от организатора — обратиться в нее вправе любой участник. Признав жалобу обоснованной, комиссия выдает закупочной комиссии, организатору или заказчику предписание вплоть до отмены результатов закупки, а необоснованную жалобу отклоняет с мотивированным ответом. Компания получает возможность быстро исправить ошибку до заключения договора, а рынок — подтверждение того, что правила соблюдаются.

Добровольное регулирование закупок — не самоограничение, а инструмент, позволяющий бизнесу эффективно управлять своими потребностями и ресурсами. Потребность в нем возникает, когда масштаб закупочной деятельности не позволяет контролировать каждую сделку, а цена ошибки начинает превышать затраты на проведение процедуры. Ключевая задача — найти баланс между контролем и гибкостью: процедуры должны применяться там, где они приносят экономический эффект и снижают риски, но не препятствовать оперативному удовлетворению потребностей там, где важнее скорость. Правила, выстроенные с учетом этого баланса, делают закупки бизнеса эффективными и прозрачными.