CRM не заменит НКО выстроенные рабочие процессы
Фондам должны заранее оценить расходы, поддержку и готовность команды
Небольшим НКО не всегда нужна CRM-система: автоматизация становится полезной, когда организация уже выстроила внутренние процессы, понимает распределение задач и сталкивается с объемом данных, который сложно вести в таблицах. Такой опыт описали несколько благотворительных фондов.
Фото: iStock
Фото: iStock
Перед внедрением CRM организациям рекомендуют определить, какие данные необходимы для работы и отчетности, привести в порядок таблицы и описать логику основных процессов. Автоматизация не устраняет организационные проблемы сама по себе: без предварительной подготовки она может лишь перенести существующий хаос в новую систему.
Для крупных фондов потребность в CRM возникает из-за числа подопечных, сотрудников, волонтеров и требований к отчетности. Например, в фонде «Волонтеры в помощь детям-сиротам» к системе подключены около 80 сотрудников и примерно 200 волонтеров в месяц. В «АиФ. Доброе сердце» CRM используют для работы с благополучателями, сборами пожертвований и фандрайзингом.
НКО также советуют выбирать готовые решения вместо разработки собственной системы. При выборе важно учитывать стоимость доработки и обслуживания, качество технической поддержки и требования к хранению персональных данных на российских серверах.
Отдельный этап — подготовка сотрудников. Команду рекомендуют знакомить с системой заранее, а новые функции внедрять постепенно, чтобы выявлять ошибки и корректировать процессы.
Цифровизация может сократить рутинную работу НКО и сделать процессы прозрачнее, но требует ресурсов и организационной готовности. Для небольших фондов первым шагом остается не покупка CRM, а настройка процессов, которые затем имеет смысл автоматизировать.