Прошел почти год с момента вступления в силу Федерального закона об «электронных трудовых книжках» от 16.12.2019 №439-ФЗ. Он внес изменения не только в порядок получения сведений о трудовой деятельности работником, но и многое изменил для работодателя. В частности, последний теперь должен в электронном виде формировать информацию о трудовой деятельности и стаже каждого сотрудника и предоставлять ее в Пенсионный фонд (статья 66.1 ТК РФ).
Так, работодатель должен сообщать в ПФР обо всех кадровых перемещениях работника: приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность, получении новой специальности или квалификации. Сюда же входят такие случаи, как смена наименования юридического лица, подача сотрудником заявления о выборе формата ведения трудовой книжки (на бумаге/электронно) и лишение права занимать какую-либо должность по приговору суда. Делается это путем отправки новой отчетности — сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (формы СЗВ-ТД). СЗВ-ТД сдается только в электронном виде, если число сотрудников превышает 25 человек.
Подключение к ЭДО с ПФР — обязательно
До начала работы с электронными трудовыми книжками и сдачи СЗВ-ТД работодателю нужно пройти обязательный этап — это подключение к электронному документообороту с ПФР. Для этого нужно подать заявление на подключение. Оператор ЭДО Такском фиксирует значительный рост таких подключений. По данным компании, через ее сервисы для сдачи отчетности в госорганы было отправлено в общей совокупности более 90 000 таких заявлений от юридических лиц за период январь — октябрь 2020 года. Причем если с начала года до конца мая их было отправлено 77 447, то к концу октября это число выросло на 17,5%.
*Использовался принцип накопительного подсчета
*Использовался принцип накопительного подсчета
С ежемесячной отчетности — до ежедневной
Очевидно, что у такого прироста подключений есть причины. Эксперты Такском связывают это с периодичностью отправки формы СЗВ-ТД. Дело в том, что согласно Постановлению правительства от 26.04.2020 №590 и ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ, СЗВ-ТД нужно направить в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. И только в остальных случаях (перевод, переименование и т.д.) отправка отчета разрешена раз в месяц — не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Ранее — до апреля 2020 года — такая ежемесячная, а не ежедневная периодичность отправки была закреплена и за случаями приема и увольнения.
Безусловно, что такие сжатые сроки увеличивают нагрузку на бухгалтерские и кадровые службы компаний, им становится трудно справляться с объемом отчетности в ПФР. Особенно сильно это влияет на:
- компании с большим штатом сотрудников и (или) большой текучкой кадров;
- компании в период активного подбора: открывающие новые подразделения, филиалы, управления;
- компании в период массовых сокращений персонала.
Компания Такском подтверждает тренд на рост кадрового ЭДО и фиксирует рост отправки формы СЗВ-ТД. Всего с мая по октябрь 2020 года было отправлено более 393 000 отчетов СЗВ-ТД. Если за май было отправлено 45 027 таких отчетов в ПФР, то за октябрь — 77 670, что на 72,5% больше.
Динамика отправки по месяцам показывает, что количество отправляемых отчетов растет. Исключением стал август 2020 года, в котором количество отправок было меньше на 5,56%, чем в предыдущем месяце. Связано это может быть с тем, что август стал самым привлекательным месяцем для россиян в вопросе отпусков, и сотрудники не были заинтересованы в поиске новой работы или уходе с текущей. Этот месяц стал своего рода «затишьем» между первой и второй волной пандемии.
Был осуществлен подсчет за каждый месяц (не накопительным итогом)
Был осуществлен подсчет за каждый месяц (не накопительным итогом)
Выход есть
Чтобы помочь бизнесу наладить кадровый документооборот, компания Такском предлагает специальный тариф на сервис электронной отчетности «Кадровый». Он подразумевает подключение дополнительного рабочего места в веб-сервисе «Онлайн-Спринтер» для сотрудника кадровой службы, тем самым снимая часть нагрузки с бухгалтеров. Этот ТП также будет актуален для компаний с раздельным кадровым и бухгалтерским учетом. Данный сервис можно подключить независимо от той программы (сервиса), через которую сдается бухгалтерская и налоговая отчетность.
В «Онлайн-Спринтере» все формы документов для отправки отчетности по ЭТК представлены в соответствующем разделе «Трудовая книжка». Отправить заявление на подключение к ЭДО с ПФР можно в несколько кликов.
Пример формы ЗПЭД в Онлайн-Спринтере
Пример формы ЗПЭД в Онлайн-Спринтере
После получения подтверждения о том, что заявление принято, можно начинать работу с формой СЗВ-ТД.
Пример формы СЗВ-ТД в Онлайн-Спринтере
Пример формы СЗВ-ТД в Онлайн-Спринтере
В тариф входит не только обмен документами по электронным трудовым книжкам с ПФР, но и с ФСС — для работы с электронными больничными листами, которые стали актуальны в период пандемии.
Создание отчетности по электронным листкам нетрудоспособности в Онлайн-Спринтере
Создание отчетности по электронным листкам нетрудоспособности в Онлайн-Спринтере
А если в компании электронными больничными занимается бухгалтер, то направление ФСС для кадровика можно не открывать, используя кадровый комплект только для отправки СЗВ-ТД.
Работать в сервисе будет легко даже специалисту, который никогда не занимался отчетностью. Такском предлагает удобный, интуитивно-понятный интерфейс с возможностью индивидуальной настройки. Встроенный персональный календарь кадровика напомнит о предстоящем отчете, а автоматизированная система проверки на ошибки не даст отправить некорректно заполненный отчет. Чтобы понять, что представляет собой сервис, Такском предлагает демо-версию.
Кадровый комплект включает обязательный атрибут юридически значимого ЭДО — электронную подпись, а также лицензию КриптоПро CSP.
Помимо веб-сервиса для отчетности, компания предлагает программные решения и решения для работы из 1С. Подобрать сервис и тариф можно на сайте Такском.