Рабочие инструкции—тема вечных споров между сотрудниками. Рядовым служащим офисов часто кажется, что любой регламент душит инициативу. Руководители считают, что без инструкций жизнь в офисе остановится. Кто прав?
ПОДЧИНЕННЫЙ
«Инструкции убивают творчество»
Там, где работа строится на должностных инструкциях, нет места для творчества. Потому что творчество не терпит никаких рамок. Все, что создавалось нового и великого, противоречило устоявшимся нормам. И тем не менее становилось великим.
Любому руководителю проще работать с исполнителями. Но сегодня, когда мир так стремительно меняется, успех общего дела во многом зависит от быстроты принятия решения конкретным человеком. А этого решения может не оказаться в инструкции. Потому что ни одна из таких «полезных» бумажек не может предусмотреть всех возможных внештатных ситуаций. И что теперь — ждать, пока руководство напишет новую? Это же бред.
Сегодня даже самому рядовому исполнителю зачастую приходится принимать организаторские решения, которые выходят за рамки должностных инструкций. Это как с Правилами дорожного движения: те, кто водит автомобиль, знают, что иногда просто необходимо нарушить правила — чтобы избежать аварии, к примеру. Если ваша инициатива на работе выходит за рамки должностных инструкций, но оказалась верной, вас, пожалуй, могут и похвалить (хотя не факт). А если неверной — тогда наказание будет более суровым, чем в случае обычной провинности.
Часто слышу — мол, должностные инструкции регламентируют поведение на работе, требуют вежливости в общении с клиентами, говорят о взаимодействии с другими отделами. Но любой сознательный человек и так понимает, что хамить нехорошо и что в работе надо сотрудничать. А если не знает — никакая инструкция это понять не заставит. Ну и что полезного в таких инструкциях?
Вот вы покупаете видеомагнитофон. Инструкция прилагается. Нужна она? В принципе, да. Зачем? Чтобы было. Ответьте себе честно, когда вы ее читали? Обычно достаточно еще в магазине при выборе нужной модели послушать продавца, который на месте покажет и объяснит, как пользоваться техникой. Нужно своими руками понажимать на кнопочки, а не тратить время на изучение нуднейшего текста. Пусть будет эта инструкция простая и понятная, лаконичная.
В должностных инструкциях прописан круг моих обязанностей. Это значит, что, если мой руководитель потребует выполнения новых задач, не прописанных в конкретной инструкции, я могу встать в позу и сказать — это не мое дело. По правилам — могу. Но только теоретически, осуществить такое на практике — нереально. И не только потому, что у нас начальник всегда прав. На меня косо будут смотреть коллеги, а для руководства мои аргументы будут истолкованы как нытье, а то и саботаж.
Инструкции — это такой заменитель общения. Но если коллеги понимают друг друга с одного взгляда — это гораздо полезнее для работы, чем следование инструкции. Просто добиться такого взаимопонимания — немалый труд, и прежде всего для руководителя. Но для многих из них — это лишняя головная боль. Вот они и придумали инструкции.
НАЧАЛЬНИК
«Инструкция — это оружие защиты»
От существования должностных инструкций некоторых работников бросает в дрожь. «Инструкции убивают свободу творчества!» — говорят одни. «Они мешают развиваться творчески!» — вторят им другие. Так ли это на самом деле?
Человеку, пришедшему на новую работу, бывает нелегко быстро освоиться в организации и точно уяснить, какие к нему будут предъявляться требования. Он может разобраться с этим, обратившись к должностной инструкции. Ведь инструкции — это свод правил, где конкретно прописано, что и как надлежит делать работнику в той или иной должности. Прежде всего инструкции регламентируют отношения между руководителем и подчиненным.
Противники инструкций почему-то забывают, что неказистые, часто написанные сухим языком памятки — это еще и способ защиты от необоснованных претензий начальника. Вот ситуация: сотрудник административно-хозяйственного отдела наотрез отказывался обеспечивать складской комплекс бумагой, скрепками и т. д. При этом он бесперебойно и без претензий делал это для офиса компании. На мой вопрос «почему?» сотрудник уверенно ответил — выполнять работу, которая ему не прописана, он считает неправильным. И был прав. Я поблагодарил его за качество, с которым он выполнял свои функции в офисе, подчеркнул важность его работы и пояснил, что единственный человек, который способен взять на себя заботу и о складском комплексе, — это он. Затем мы вместе внесли необходимые дополнения в должностную инструкцию и разрешили проблему.
Руководителю часто приходится выступать третейским судьей. У нас был случай, когда менеджер по маркетингу предъявлял необоснованные требования к своему сотруднику — тот отказывался заниматься организацией сэмплингов (бесплатной раздачей образцов продукции в промоцелях). Ситуация грозила выйти за рамки обычного рабочего конфликта. Именно обратив внимание менеджера на тот факт, что в должностной инструкции его подчиненного нет такой обязанности, удалось решить две задачи: правильно распределить обязанности внутри отдела и нормализовать моральный климат. Таким образом, инструкции позволяют мне сверить доводы каждой стороны и принять правильное решение. Так что инструкции — это не просто бумага, это оружие защиты.
Конечно, при любой перестройке в компании практически всегда находятся сотрудники, не согласные с новыми требованиями. Как результат — конфликт, возможное увольнение, а порой и трудовой спор. Несколько лет назад, будучи коммерческим директором одного из заводов компании Coca-Cola, я начал перестраивать систему и методы продаж во Владивостоке. Разумеется, со сменой организации системы продаж и управления изменились и должностные обязанности, а с ними — и должностные инструкции. Многие не захотели принимать новых правил игры, пришлось расстаться почти с третью персонала. «Мы не хотим выполнять такие должностные инструкции», — говорили сотрудники. Стоп: выполнять инструкции или выполнять свою работу? Так, может быть, причина разногласий именно в этом?