«Нередко в создании архива принимает участие служба безопасности»

Безбумажный документооборот – дело далекого будущего. Системы хранения еще долго будут оставаться частью корпоративного интерьера. Продумав проект архива до мелочей, можно существенно увеличить КПД всего офиса, уверена Светлана Козлова, генеральный директор архитектурного бюро ABL-Design.

СЕКРЕТ ФИРМЫ: Понимают ли заказчики корпоративных интерьеров важность обустройства систем хранения?
СВЕТЛАНА КОЗЛОВА: Консультанты подсчитали, что человек порой тратит на поиски нужной бумаги на собственном столе 25–30% рабочего времени. Без комплексного подхода к хранению документов такой показатель распространяется уже на весь офис. И эти потери нельзя списывать как «боевые», концепция эффективного офиса подразумевает, что они должны свестись всего к нескольким процентам. Каждая компания индивидуальна, но хочу заметить: легче подобные системы проектировать там, где уже установлены стандарты документооборота и существует система прохождения информации. Это логично – сначала компания осознает, что бизнес-процессы нужно прописывать, а потом стремится сделать свой корпоративный интерьер еще эффективнее.

СФ: Каковы современные тенденции в конструировании систем хранения?
СК: Новые технологии и электронные носители информации серьезно сократили объем бумажного документооборота. Но в любом случае конструкторы мебели не останутся без работы, ведь даже в офисе с электронными документами всегда есть бумаги, которые надо где-то хранить. В последнее время заметна тенденция к более четкому зонированию офиса. И все чаще люди прислушиваются к архитекторам корпоративных интерьеров и устраивают особую архивную зону в районе бэк-офиса, выделяя на ее обслуживание персонал, куда входят, скажем, архивариусы. Эта зона подчас функционирует как хорошая библиотека. Даже в офисах класса A и B, где высока арендная плата, обустройство специального хранилища документов оправданно.

Есть и другая тенденция. Например, в home office, предусматривающем создание психологически комфортного и эргономически выверенного рабочего места, системы хранения размещаются прямо на рабочем месте сотрудника, даже если речь идет о важных документах. Но с другой стороны, доступ к той или иной бумаге должен регламентироваться внутренними правилами, и далеко не всем нужно разрешать держать важный документ под рукой. Хотя бы потому, что его можно просто потерять.

СФ: Существует ли градация систем хранения в зависимости от важности и назначения документов?
СК: Доступ к документам может ограничиваться специальными электронными системами допуска. Нередко в создании проекта архива принимает участие служба безопасности компании, и это очень правильно. Ведь у печатной информации есть разные уровни доступа: одно дело – бумаги для сотрудников и клиентов, другое – документы для узкого круга лиц, третье – бумаги, содержащие коммерческую тайну. Поэтому архитектор или дизайнер архивной зоны сначала проводит длительную подготовку, консультируясь с руководством компании и службой безопасности, а затем, в зависимости от объема документации и уровней доступа к ней, предлагает решение.

СФ: Что входит сегодня в понятие «офисная система хранения»? И что включает в себя набор мебели для хранения документов в современном офисе?
СК: Теоретически – любой объект для хранения информации, от папки-файлера до библиотечных систем, управляемых централизованно. А практически – архивные и библиотечные шкафы и системы хранения из коллекций офисной мебели. Причем интересные и удобные решения создаются, как правило, в рамках коллекций из среднего и высшего ценового сегмента. В базовых недорогих коллекциях тоже есть шкафы, но с точки зрения организации пространства они не столь эффективны.

Главное в дизайне систем хранения документации их модульность и комбинаторность, иными словами – возможность сочетания, наращивания и изменения.

Кроме того, необходимо использовать «мертвые» зоны, в частности углы. В роли систем хранения успешно выступают и шкафы–разделители пространства. Таким образом удается убить двух зайцев: и комната зонируется, и место для документов находится.

СФ: Какие модели систем хранения вы считаете образцовыми?
СК: Прежде всего те, что содержат оригинальную дизайнерскую идею. Самый простой и изящный пример – книжная полка Bookworm («Книжный червь») известного дизайнера Рона Арада, которая способна стать частью любого кабинета. У нее оригинальный дизайн, оправдывающий название: это пластина, изогнутая в спираль. Конечно, секретные документы на нее не поставишь, но для складирования текущей периодики вполне подойдет. Очень удачные идеи у разработчиков немецкой компании Waeller. Эти системы специально проектируются для большого количества документов. По сравнению с обычными полками они занимают на 60% меньше места, однако хранят тот же объем информации. Конструктивно они выглядят как встроенные шкафы-карусели или отдельно стоящие стойки-карусели с подвешенными папками-файлами. У этих полок удобная система маркировки. Немаловажно, что нужную папку можно достать, не вставая с места – достаточно повернуть карусель вокруг оси.

СФ: Какой процент от общего бюджета на обстановку офиса стоит потратить на системы хранения?
СК: Это зависит от специфики бизнеса: одно дело – консалтинговая или адвокатская компания с большим объемом документации (архив может занимать до 50% пространства офиса) и другое – туристическая фирма.

И все же продуманная система хранения «потянет» на 10–15% от всего бюджета. А если речь идет об архиве с электронным контролем посещения и доступа, это уже отдельная строчка в бюджете и сумма в долларах с пятью-шестью нулями.