Эксперты по деловому общению утверждают, что хорошо сделанная презентация не должна продолжаться более 20 минут. Именно столько времени человек способен внимательно слушать собеседника. А успех презентации напрямую зависит от качества и количества презентационных пособий.
В черно-белом кинофильме «Чапаев» главному герою, когда обсуждалась тактика будущего боя, в качестве наглядных пособий пришлось использовать картофелины. Арсенал, которым располагают современные управленцы, гораздо богаче – в нем есть порядка десятка наименований канцелярских товаров, предназначенных именно для презентаций и совещаний. В число основных товаров, объединенных в товарную группу «все для презентации», производители включают настенные информационные доски, так называемые флип-чарты, демонстрационные системы, доски-планеры, а также всевозможные аксессуары – маркеры, губки, блокноты и держатели для аксессуаров. Эта группа – своеобразный «высший пилотаж» всего канцелярского оборудования, требующий от производителя немалых вложений в исследования и производство. Именно поэтому тон в производстве товаров для презентации офиса задают крупные фирмы: немецкие компании Durable, Staedtler и Dahle, американская Steelcase (она также известна своими инновационными разработками в области офисной мебели), а также финская Tk-team.
В разработке канцтоваров для презентаций и переговоров участвуют специалисты из разных областей – эргономики, химии и даже радиофизики. Самые интересные новинки затем представляются на ведущих мировых выставках канцтоваров – International Stationery Fair в Гонконге и Paperworld во Франкфурте-на-Майне. Некоторые разработки участники рынка обещают показать в Москве на выставке «Скрепка Экспо», запланированной на конец октября. На выставке стоит обратить внимание, к примеру, на прибор для оперативной фиксации «e-beam». Он состоит из датчиков, прикрепляемых к любой белой доске, и маркеров в специальных корпусах. Датчики, соединенные с компьютером, в режиме реального времени в электронном виде фиксируют все записи, производимые на доске. «В дальнейшем с ними можно работать как с обычным файлом: редактировать, делать вставки, отправлять по электронной почте»,– говорит генеральный директор компании «Канцтренд» Ольга Васильева. Однако новинками в области канцтоваров для презентаций компании не спешат обзаводиться, часто они ограничиваются только демонстрационными досками.
Канцелярский минимум
Компания «Прагматик Экспресс» – участник рынка канцтоваров – не так давно провела опрос среди своих клиентов и выяснила любопытные факты. На вопрос «Какие инструменты для презентаций и коллективной работы вы и ваша компания чаще всего используете?» компании ответили следующим образом: 26% респондентов используют настольные ПК, объединенные в сеть, 17% постоянно пользуются демонстрационными досками, 12% – флип-чартами, 12% – слайд-проекторами, 11% ответили «другое», а 22% опрошенных, как оказалось, не пользуются ничем.
В минимальный набор для переговорной комнаты действительно входят кабинетная доска и флип-чарт – конструкция, напоминающая мольберт с прикрепленным блокнотом. Однако этот минимум не способен обеспечить абсолютно все потребности фирмы. «Насколько огромно искусство презентации, настолько широк и ассортимент товаров для нее,– считает директор по сбыту дистрибуторской компании „Регент-Офис” Сергей Игнатьев.– Одних только флип-чартов существует несколько разновидностей». Для того чтобы представить визуальную информацию, подойдет всего один небольшой настольный флип-чарт, представляющий собой папку с прозрачными плотными карманами, перехваченными кольцами.
Например, в флип-чарте DuraStar можно одновременно разместить цветные и черно-белые листы с информацией, при этом цветные листы будут обращены к клиенту, а черно-белые – к ведущему презентации. «Эти флип-чарты предназначены для самой простой презентации на 6–8 человек. В презентациях с большим количеством людей (например, 10–12) рекомендую использовать передвижные флип-чарты на треноге»,– советует Сергей Игнатьев. Самые «продвинутые» модели имеют футуристический дизайн и возможность прикрепления не только листов, но и роллеров с бумагой, что дает возможность рисовать схемы на бумаге любого размера. Они снабжаются и выдвижными ручками, на которых можно закреплять держатели для маркеров и подготовленные материалы. Самый простой флип-чарт «без наворотов» обойдется в $40–50, модель с футуристическим дизайном – в $400 (эти флип-чарты обычно устанавливают в представительских переговорных).
Представить продукт или идею можно с помощью другого эффектного средства для презентации – демонстрационных систем Sherpa. Они представляют собой сборный модуль-книгу или модуль-карусель из нескольких планшетов (можно закрепить до 200 планшетов). Демосистемы очень практичны – они крепятся на столе и на стене. Есть разновидность, напоминающая пюпитр. Стоят эти демосистемы от $30.
Кабинетный комплект
Маркерные, а также магнитно-маркерные доски (их еще называют кабинетными) – это настоящие бестселлеры среди досок для переговорных. Именно их чаще всего можно увидеть на стенах конференц-залов. Они весьма практичны – на них пишут специальными маркерами для досок, на них же закрепляют графики с помощью магнитов. Поверхность такой доски изготавливается из металлического листа с керамическим покрытием (по виду и фактуре оно напоминает покрытие обычных холодильников) и служит долго и надежно. «Качественные дорогие доски способны прослужить 25 лет. Производители устраивают им разные испытания: например, оставляют надпись маркером на три-четыре года, а после смотрят, насколько легко надпись стирается»,– объясняет Сергей Игнатьев. Стоимость таких досок от $80 до $500. Самые дорогие передвижные модели имеют несколько открывающихся створок и полки для аксессуаров и документов. К этой сумме надо прибавить и расходы на аксессуары – специальные спреи для стирания, влажные салфетки, губки, маркеры и магниты – всего около $50–80. Более дешевые модели стоимостью $20–30 имеют пластиковую поверхность, срок службы которой составляет от года до трех лет.
Пробковые доски, в отличие от «кабинетных», предназначены только для представления готовой печатной информации, для письма они не годятся. Страницы закрепляются на них с помощью разноцветных кнопок и булавок. Для тех же целей служат и текстильные доски, поверхность которых обтягивается сукном или фетром. Пусть эти доски не так практичны, как магнитно-маркерные, зато, окрашенные в яркие цвета, они способны стать украшением офисного интерьера.
Еще одна разновидность досок – это доски-планеры с нанесенной на поверхность календарной сеткой (такие есть, например, в ассортименте польской компании «2 х 3»). «Они идеально подходят для планирования работы на разные периоды – годовой, месячный и недельный. С их помощью можно подчеркнуть масштабность и структурированность планов»,– объясняет Ольга Васильева. Также очень эффектно, по ее словам, в переговорной смотрится доска-карта Москвы, России или области. «Доски-карты бывают двух видов – на пробковой основе, на которой нужные объекты отмечаются с помощью булавок-флажков разного цвета, и на магнитно-маркерной основе – когда отметки делаются с помощью магнитов или прокладываются маршруты с помощью маркеров»,– говорит Ольга Васильева.