Создание собственного автопарка – не только для обеспечения транспортных потребностей менеджмента, но и для решения текущих вопросов деятельности предприятия – неизбежно вызывает ряд проблем. Самое эффективное решение – переложить эти трудности на чужие плечи.
При создании корпоративного автопарка и обеспечении его функционирования необходимо решить массу вопросов. В частности, определить, какими автомобилями комплектовать корпоративный гараж и какие эксплуатационные расходы повлечет приобретение тех или иных моделей. Кроме того, придется заниматься «текучкой» вроде мойки-заправки-ремонта, нанимать и поддерживать штат водителей. Все эти вопросы можно решить, выделив соответствующие ресурсы в рамках собственной структуры. А можно переложить их на подрядчиков.
В России в настоящее время действуют несколько схем аутсорсинга, позволяющих корпоративным клиентам решать транспортную проблему. Можно нанять компанию, которая проведет аудит в «гаражном хозяйстве» и по результатам проверки займется его внешним управлением. А можно привлечь уже существующие автопарки прокатных контор и служб такси. И те, и другие обещают существенное сокращение издержек.
Автопарк под микроскопом
В России чуть меньше года назад появилась новая услуга для корпоративных клиентов: аудит и управление сложившимся автопарком. На столичном рынке в этой сфере действуют три игрока: компании «Пятое колесо менеджмент», «Реканз» и «Карпу».
Работа сотрудников этих компаний начинается с оценки и анализа имеющегося «гаражного хозяйства». После этого компания-аудитор предлагает варианты минимизации расходов клиентов: коллективная страховка на автопарк может быть дешевле в страховой компании Х, оптовая скидка на бензин больше у сети заправок Y и т. д.
Анализ сводится к тому, что расходы по каждому автомобилю расписываются по статьям на 100 км пробега. Это такие издержки, как приобретение горюче-смазочных материалов, сервисное обслуживание и ремонт, затраты на парковку, лизинг, амортизацию, зарплата обслуживающего автомобили персонала и проч. Анализ проводится за все время, которое автомобиль находится в пользовании клиента, чтобы составить усредненную картину расходов.
Иногда они носят довольно запутанный характер. Например, в одной компании часть машин была приобретена в лизинг, а другая часть находилась в собственности предприятия. При сравнении затрат на них выяснилось, что некоторые услуги лизинговой компании обходятся дороже, нежели самостоятельное выполнение этих операций. Так, за хранение сменной сезонной резины на машины Mitsubishi Carisma в год компания тратила $40 для своих машин (резина хранилась на своем складе), а в лизинговой компании, которой выступал один крупный столичный дилер, эта услуга стоила $156. Транспортные аудиторы выявили этот факт и обратили на него внимание клиента. В результате соответствующая часть лизингового соглашения была пересмотрена.
Есть и другие примеры оптимизации затрат. Так, при аудите гаражного хозяйства одной из компаний выяснилось, что все машины заправляли за наличные, а кассовые чеки сдавали в бухгалтерию. В этом случае НДС фирме не возмещался, поскольку для этого нужен единый поставщик, который бы предоставлял платежный документ и счет-фактуру. Другой пример: в одной столичной фирме, транспортный аудит которой проводила компания «Пятое колесо менеджмент», расходы на парковку оказались невероятно высокими. Выяснилось, что в корпоративных соглашениях фирма обязалась оплачивать своим сотрудникам дневной и ночной паркинг около офиса, а так как здание находилось в центре, этот пункт на 10% увеличил стоимость эксплуатации машин.
По расчетам компаний–транспортных аудиторов, 70% затрат на автопарк – это расходы по лизингу или амортизации, страхованию автомобилей, их сервисному обслуживанию и ремонту, а также издержки на покупку топлива. В них же скрывается до 90% потенциальных возможностей оптимизировать расходы компании на автохозяйство.
Только аудитом состояния дел в транспортном цехе деятельность таких компаний не ограничивается. Они готовы взять на себя как текущий, так и долгосрочный менеджмент.
Траектория движения
В идеале для решения оперативных вопросов компания-аудитор может предоставить клиенту профессионального флит-менеджера, который займется оперативными проблемами автохозяйства: вопросами ремонта, заправки, распределения автомобилей, регистрацией новых машин. На решение текущих проблем у такого специалиста уходит до 90% рабочего времени.
Именно из-за такой нагрузки на флит-менеджмент аналитические функции (например, замена или перегруппировка поставщиков) остаются за другими сотрудниками компании-аудитора. Они берутся за разрешение довольно специфических вопросов.
«В нашей практике был такой случай: в одной компании лизинговые машины в случае повреждения направлялись в сервис-центр дилера, у которого они были приобретены. При этом компании предоставлялась довольно большая (до 30%) скидка на стоимость нормо-часа. Однако мы выяснили, что если этот автомобиль ремонтировался по страховому случаю, тот же дилер рассчитывал нормо-час по стандартным ставкам. В итоге страховой полис на следующий год для нашего клиента был дороже. Задачей стало скоординировать работу страховой и лизинговой компаний так, чтобы скидка на ремонтные работы сохранялась в любом случае»,– рассказал СФ генеральный директор «Пятое колесо менеджмент» Сергей Зубов.
У внешних управляющих есть возможность получать у различных поставщиков большие скидки за счет объединения подопечных компаний с небольшими автопарками в крупные пулы. «Скидки – всегда предмет отдельных переговоров»,– говорит господин Зубов. Так, в Москве корпоративные клиенты получают от топливных компаний скидку в 5–7%.
Сейчас российские внешние управляющие обещают клиентам достижение экономии в 10%. Для компании с автопарком в 170 машин затраты на его содержание составят $1,6–1,7 млн ежегодно. Таким образом, с помощью управляющих можно снизить эти расходы на $150–170 тыс. в год.
Стоит эта услуга на этапе проведения анализа – от $7 в месяц за каждый автомобиль. Если внешний управляющий допускается до перегруппировки поставщиков, то стоимость услуг оговаривается фиксированной ставкой за каждый автомобиль либо управляющему отдают некий процент от сэкономленных средств.
На данный момент количество компаний, отважившихся на внешнее управление корпоративным автопарком, в Москве не превышает нескольких десятков. Исключение составляют корпоративные такси, к услугам которых прибегают больше тысячи фирм. Впрочем, потенциал этого рынка довольно высок – эксперты оценивают число корпоративных клиентов в 15–20 тыс. Сергей Зубов: «Этот вид бизнеса в настоящее время только складывается. Отсутствуют общие стандарты, сложно оценить и среднюю стоимость услуг: в зависимости от объемов и требований клиента она каждый раз определяется индивидуально. Но бизнес неизбежно будет расширяться. В конце концов все крупные компании поняли, что в дополнение к собственным отделам по связям с общественностью нужно прибегать к услугам специализированных PR-компаний. Точно такой же процесс произойдет и с внешним управлением автопарками».
Шофер под ключ
Решением транспортных проблем своих клиентов в качестве диверсификации основного бизнеса занимаются не только специально созданные для внешнего управления автопарками компании, но также и прокатные конторы, например «Рольф-Прокат», Hertz, EuropCar.
Они работают как с автомобилями клиентов, предоставляя лишь водителей и осуществляя техническое обслуживание машин, так и полностью «под ключ», обеспечивая и машинами, и водителями.
При этом водители, работающие полный рабочий день уклиента, продолжают числиться в прокатной конторе, получая там зарплату, выходные и больничные пособия. Это полностью снимает с клиента не только проблемы с управлением автопарком, но и позволяет не раздувать штат и минимизировать затраты на фонд оплаты труда.
Как правило, в наемном автопарке представлены автомобили высокого класса: Audi, Mercedes, Nissan, Ford, Renault, BMW. Поскольку основная часть заказчиков – продвинутые западные клиенты, нужно гарантировать и профессионализм водителей. Все они проходят проверку – от отсутствия криминального прошлого до проверки водительских навыков, знания города. По требованию заказчика может быть предоставлен шофер, знающий иностранный язык.
«Человека с улицы подобрать сложно. Неизвестно, как он будет справляться, подойдет ли клиенту, а увольнение сотрудника – процесс достаточно трудоемкий и всегда неприятный. С нашими же водителями вопрос о замене решается просто: достаточно одного звонка от клиента. А в случае болезни основного водителя мы столь же оперативно предоставляем сменного»,– рассказывает менеджер «Рольф-Прокат» Иван Разумов.
Как сообщил СФ представитель одной прокатной компании, «информация о стоимости этих услуг закрытая, поскольку это всегда предмет переговоров». Но добавил: «Тем не менее вы можете составить представление о цене: нужно взять стоимость суток длительной, со сроком более 30 дней, аренды ($50–70 в сутки.– СФ), прибавить среднюю стоимость мойки по Москве, среднюю стоимость топлива, парковки и т. д. В итоге можно получить некий порядок цифр на одну машину».
Услужливые наемники
Хотя прокат несколько дороже долгосрочной аренды, многие компании идут на такой шаг. Прежде всего это представительства крупных западных фирм. «Изучив ситуацию, мы решили прибегнуть к услугам внешнего управляющего. Собственные машины мы приобретать не хотели – это привело бы к расширению штата и документооборота. Кроме того, у нас нет и собственных помещений для парковки. Столкнулись мы и с проблемой набора высококвалифицированных водителей. Так что, взвесив все за и против, мы просто наняли машины. Прямой экономии тут никакой нет. Скорее можно сказать, что они обходятся нам даже дороже, чем обходилось бы содержание собственного автопарка. Но тут нужно учесть непрямые расходы – не надо содержать место под парковку, отдельный штат, не нужно вообще думать об автопарке, при этом имея его в самом лучшем виде с возможностью всегда потребовать с компании замену водителя или машины»,– рассказали СФ в представительстве одной крупной голландской компании, сотрудничающей с Shell.
Прокатные компании готовы к изменению и других условий. Компания может самостоятельно решить, кто будет парковать машины на ночь, заправлять их, в каком виде будут подаваться счета на ГСМ (отдельно или суммированным платежом в конце отчетного периода).
Заказчик может сменить не только водителя, но и автомобиль. Один из клиентов «Рольф-Проката» однажды попросил временно заменить Mitsubishi на Audi A8 – предстояли важные переговоры, и нужно было обеспечить имидж. Компания в течение суток нашла необходимую машину, несмотря на то, что в прокатном парке ее не было.
По оценкам специалистов, такие решения транспортных проблем выгодны компаниям, чья потребность в автомобилях не превышает 70 единиц, при этом все автомобили должны быть статусными, не ниже иномарок бизнес-класса. Поскольку каких-то специальных знаков на наемных машинах нет (только название компании на рамке номера – такие ставят на все машины, приобретаемые через салоны официальных дилеров), коллеги и конкуренты никогда не «вычислят», что компания обходится без собственного автопарка.
Наем у прокатных контор не минимизирует расходы на транспорт, однако позволяет компании сосредоточиться на решении основных задач. Однако если вам необходимо больше семи десятков машин, специалисты советуют обзаводиться собственным автотранспортным подразделением.
Шашечки или ехать?
Далеко не для всех компаний важно всегда иметь под рукой флот иномарок и оплачивать полные рабочие дни водителей. Потребности таких клиентов удовлетворяют таксопарки, обслуживающие по нескольку десятков крупных заказчиков. Кроме того, на этом рынке действует огромное количество небольших таксомоторных компаний, работающих с тремя-пятью корпоративными клиентами.
По данным московской транспортной инспекции, на сегодняшний день в столице около 200 транспортных компаний, оказывающих корпоративным клиентам услуги в режиме такси. Совокупный парк этих фирм, по разным данным, составляет от 3 тыс. до 5 тыс. автомобилей. О важности работы служб такси с крупными клиентами говорит хотя бы то, что 30% загруженности парка «Нового желтого такси» (1,5 тыс. машин) обеспечивается именно этой категорией заказчиков.
Парк компании «Автолайн», состоящий на данный момент из 50 черных «Волг» (сейчас компания его расширяет), предназначен для обслуживания исключительно корпоративных клиентов. В их числе – предприятия и компании самой разной направленности. Вице-президент группы «Автолайн» Кирилл Гомельский: «Сейчас у нас около полутора десятков основных клиентов, среди которых и госструктуры, и турфирмы, и представители культурного сектора. Могу заверить, что пока нет отрасли, которая бы активнее остальных пользовалась нашими услугами».
Перечень услуг для корпоративных клиентов включает приоритетную (в течение 15–20 минут) подачу автомобиля, выделенный канал связи для заказа машин. Все услуги можно оплачивать по безналичному расчету. Есть и возможность экстренной доставки корреспонденции.
Существует и схема защиты от несанкционированных заказов, предусматривающая несколько уровней безопасности: например, для заказа машины сотрудник компании–клиента должен назвать свой клиентский номер, который сравнивается с исходными данными, предоставленными компанией. Делается это по требованию заказчиков, которые хотят получать полную детализацию расходов по сотрудникам. Позже эти расходы нередко перекладываются на катавшихся сотрудников либо выставляются в счета клиентам. Как рассказали СФ представители одной немецкой юридической компании, пользующейся услугами такси, «если поездка была вечером или в выходные, сотрудник должен с зарплаты погасить этот счет. Каждый раз перед вызовом он называет свое имя и пароль. Если же это было в рабочий день и сотрудник, например, ездил по делам клиента в налоговую или в суд, то платить он не будет – стоимость войдет в клиентский счет, в графу "транспортные расходы"».
Заместитель генерального директора «Новой Транспортной Компании» Алексей Скворкин: «По сравнению с собственным автопарком такой вид решения транспортных проблем имеет следующие преимущества: полное снятие заботы об автопарке, гарантию качества (быстрая подача автомобиля в любое место, квалифицированные водители-профессионалы, ежедневная мойка автомобиля и чистка салона). По статистике, использование внешнего подрядчика такого рода по транспорту более чем на 30% дешевле, чем содержание собственного автопарка». Услуги корпоративных машин от таксомоторных фирм оплачиваются по расценкам такси (240–260 руб. в час или 12–14 руб. за км).
Кроме того, при наличии собственного небольшого парка компания не имеет возможности эффективно использовать автомобили: сегодня все они заняты и транспорта не хватает, а завтра многие машины могут простаивать. При работе с таксомоторными компаниями автомобили можно заказывать в зависимости от своих потребностей, минимизируя тем самым расходы на транспорт.
Так, в российском представительстве компании Boeing, у которой кроме собственного автопарка есть контракт с таксомоторной фирмой, привлечение корпоративных такси было связано с нехваткой собственных машин и нежеланием раздувать автопарк. По словам представителей компании, вопрос об использовании такси решается в каждой конкретной ситуации в зависимости от целей и должности сотрудника. Единственный человек, кто постоянно ездит только на служебной машине,– глава представительства. Не чураются привлечения сторонних таксистов и в российском отделении DaimlerChrysler – несмотря на наличие собственного обширного автопарка.
Комбинированный извоз
Негативным аспектом использования служб такси для удовлетворения транспортных нужд клиента является то, что в таксопарках нет машин для среднего и высшего менеджмента: не все компании могут позволить себе перевозить сотрудников на «Волгах» по соображениям корпоративной этики. Своеобразным исправлением этого недостатка можно считать, что некоторые автопарки специально не маркируют такси шашечками.
Проблемой остается и недостаточная культура водителей: они никогда не выйдут и не откроют дверь, не положат чемоданы в багажник. Кроме того, услуга таксопарков не всегда оперативна: хотя компании и декларируют подачу машины в течение 15–20 минут, в столичных транспортных условиях это не всегда возможно.
Эффективная схема решения транспортных проблем может включать в себя комбинирование описанных выше способов. «Мы часто пользуемся услугами корпоративных таксопарков для встреч сотрудников, возвращающихся из командировок, для отправки корреспонденции. Есть "горячие" периоды, когда мы пользуемся их услугами очень активно,– например, накануне Нового года»,– рассказал СФ заместитель гендиректора ООО «Руссдрагмет» по персоналу и административным вопросам Андрей Соловьев.