Чем более сложный проект вы начинаете, чем больше подрядчиков будет в нем
задействовано, тем больше риск, что из-за их нестыковки на каких-либо
отдельных этапах работы весь проект может пострадать, а то и вовсе сорваться.
Хорошую помощь менеджеру на всех этапах (от планирования до завершения
проекта) могут оказать специальные программы — системы управления проектами
(Project Management). Они позволяют, по оценкам журнала PC Computing,
повышать эффективность управленческой работы более чем вдвое. Заметим
попутно, что пока цены на них в России на порядок ниже мировых.
За обучение управляющего персонала работе с такими программами взялась
кафедра системного анализа МИФИ. На прошлой неделе курсы окончила первая
группа специалистов, научившихся работать с программой Time Line.
Зачем это нужно
Первые системы управления проектами были разработаны в 60-х годах для
координации работ подразделений Пентагона. Только в 1983 г. с таких систем
был снят гриф секретности, и они стали широко использоваться в управленческой
работе. К настоящему времени в мире проданы уже миллионы копий различных
систем Project Management. Особенно активно они реализуются в Японии и США —
наиболее передовых с точки зрения управленческой технологии странах. В России
в прошлом году разошлось не более тысячи пакетов.
Одной из особенностей программ этого класса является ориентация на
руководителей предприятий и фирм. Системы управления проектами помогают найти
оптимальное решение поставленной задачи, концентрируют внимание менеджера на
конкретных управленческих решениях и демонстрируют влияние таких решений на
ход реализации проекта в целом.
При этом абсолютно неважно, какие работы осуществляются — это может быть как
разработка сверхсовременного оборудования, так и просто распространение
какого-либо товара.
Как при помощи системы отремонтировать квартиры
Работа с системами Project Management дает возможность управляющему
последовательно разбивать проект на совокупность простых задач.
Для примера возьмем небольшую фирму, специализирующуюся на ремонте квартир.
Предположим, что она реализует одновременно несколько проектов, и эти проекты
должны быть завершены в разное время. Проекты могут как осуществляться
независимо, так и быть связаны между собой — например, фирма использует одну
и ту же бригаду отделочников. Однако очевидно, что если фирма одновременно
выполняет значительное число заказов, и в ней работает несколько ремонтных
бригад, хорошо рассчитать график их работы "на бумажке" практически
невозможно — приходится учитывать слишком много параметров сразу. Система
управления проектами позволяет описать с требуемым уровнем детализации все
работы в рамках любого проекта. При этом алгоритмы исполнения всех проектов
будут сходны. На рис. 1 представлен проект "Ремонт квартиры".
Проект делится на несколько задач: оценка объекта, подбор кадров и
расходуемых материалов, собственно ремонт и сдача готового объекта заказчику.
Между этими задачами существуют связи как временные (сначала надо нанять
рабочих, а потом начинать ремонт), так и ресурсные (пока не снята краска со
стен, не требуется завозить на объект обои). Детализация может быть и глубже:
каждую задачу можно разбить на подзадачи — например, задача "Материалы"
может быть сведена к сумме задач "Обои", "Краска", "Доски" и т. п.: уровень
детализации произволен. Даже очень детализированные проекты можно отразить,
включая все связи между задачами, в удобной графической форме.
Для того, чтобы описать задачу, менеджер должен ответить на ряд
вопросов: Какие работы и в какой последовательности необходимо выполнить? Кто
и какими средствами будет выполнять эти работы? Какое время займет выполнение
работ? Когда нужно начинать эти работы? Каковы нормы затрат ресурсов
(материальных, кадровых и любых других) по видам работ?
Результатом работы программы является график реализации проекта,
оптимизированный по одному или нескольким параметрам (времени, средствам,
трудозатратам и т. п.). Результаты планирования представляются в виде
диаграмм.
Как показали исследования, автоматизация управления проектом позволяет
избежать неувязок при его осуществлении. Но не только. Повышается также общая
эффективность работы. Если необходимо задействовать в нескольких проектах
одни и те же ресурсы, то, устанавливая приоритеты разных задач, менеджер
может добиться оптимальной загрузки мощностей и использования рабочей силы.
Системы управления проектами позволяют осуществлять текущий контроль,
помогают находить выход из непредвиденных ситуаций. Последнее особенно важно
для бизнеса в России, где непредвиденные ситуации — едва ли не повседневная
реальность. Если модель проекта достаточно полно описывает ситуацию, система
позволяет менеджеру без труда отслеживать "узкие места", перерасходы,
запоздания. Кроме того, практически снимается проблема текущей и итоговой
отчетности — любая справка по ходу исполнения проекта может быть
подготовлена за несколько секунд.
Какие системы есть на рынке
На зарубежном рынке систем управления проектами представлено множество
программ разных разработчиков. Эти программы различаются сервисными
функциями: количеством проектов, которые они могут вести одновременно,
разнообразием графических средств, генераторами отчетов и другими.
Ситуация, сложившаяся на мировом рынке средств Project Management, уникальна
— программа Time Line, работающая в операционной системе MS-DOS, является
одной из самых продаваемых в мире вот уже более 8 лет, занимая порядка 40%
этого сегмента рынка. В настоящее время разработана и активно продается
версия Time Line для работы и в среде Windows. Популярность Time Line
подтверждается широким списком пользователей во всем мире. Среди них —
American Airlines, использовавшая эту программу в разработке проекта
увеличения числа маршрутов в страны Южной Америки. Программа позволила
координировать работу 40 подразделений фирмы в 17 городах мира. Аналогичная
программа использовалась и NASA в 1991 г. для управления запуском Space
Shuttle.
На российский рынок реально продвигаются две системы управления проектами:
Time Line производства Symantec Corp. и SuperProject — продукт фирмы
Computer Associates.
С начала 1993 г. продается "русская" версия 5.0 Time Line для MS-DOS, причем
на русский язык переведены даже графические приложения системы. В апреле на
рынке появится русифицированная версия 1.0 Time Line для Windows. АО
"Диалог-МИФИ", дистрибутор Symantec Corp., собирается показать ее на выставке
КОМТЕК'93 и примерно через месяц после выставки начать ею торговать.
Цена русской версии Time Line для MS-DOS в первой половине марта 1993 г.
составляла 28 тыс. руб., англоязычной для MS-DOS — порядка 68 тыс. руб., а
англоязычной для Windows — 85 тыс. руб. Столь значительная разница в уровнях
цен на адаптированные и оригинальные версии намеренно поддерживается
фирмой-производителем. Это мера направлена, с одной стороны, на исключение
реэкспорта программ, а с другой — на завоевание позиций на российском рынке.
Работы по локализации программы SuperProject производства компании Computer
Associates пока не завершены. Оба варианта на английском языке (для MS-DOS и
для Windows) продаются в России фирмой Merisel по $902 или за рубли по курсу,
близкому к биржевому. По сведениям из московского представительства Computer
Associates, русская версия должна быть готова к осени этого года. Однако
заплатить за нее можно уже сейчас. Программа для MS-DOS стоит $50, Windows —
$85.
Продукт фирмы Microsoft — MS Project Manager — пока доступен в России
только за СКВ и мало распространен. На мировых рынках эта программа занимает
третье (для MS-DOS) и седьмое (для Windows) места по количеству проданных
копий.
Где могут применяться такие системы
В России спрос на системы Project Management растет довольно быстро. По
оценкам участников рынка, с начала года уже продано несколько сотен пакетов,
в то время как в прошлом году за тот же период — на порядок меньше.
Повышение спроса продавцы объясняют увеличением числа независимых
хозяйственных субъектов.
Как и в США или Японии, на российском рынке до 80% покупателей составляют
средние по размерам строительные и машиностроительные компании: именно для
этих отраслей характерно большое количество подрядчиков и сложность
производственных схем. Потенциальными же потребителями таких систем могут
стать практически все предприятия от крупных холдингов до мелких мастерских и
коммерческих структур, занятых деятельностью чуть более сложной, чем
"купил-продал".
По американским данным, использование системы управления экономит 20% и более
стоимости проекта. Системы автоматизации планирования могут окупить себя уже
при реализации проекта стоимостью около полумиллиона. Стоимость внедрения,
например, пакета Time Line (которая, очевидно, больше стоимости самого
программного продукта, и включает в себя еще и обучение персонала) составит
приблизительно 100 тыс. руб. Право, полмиллиона — это не самый дорогой
проект, который можно себе представить.
ВЛАДИМИР Ъ-РУДЕНКО, МИХАИЛ Ъ-СОЛОВЬЕВ, ЮРИЙ Ъ-СЮГАНОВ