Tele2 поставила себе цель — сделать офис максимально удобным для работы сотрудников. Переделать его дважды за последние пять лет пришлось компании, чтобы достичь цели.
Изначально офис Tele2 в одном из бизнес-центров недалеко от Тверской улицы в Москве ничем не отличался от большинства себе подобных: стандартная мебель, небольшие кабинеты, где люди сидели, как в школе, глядя в затылок друг другу. Так работает большинство офисов по всей России. Пять лет назад руководство компании сформулировало новую задачу: офис должен стать максимально удобным для сотрудников. Для решения этой задачи Tele2 обратилась в компанию Orgspace Consulting.
Офисная демократия
Tele2 — компания, которая предлагает своим абонентам услуги сотовой связи по выгодным ценам. "Почему так дешево?" — спрашивают абоненты. "Потому что мы умеем разумно экономить",— отвечают сотрудники Tele2. Действительно, в компании применяется нечастая для бизнес-среды идеология: летать только эконом-классом, не покупать дорогих лимузинов, быть всегда открытым. В самом прямом смысле этого слова: в Tele2 личных кабинетов нет даже у самого высокого руководства. Все работают в одном открытом пространстве. Эти же принципы были реализованы в российском офисе компании.
Рабочие места были размещены в едином помещении и сгруппированы по четыре. К столам крепились невысокие экраны, которые разграничивали пространство каждого сотрудника, но при этом не мешали общению. Сотрудникам в офисе требовалось много места для хранения документов. Orgspace Consulting предложила простое, но эффективное решение. "Конечно, можно было бы установить большие шкафы. Но в таком решении есть несколько минусов. Прежде всего, шкафы занимают много места. Кроме того, люди регулярно отвлекаются и тратят время на хождение между шкафом и рабочим местом. Поэтому мы решили организовать рабочие места по принципу "все под рукой"",— говорит Борис Шахт, генеральный директор компании Orgspace Consulting. Рядом с личными столами сотрудников были установлены персональные шкафы Tower специальной конструкции. Верхняя полка шкафа открытая, находится выше уровня стола, а нижняя часть с двумя полками — выдвижная. Поэтому человек легко получает доступ к любой полке шкафа, не вставая со своего кресла. Такой тип мебели не загромождает пространство в офисе, но в то же время позволяет хранить на рабочем месте большой объем документации — до 20 папок формата А4. Кроме того, высота шкафов дает возможность использовать их для работы стоя и для общения. "Это актуально, когда два сотрудника должны поработать вместе: один будет работать за столом, а его посетитель разложит свои документы на топе шкафа, который будет использоваться в качестве гостевой столешницы",— говорит Борис Шахт. По его словам, оправданное использование Tower экономит для общения один квадратный метр на каждом рабочем месте за счет отказа от громоздкой мебели. "Внешне очень простые вещи могут привести к существенной экономии денег и к повышению эффективности использования пространства",— объясняет Шахт.
Так как идеологией офиса стала демократичность, то руководители получили такую же мебель, как и все остальные сотрудники. Но любой начальник нередко проводит деловые встречи и планерки. Поэтому Orgspace Consulting позаботилась о комфортном общении с посетителями: было решено использовать мобильные брифинг-столы. При необходимости их можно легко пододвинуть к рабочему месту руководителя, увеличив таким образом площадь для работы с большим объемом документов.
В офисе Tele2 часто бывают сотрудники из региональных представительств компании. Специально для них в open space была оборудована зона временных рабочих мест. Там нет ничего лишнего: стол для работы на ноутбуке и удобные кресла. Такие рабочие места были расположены недалеко от входа в офис, чтобы командировочные не отвлекали от работы остальных сотрудников.
Для официальных встреч и больших совещаний в офисе организовали две переговорные. Одна находилась около входа и была отделена от общего зала стеклянной стеной. Эта переговорная предназначалась для неприватных встреч. Для конфиденциальных переговоров была сделана вторая переговорная в отдельном помещении.
Модернизация офисного пространства положительно сказалась на эффективности труда и лояльности сотрудников: работники получили возможность работать в комфортных условиях, где их ничего не отвлекало от выполнения основных трудовых обязанностей. Но два года назад обстоятельства заставили компанию снова заняться обустройством офиса.
Трудности роста
В результате активного роста и развития штат компании был увеличен почти в три раза: пришло время переезжать. Тендер на оборудование нового офиса выиграла компания Office Solutions — дилер американской корпорации Steelcase. Но, несмотря на многие изменения, принципы организации офиса Tele2 остались прежними: открытость, максимальное удобство и функциональность.
В новом офисе рабочая зона руководителей находится, как и раньше, в открытом пространстве, но отделена от него стеклянными стационарными перегородками. Решение позволило сохранить демократичность: сотрудники и руководство могли видеть друг друга. Оно же защитило начальство от лишнего шума. "Мы стремились сделать офис максимально демократичным, но при этом удобным для работы",— говорит Валентина Лобова, глава департамента маркетинга компании Office Solutions.
Рабочие места были оборудованы более высокими перегородками, которые позволили не только разделить пространство, обеспечив приватность зоны каждого сотрудника, но и защитить его от отвлекающих факторов. По словам Валентины Лобовой, такой подход к организации офиса можно назвать антистрессовым. Перегородки снижают негативное воздействие офисного шума и зрительных помех и тем самым помогают сотрудникам полностью сконцентрироваться на выполнении своей работы. Кроме того, высокие перегородки позволяют существенно увеличить рабочую поверхность: на них можно вешать полки или, например, приклеивать стикеры.
В новом офисе были сохранены многие решения от Orgspace Consulting. Например, организация индивидуальных рабочих мест с использованием шкафа Tower. Это решение стало применяться и в других российских офисах Tele2.
Эффективные решения позволили существенно увеличить производительность труда в Tele2, положительно сказались на лояльности сотрудников к компании. И, безусловно, окупились. "Когда клиент меняет структуру офисного пространства, делает его более комфортным, это всегда влияет на успех",— говорит Валентина Лобова. Создание комфортного офиса — это прежде всего забота компании о сотрудниках и их интересах. Опыт Tele2 показывает, что на пути достижения цели не нужно бояться изменений.