|
Курсы стулоначальников |
Кто главный в офисе
Функции офис-менеджера сильно размыты, так что не всегда понятно, в чем его отличие, например, от секретаря-референта, помощника руководителя или начальника хозяйственной службы. Ключевое слово "менеджер" говорит само за себя: офис-менеджер — не простой исполнитель, а человек, способный принимать самостоятельные решения. Кроме того, в его подчинении часто находятся секретари, курьеры, водители, уборщицы и техперсонал. Среди обязанностей офис-менеджера могут быть: планирование и координирование деятельности офисных служб, закупка необходимых материалов и офисного оборудования, организация и проведение совещаний, переговоров и презентаций, осуществление представительских функций, иногда решение кадровых вопросов и т. д.
Иными словами, список обязанностей может быть весьма внушительным. Чтобы избежать путаницы, стоит заранее определиться с тем, какие именно обязанности в вашей организации будут возлагаться на офис-менеджера. Если все эти функции распределены между различными службами, а процесс обмена информацией между ними давно налажен — беспокоиться не о чем. Но если синхронизировать работу офиса приходится одному из руководителей и только в свободное от выполнения основных обязанностей время, то лучше всего позаботиться о подготовке профессионала, способного выполнять всю эту работу.
Обучение с увлечением
Программы обучения офис-менеджеров можно разделить на краткосрочные (один-два дня) и среднесрочные (полтора-три месяца). Существенное различие в сроках обучения объясняется прежде всего тем, что однодневные тренинговые программы, как правило, рассчитаны на работающих сотрудников компании и направлены на усовершенствование уже имеющихся навыков. Программы длительностью свыше одного месяца — на неподготовленных слушателей, фактически они представляют собой курсы повышения квалификации с последующим получением соответствующего свидетельства, в некоторых обучающих организациях — государственного образца. Кроме того, обучение по этим программам бывает утренним, дневным и вечерним. В некоторых организациях (например, в Международном центре обучения при колледже МИД РФ, центре компьютерного обучения "Специалист" при МГТУ им. Н. Э. Баумана, учебном центре "Новые знания") оказывают содействие в дальнейшем трудоустройстве.
Функции офис-менеджера, с одной стороны, носят административно-хозяйственный характер, а с другой — требуют навыков делового общения, и обучающие компании в той или иной степени стремятся учесть все эти аспекты. При этом каждая программа начинается с изучения деятельности современного офиса и разъяснения роли офис-менеджера в работе организации. Среди основных блоков обучающих программ можно выделить следующие: основы менеджмента и управления персоналом, нормативно-правовые аспекты хозяйственной деятельности организации (снабжение, работа с договорами) плюс особенности делового протокола и этикета. Развитию коммуникативных навыков (в частности, телефонному этикету) также уделяется немало времени, внимание уделяют особенностям проведения протокольных мероприятий и деловому имиджу.
Несмотря на разграничение обязанностей, программы, рассчитанные на офис-менеджеров, могут оказаться полезными для секретарей и для помощников руководителей. В частности, во время обучения слушателям предлагается детально изучить и безбоязненно пользоваться любой офисной техникой (ксероксы, факсы, сканеры, мини-АТС и проч.), повысить компьютерную грамотность, изучить машинопись и делопроизводство.
Менеджер по хозяйству
Возможно, повышать свой профессиональный уровень в работе с оргтехникой или начинать заново осваивать тонкости работы с MS Office покажется лишней тратой времени — не беда, от этой дисциплины можно отказаться. Кстати, некоторые обучающие организации практикуют достаточно свободный подход в выборе наиболее интересных блоков: предварительный опрос слушателей позволяет выделить из общей структуры программы самые важные, с их точки зрения, моменты.
Обеспечение эффективной деятельности современного офиса — задача не из легких. Хотя бы потому, что подразумевает множество рутинных операций, способных свести с ума человека неопытного и неподготовленного. Так что первое, с чего следует начать,— научиться работать с большим объемом информации. А здесь могут пригодиться знания основ тайм-менеджмента или эффективного планирования времени (есть в программах компаний "СТАР Персонал", центра "Специалист").
Одна из основных функций офис-менеджера — снабжение организации всевозможными хозяйственными и канцелярскими товарами, предметами мебели, офисной техникой, рекламной продукцией и, нередко, продуктами питания, а также создание запаса всего перечисленного. Чтобы процесс был организован грамотно и не приводил к сбоям в работе отдельных подразделений или компании в целом, учащимся предстоит научиться проводить собственные маркетинговые исследования. Анализ предложения, изучение цен и возможность получения скидок на товары и услуги для офис-менеджера может стать увлекательным занятием, особенно если в компании расходы на содержание офиса принято оптимизировать. Возможно, заключением договоров с поставщиками и оформлением счетов-фактур офис-менеджер заниматься на деле не будет, но знать особенности оформления соответствующих документов, а также отчетов для бухгалтерии он обязан.
Зонирование офиса — отдельная и по-своему интересная тема (в программах учебных центров "Эксперт" и "Специалист"). К примеру, от того, насколько хорошо пространство в офисе разграничено на функциональные зоны, зависит общее впечатление, производимое организацией на посетителей — гостей или клиентов. Кому, например, может понравиться, если прием посетителей и пищи происходит в одном помещении? Изучение элементов оформления всего офиса — задача полезная, но начать можно с приемной руководителя. В частности, как создать имидж приемной руководителя, изучают в консалтинговой компании "Имидж Персонал" и в центре "Новые знания".
Эффективные коммуникации и этикет
Программы практически всех обучающих организаций (особенно тренинговых компаний) уделяют повышенное внимание развитию коммуникативных навыков. Стоит только задуматься, сколько неотложных дел может быть взвалено на хрупкие плечи офис-менеджера! Вот здесь-то и пригодятся полученные в процессе обучения знания по делегированию полномочий, мотивации персонала, а также стресс-менеджменту. Грамотное взаимодействие с подчиненными во многом зависит от правильной постановки задачи и выбора исполнителя, что, в свою очередь, должно подкрепляться разумным контролем за исполнением. Впрочем, выяснить, насколько хорошо это получается, можно только в процессе общения с подчиненными. Именно поэтому во время тренингов преподаватели практикуют упражнения и ролевые игры, в которых слушателям предлагается "прокрутить" ситуации, с которыми приходится часто сталкиваться на работе. Например, в компании "СТАР Персонал" ведется видеосъемка ролевых игр, их просмотр сопровождается обсуждением особенно спорных моментов и рекомендациями со стороны всех участников тренинга. В учебном центре "Специалист" уделяют внимание навыкам "бесконфликтного" общения, изучаются возможные стили поведения в сложных ситуациях и даже типы конфликтных личностей. В центре "Новые знания" отдельной строкой в блоке "Этика и психология делового общения" — женский фактор на работе.
Корпоративный стиль и его составляющие, организация приема деловых партнеров, проведение конференций, заказ бизнес-сувениров и прочих атрибутов корпоративного имиджа также часто входят в обязанности офис-менеджеров. Поэтому основы делового протокола и этикета включены в подавляющее большинство программ для офис-менеджеров. Это изучение процедур, связанных с проведением официальных мероприятий, в том числе организация встречи гостей, обмен визитными карточками и рукопожатия, дресс-код, принятый для деловых встреч, и даже правильная расстановка приборов для фуршета. Понятно, что далеко не всегда и не все операции офис-менеджеру придется выполнять самостоятельно, но для того, чтобы проконтролировать правильность их выполнения, понимание всех тонкостей необходимо.
Программа на вырост
И все же оценить заранее, какие знания смогут обогатить офисных работников, а какие окажутся бесполезными, довольно сложно. Большинство тренингов носят скорее познавательный характер. Проверить, насколько хорошо они оказались усвоены, можно будет только в процессе работы — никакого тестирования и уж тем более зачета по окончании курса не проводят. А при выборе наиболее подходящей длительной программы поможет ее почасовая разбивка на блоки. Например, в Международном центре обучения при колледже МИД РФ из 240 академических часов 100 приходится на освоение компьютерной машинописи и делопроизводства, на основы маркетинга и менеджмента — 16 академических часов, особенности делового протокола и этикета изучают в течение 20 часов. В программе центра компьютерного обучения "Специалист" при МГТУ им. Н. Э. Баумана из 36 академических часов 12 уходит на освоение практики договорной работы, изучение видов хозяйственных договоров и документирование хозяйственных операций, на изучение организации работы офиса тратится не менее 8 академических часов, а формированию корпоративного стиля уделяется всего 4 академических часа.
Вместе с тем длительные программы обучения могут содержать совсем уж специфические знания. Например, санитарные нормы и организация ремонтных работ или техническое обслуживание автотранспорта. В любом случае перечень выполняемых обязанностей офис-менеджера в каждой компании свой. Но даже если единственным предназначением офис-менеджера в компании станет плановая закупка канцелярских принадлежностей, ни одному руководителю уже не придет в голову обучать этому сотрудника.
Программы обучения офис-менеджеров
| Обучающая организация | Программа | Длительность | Стоимость | Сайт |
|---|---|---|---|---|
| Высшая школа экономики и сервиса | Офис-менеджер | 1,5 месяца | 3980 руб. | www.hses.ru |
| Консалтинговая компания "Имидж персонал" | Деловой протокол для секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров | 1 день | €170 | www.personalimage.ru |
| Международный центр обучения при колледже МИД РФ | Офис-менеджер | 1,5-3 месяца | 12500-12700 руб. | www.interced.ru |
| Московская школа экономики | Офис-менеджер | 2 месяца | 5890 руб. | www.mos-econ.ru |
| "СТАР Персонал" | Эффективный офис-менеджер | 1 день | 6300 руб. | www.starpersonnel.ru |
| Учебно-тренинговый центр "Эксперт" |
Практический курс по организации работы офиса | 1-4 дня | 1 день — 4400 руб., 4 дня — 14000 руб. | www.trainingcenter.ru |
| Офис-менеджмент | 2 дня | 9200 руб. | ||
| Учебный центр "Новые знания" | Делопроизводство и секретарское дело с использованием компьютера: подготовка и обучение секретарей-референтов и офис-менеджеров | 2 месяца | 6410-7390 руб. | www.nzn.ru |
| Центр компьютерного обучения "Специалист" при МГТУ им. Н. Э. Баумана | Офис-менеджер | 2-3 месяца | 11590-12470 руб. | www.specialist.ru |