Платить «за воздух» в офисе не только накладно, но и вредно для имиджа. Если в офисном здании класса «А» разница между используемой и арендуемой площадями (так называемый фактор потерь) окажется больше 12%, то, по мнению экспертов, это даст повод усомниться в «классности» офиса. В «потери» может быть списано еще больше пространства, если подойти к выбору оперативной мебели без учета требований эргономики и дизайна.
Любой офис делится на две части – так называемые фронт-офис и бэк-офис. Фронтофис служит для представительских целей – здесь общаются с клиентами. Здесь же, как правило, находятся приемная, секретариат, кабинеты первых лиц и переговорные комнаты. Посетитель, приходящий в компанию, попадает именно сюда. Однако основной частью офиса считается бэк-офис – именно здесь размещаются подразделения компании, и именно для этой зоны предназначена оперативная мебель.
Разные задачи предполагают разные подходы к проектировке этих зон. Фронтофис проектируется с учетом постоянного движения и перемещения работников и посетителей, а бэк-офис – с учетом сосредоточенной работы сотрудников с документами. Но руководители компаний иногда по-своему трактуют различия в подходах. «Так как бэк-офис, как правило, скрыт от посторонних глаз, то и мебель туда выбирают подешевле и попроще, и сотрудников сажают побольше. И столы им выбирают поменьше, чтобы все поместились,– отмечает директор по развитию ДОК-17 Елена Никологорская.– Но мало кто из руководства задумывается, что благодаря правильной организации персональных рабочих мест в бэк-офисе можно повысить эффективность работы каждого сотрудника».
Оперативный расчет
Правильная организация – это прежде всего соотношение площади помещения и количества работающих в нем людей. Согласно исследованиям компании «Юнитекс», в идеале на одного сотрудника должно приходиться от 10 до 12 кв. м (расчет включает площадь стола, пространство для систем хранения документов и проходы). Это значит, что для отдела, состоящего из восьми-десяти человек, требуется помещение площадью 100 кв. м. Понятно, что далеко не все работодатели имеют такую возможность. Да и планировка офисных зданий часто не предполагает наличия таких просторных помещений. Ведь в большинстве зданий, построенных в советское время, площадь комнат составляет около 20 кв. м, так что работодатель нередко сталкивается с необходимостью втиснуть в них шесть-восемь рабочих мест.
Работодатель, арендующий офис со свободной планировкой, не зависит от предпочтений советских архитекторов. У него не связаны руки, и он может распланировать офис в соответствии с собственными потребностями, ориентируясь на расчеты специалистов. А расчет не так уж и сложен. По словам Елены Никологорской, метраж для одного среднего рабочего места сотрудника, проводящего 50–70% времени за компьютером, составляет приблизительно 3,5 кв. м (с учетом проходов). Из них 2,5 кв. м занимает поверхность эргономичного криволинейного офисного стола, длина которого составляет 140 см, а ширина – 75 см. «Эта цифра может варьироваться в зависимости от различных параметров,– объясняет Елена Никологорская.– Большое количество бумажных рабочих документов – например, на столе у бухгалтера – требует увеличения рабочей поверхности стола. Однако использование плоских жидкокристаллических мониторов или ноутбуков даст возможность сократить ширину стола, что позволит сократить площадь одного рабочего места почти на 30%».
При таком расчете при создании, к примеру, бэк-офиса на десять человек для расположения одних лишь рабочих мест понадобится площадь как минимум 36 кв. м. К этому показателю надо прибавить еще 4 кв. м для размещения шкафов и 7 кв. м для устройства внутренней переговорной зоны. В общей сложности площадь офиса должна составить как минимум 47–50 кв. м.
Впрочем, распланировать рабочее пространство «с умом» – только полдела. Качество работы сотрудника напрямую зависит от того, насколько удобно он себя чувствует на рабочем месте. А это прежде всего зависит от комплектации. Стандартная рабочая комплектация имеет множество вариаций: от безыскусной конторской композиции «стол и стул» до полноценной рабочей станции, именуемой в ассортиментных листах западных производителей «мини-офисом».
На практике работодатели выбирают рабочие места, ориентируясь на свой вкус и кошелек. Однако специалисты рекомендуют обращать внимание и на нематериальные ориентиры. Так, не стоит сбрасывать со счетов тот факт, что комфортное рабочее место сегодня рассматривается в качестве поощрительного бонуса. Формула расчета такого бонуса проста: стоимость рабочего места сотрудника в идеале должна быть эквивалентна его зарплате. То есть рабочее место кладовщика с окладом $400 должно отличаться от рабочего места бухгалтера, специализирующегося на налогах, с зарплатой $1200.
Про стул Именно в 1970–е годы был запущен в производство прародитель современного офисного вращающегося и регулирующегося стула на колесиках. Вернее, их было целых три: Persona, Figura и Imago. Эти стулья были разработаны знаменитым итальянским дизайнером Марио Беллини в соавторстве с немецким коллегой Дитером Тилем. Выпуском новых моделей занялась известная немецкая компания Vitra. Новинки были буквально напичканы всевозможными механизмами: специальный контроллер массы регулировал уровень сидения, съемный ремень перетягивал спинку стула в поясничной части. Эти стулья были признаны «классикой жанра» и вошли в коллекцию Design Vitra Museum, экспонаты которого служат наглядными пособиями для дизайнеров всего мира.
Обычный офисный стул, предназначенный для рядового бухгалтера, оказывается, тоже может быть произведением искусства. Его выставляют в музеях, за его разработку берутся именитые дизайнеры. Однако так было не всегда. С момента запуска промышленного производства стульев в фаворе у дизайнеров всегда находился его старший брат – стул, предназначенный для жилых интерьеров. А до создания достойного стула для персонала многочисленных контор у них просто не доходили руки. Ситуация изменилась в середине 50-х годов прошлого века, когда на эту нишу обратили внимание немецкие производители. Дальше больше: научно-техническая революция, расцвет которой пришелся на конец 1960-х – начало 1970-х, подогрела интерес к офисному стулу у дизайнеров из других стран.
Стоимость рабочего места определяется количеством элементов и эргономических «наворотов». Чем их больше – тем оно дороже. Самый простой и недорогой вариант – это обычный однотумбовый конторский стол размером 120 х 80 х 75 см, дополненный стулом на колесиках. Цена такого «бюджетного» набора не превысит 2500 руб. С точки зрения эргономики и организации рабочего пространства такие композиции находятся дальше всего от идеала.
Прямоугольные столы уже давно признаны неэргономичными: так называемая зона охвата сидящего за таким столом человека ограничивается всего 35–40 см, а до остального пространства он попросту не дотягивается. Из таких столов к тому же невозможно создавать криволинейные планировочные композиции, если того потребует конфигурация помещения. Да и варианты их расстановки весьма ограниченны. Тем не менее на рынке существует устойчивый спрос на такие композиции. «Дешевизна – далеко не единственное объяснение спроса на эти простые композиции,– объясняет архитектор Оксана Андреева.– За прямоугольные столы сажают людей, которые мало времени проводят за компьютером – складских специалистов, офис-менеджеров или же специалистов, которые 50% рабочего времени работают "в полях". Их также устанавливают и в залах бэк-офиса, где имеется поток клиентов "с улицы" (например, в страховых компаниях или салонах сотовой связи)».
Прямоугольному столу можно добавить эргономичности за счет комплектации навесной полкой, надстройкой, стеллажом и брифинг-приставкой к столу. Однако в таком случае стоимость рабочего места поднимается в полтора-два раза.
К более «сложносочиненной» мебели относятся столы эргономичной формы, снабженные функциональными аксессуарами, а также кресла с регулировкой высоты и глубины сиденья. Эти наборы находятся в среднем ценовом сегменте оперативной мебели, и цена на них зависит от материалов, из которых они сделаны, а также степени их функциональности. «Стоимость рабочего места для рядового сотрудника составляет приблизительно $250–300,– говорит коммерческий директор ТПК «Феликс» Вадим Кузнецов.– Оптимальная цена мебели "средней руки", дополненной различными функциональными элементами, $600–650, но есть и более дорогие модели».
От своих собратьев эта мебель отличается разнообразным дизайном. В эту линейку, например, входит рабочее место, состоящее из основного и малого стола. Малый стол обычно снабжается выдвижной полкой для клавиатуры и играет роль компьютерного стола, большой же стол предназначен для работы с документами. В эту же группу входит и комбинированный рабочий стол с выдвижной плоскостью для клавиатуры и нижней полкой для системного блока. «Эти столы предназначены для сотрудников, которые массу времени посвящают изучению деловых бумаг и столько же времени тратят на работу за монитором. Такие столы удобны для проектировщиков и бухгалтеров»,– рассказывает Оксана Андреева.
Еще один пример мебели среднего ценового сегмента – криволинейный зеркально-симметричный стол. С помощью таких зеркально-симметричных столов – правых и левых – очень удобно организовывать офисные пространства по принципу open space. Форма столешницы выбиралась на основе анализа наиболее продаваемых зарубежных серий. Эти столы, как правило, снабжаются подставками под системный блок и монитор, освобождающими дополнительное пространство на столе. Криволинейные столы особенно часто используются в офисах, где сотрудники занимаются выработкой коллективных решений. Из столов собираются так называемые «острова» из четырех или даже шести рабочих мест. «Острова, как правило, устанавливаются в центре рабочих комнат или "разносятся" по углам»,– говорит Оксана Андреева.
Основное отличие рабочего места, принадлежащего к высшему ценовому сегменту, от его собрата из среднего сегмента – это присутствие всевозможных функциональных аксессуаров. Чем их больше – тем престижней рабочее место и значительнее персона, занимающая его. Подчас место начальника отдела, сидящего в общем операционном зале, можно опознать лишь по надставке-органайзеру и подставке под телефон. Стоимость подобных рабочих мест начинается в районе $600 и может доходить до $1500. «Эти рабочие места прежде всего предназначены для высокооплачиваемых специалистов – консультантов, менеджеров по продажам, финансистов»,– говорит Оксана Андреева.
Как правило, дополнением таких рабочих мест служат перегородки, визуально отделяющие сотрудников друг от друга. Эти перегородки весьма полезны. «К ним можно прикрепить лотки для мелочей и бумаг, светильники, магнитные панели, держатели для CD-дисков, а также навесные полки и шкафчики с жалюзийными дверцами, которые не занимают полезной площади, поскольку при открытии поднимаются гармошкой вверх»,– рекомендует Вадим Кузнецов.
Рабочие тумбы, которыми снабжается «продвинутая» оперативная мебель, также имеют свои особенности. «В таких тумбах часто монтируется устройство для подвесных файлов. А в верхнем ящике все чаще встречается уже встроенный органайзер для удобного хранения канцтоваров»,– объясняет Елена Никологорская. В число таких аксессуаров входят, к примеру, планка для крепления бумаг или подставка-пюпитр, а также лотки для почты, которые крепятся один на другой, экономя тем самым место на рабочей поверхности.
Одним из самых полезных элементов, организующих пространство на столе, можно назвать надставку-органайзер. Она представляет собой перекладину на двух кронштейнах, которые крепятся к столу. На перекладину, в свою очередь, монтируется уйма полезных приспособлений – подставка для CD, лотки для документов, подставки для ручек, календарь. Поверхность стола при этом остается открытой. «Все эти элементы – настоящие делопроизводители, которые буквально берут на себя часть вашей работы по организации делопроизводства и тем самым служат серьезным подспорьем»,– резюмирует Оксана Андреева.