|
Бесчеловечная система |
Мать порядка
ERP-система (Enterprise Resource Planning System), по сути, представляет собой модель предприятия — одновременно функциональную, организационную и информационную. Вне зависимости от сферы деятельности компании, вида производимой продукции и способов взаимодействия с внешней средой установка такой системы позволяет создать информационную бизнес-среду не только для оптимизации разнообразных бизнес-процессов (закупка сырья, планирование продаж, проведение бухгалтерских операций), но и для эффективного использования соответствующей информации, а также для управления деятельностью компании в целом.
Вакиль Галиулин, директор департамента систем управления компании "Стерлинг Групп": Внедрение ERP-системы, например, на промышленном предприятии не может привести к улучшению технологических процессов. Но с ее помощью можно изменить функциональность рабочих мест, преобразовать штатное расписание, модернизировать последовательность выполнения тех или иных управленческих или учетных операций и т. п. И самое главное, наличие ERP-системы позволит получать достоверную и точную информацию моментально, а не через месяц или через квартал — после подведения бухгалтерского баланса. А это, в свою очередь, позволяет эффективно управлять финансовыми потоками, затратами, бюджетом, управлять инвестициями, проектами и т. д.
Таких ERP-систем на рынке около сотни, но в зависимости от нужд предприятий и вариантов настройки они предлагают бесконечное множество конкретных решений. Самые популярные среди крупных — SAP R/3, Oracle Applications, MBS-Axapta, Baan; среди средних и малых — MBS-Axapta, MBS-Navision, Scala, Sun Systems, "Галактика", SyteLine; среди локальных — "1C", БЭСТ, "Парус".
Действует ERP-система примерно так. Первичные данные вводятся пользователями через настраиваемый интерфейс с обычного персонального компьютера. По сути, они представляют собой отчеты о работе, которые в соответствии с иерархией могут интегрироваться в такие же отчеты отделов, подразделений и прочих организационных структур. Система функционально настраивается в зависимости от специфики работы, по необходимости предлагает набор стандартных решений по оптимизации того или иного бизнес-процесса и позволяет проводить анализ и расчеты. Вся вводимая информация сохраняется в системе, обрабатывается и дает наиболее полную картину процессов внутри компании.
Осознанная необходимость
Перед тем как привлекать консультантов для внедрения ERP-системы на предприятии, его руководству следует ответить самому себе на вопрос, какие именно задачи должны быть решены при помощи информационной системы. Большинство консультантов предлагают определиться, требуется ли предприятию кардинально изменить ситуацию c управлением бизнесом или необходимо просто навести порядок в отдельно взятых местах. Не исключено, что с наведением порядка ситуация сама собой улучшится, однако в небольшой системе для решения локальных задач стратегия развития бизнеса не сможет быть отражена.
Сергей Мацоцкий, гендиректор компании IBS: Если система внедряется только для того, чтобы улучшить ситуацию, никакого существенного изменения организации бизнеса не произойдет, но она позволит жить комфортнее. Когда же внедрение информационной системы сопровождается ревизией организации бизнеса в целом, тогда это сильный инструмент, который поможет найти ответы на вопросы, которые обычно остаются за бортом. Например, как организован расчет себестоимости или как устроена экономическая модель управления компанией, что является центром прибыли или центром затрат, как разносятся косвенные издержки? Таких принципиальных вопросов очень много, и зачастую они определяют управление предприятием и подходы к оценке эффективности той или иной товарной линии или производственного подразделения. Обычно компании просто некогда об этом подумать, особенно если бизнес прибыльный.
Михаил Ульянов, директор по информационным технологиям компании "БДО ЮниконРуф": Мы так или иначе интегрируемся в мировую экономику. И при том, что прозрачность в учете — один из результатов процесса внедрения информационной системы, сам по себе факт наличия такой системы автоматически увеличивает капитализацию и инвестиционную привлекательность компании.
Примером использования ERP-системы в качестве элемента имиджа может служить следующая история. Одна российская компания обсуждала возможность внедрения информационной системы с одной из крупных консультационных структур. Одновременно эта же компания вела переговоры с крупнейшим европейским банком о предоставлении инвестиционного кредита. В процессе переговоров банк потребовал, чтобы система была внедрена до конца текущего года, и, убедившись, что договор с консультантами подписан, без лишней волокиты выделил кредит, который более чем в сто раз превысил стоимость внедрения.
ERP-система обязательно учитывает и человеческий ресурс, от которого зависит деятельность любого предприятия. Если функции сотрудника, взаимодействующего с системой, определены, все его действия находят в ней отражение — инструкцию можно нарушить, но систему обмануть невозможно. Кроме того, информационная система делает процесс перемещения сотрудников с должности на должность и смены руководителей самых разных уровней менее болезненным.
Крупные системные интеграторы вопреки формуле "Сапожник всегда без сапог" вполне успешно внедряют ERP-системы у себя. Например, в компании IBS наблюдался следующий эффект — в бэк-офисных структурах резко уменьшилось количество сотрудников класса среднего менеджмента. Выяснилось, что эти сотрудники фактически выполняли административные функции, и впоследствии они либо перешли в разряд производственного персонала, либо "выросли" и начали выполнять содержательную работу, связанную не только с подготовкой данных, но и с их анализом, с отчетностью и проч. Кроме того, по словам Сергея Мацоцкого, "с внедрением системы мы спокойно закрываем финансовый период в течение двух-трех дней, что до этого было практически невозможно".
Ошибки на местах
Несмотря на то что опыт по установке и настройке ERP-систем у ведущих консультационных компаний накоплен уже достаточный, без проколов здесь не обходится. Да и заказчик не всегда бывает готов проявить терпение и настойчивость в процессе внедрения или на этапе настройки. Рассказывают, например, что в одной крупной инвестиционной компании руководство было полно решимости внедрить систему учета сделок в режиме реального времени. Понимая всю важность такого учета, там понадеялись, что каждый брокер — пользователь информационной системы будет оперативно вносить в нее требуемые данные. Каково же было изумление сотрудников, курирующих процесс внедрения, когда обнаружилось, что отчетность в виде исписанных бумажных листов скапливается на столах и только в самом конце рабочего дня аккуратно заносится в компьютер.
Сергей Асланян, директор департамента внедрения систем управления Тюменской нефтяной компании: В конце 1998 года мы произвели выбор системы — остановились на SAP R/3,— и в 1999 году была предпринята первая попытка ее внедрения силами собственных специалистов при поддержке консультантов. Попытка оказалась неудачной. В 2000 году был произведен аудит внедрения системы и разработана стратегия ее развертывания на несколько лет вперед. С января 2001 года — фактически с третьей попытки — система была в ТНК реанимирована и запущена. Причины этих неудачных попыток в том, что, во-первых, сами консультанты в 1999 году имели мало опыта по внедрению и узнавали методологию работы системы, что называется, вживую. Во-вторых, мы недооценили объем требуемых собственных ресурсов, то есть количество сотрудников для запуска проекта. А в-третьих, тогда мы не требовали от консультантов сдачи работы "под ключ". Консультант может помочь настроить систему, но ведь ее надо еще и запустить. А в тот момент мы ошибочно возлагали большие надежды на специалистов IT-департамента. Затраты на консалтинг до реанимации системы можно списать как потери. Но после внедрения за 2002 год экономический эффект был в 1,8 раза больше, чем все эти затраты, то есть система себя окупила почти дважды.
Существует принцип, придерживаясь которого заказчик может максимально облегчить внедрение выбранной системы. Большинство консультантов формулируют его так: хочешь помочь — не мешай! Но это вовсе не означает, что заказчик должен устраниться, а консультант — всю работу взвалить на себя. Речь идет об ответственности, неправильное распределение которой при внедрении информационных систем — одна из самых распространенных ошибок при взаимодействии консультантов с клиентом. Сергей Мацоцкий: Вместо того чтобы определять цели и стратегию проекта на верхнем уровне, этот вопрос отдается на откуп руководителю службы IT. А он этого сделать просто не может.
Системные издержки
При выборе уровня системы с учетом принципиальных задач, которые должно решить ее внедрение, есть опасность ошибиться. Например, покупать серьезную ERP-систему и использовать всего лишь 10% ее возможностей — слишком расточительно. В принципе можно попытаться интегрировать уже имеющуюся информационную систему в универсальную. Но без специалистов в этом деле не обойтись, да и не все системы годятся для этого. Средним и небольшим компаниям, как правило, не нужны многофункциональные ERP-системы. Наиболее востребованными здесь становятся те, что позволяют оптимизировать складской или финансовый учет.
Надо сказать, что многие предприятия — в том числе в странах СНГ — в последнее время часто выбирают информационные системы отечественных разработчиков, которые изначально разрабатываются для нужд российского рынка. Считается, что они в большей степени отвечают российским реалиям, просты в эксплуатации и более понятны пользователям. Кроме того, максимальная приближенность к клиенту позволяет более оперативно реагировать на изменения российского законодательства и быстро удовлетворять возникающие потребности в доработке системы.
Стоимость внедрения ERP-системы зависит от многого — от масштабов бизнеса, количества пользователей или рабочих мест, тиражируемости проекта, степени участия в работе внешних консультантов и проч. В целом цена внедрения может включать в себя стоимость лицензии, стоимость оборудования и ПО, стоимость консалтинга, в том числе сопровождения или технической поддержки.
Свои услуги консалтинговые компании ценят по-разному. В большинстве случаев предусматривается почасовая оплата в виде фиксированной ставки за нахождение консультанта на предприятии и выдачу рекомендаций по настройке системы. Здесь все сильно зависит от размеров и сложности проекта — консультант может получать от $200 до $2 тыс. в день. Заметим, такая форма оплаты фактически позволяет консультанту не заботиться о конечном результате своей работы, то есть не отвечать за результат установки системы.
Есть и другие варианты оплаты, когда договор между заказчиком и исполнителем предусматривает проведение работ "под ключ". Такая форма обеспечивает большую степень ответственности перед клиентом, предполагает некоторую долю риска для консультационной компании и, как следствие, может оказаться более затратной для заказчика, чем почасовая.
Стоимость информационных систем может отличаться на порядки. Если речь идет о многофункциональной системе класса R/3, то она, бывает, обходится заказчику от $700 тыс. до $1 млн. Внедрение системы класса Axapta или Navision будет стоить от $50 тыс., ну а вариант локальной системы — от $5-10 тыс.
Определиться с выбором системы и консультанта будет проще, если ознакомиться с соответствующим опытом предприятий вашего профиля — пожалуй, ничто лучше не отрекомендует систему и подрядчика. Ну а если развеять сомнения все же не удалось, можно пойти на хитрость и устроить среди консультационных компаний тендер. Тогда на предварительной стадии им можно не платить — консультанты все равно проведут предварительный анализ задач и оценят специфику работы компании, а заодно посоветуют, какую систему выбрать.
ЕЛЕНА АЛЕЕВА
Крупнейшие консалтинговые компании на рынке оценки