БИЗНЕС-СХЕМА: ПЕРСОНАЛ

Полоса 104 Номер № 27(382) от 17.07.2002 БИЗНЕС-СХЕМА: ПЕРСОНАЛ

       ВРЕМЕННЫЕ ТРУДНОСТИ

       Почему никогда ни на что не хватает времени? Скорее всего, причина в неумении его планировать, а не в большом объеме работы. Несложные принципы тайм-менеджмента — науки об эффективном управлении временем — позволяют работать меньше, а успевать больше.
      
       Работая за границей, Даниил Ищенко, консультант компании Top Hunt International, одновременно контролировал несколько проектов, и постоянные командировки стали обычным явлением в его жизни. Даниил Ищенко: Поддерживать рабочий тонус удавалось только с помощью кофе или небольшой дозы алкоголя. Ритм был просто сумасшедший. И вот однажды, проснувшись, я долго глядел в потолок, пытаясь понять, где же это я? Не у меня одного 'крыша поехала' — у коллеги, занятого в одном из этих проектов, случился нервный срыв. Нужно было что-то менять. И господин Ищенко потратил целый день на то, чтобы детально расписать планы на будущее, расставить приоритеты и кардинально переработать привычный график. "За всей этой ежедневной беготней мы не замечали, что именно отсутствие четкого понимания приоритетов не давало работать нормально",— вот вывод, к которому он пришел.
       Старший консультант компании "Про-Инвест-Консалтинг" Сергей Анурьев в первые месяцы работы хотел зарекомендовать себя с лучшей стороны и очень много работал. Он засиживался в в офисе допоздна и даже приезжал туда в выходные. Но производительность труда только падала, а здоровье ухудшилось. Сергей Анурьев: Я подумал: почему моим коллегам удается все сделать за день, а мне нет? И понял, что моя проблема в отсутствии четкого плана работы.
       Когда у фирмы "Бюрократ" расширилась региональная клиентская база, руководитель отдела маркетинга Андрей Аверьянов массу времени стал тратить на телефонные переговоры. Андрей Аверьянов: Поначалу я все задачи считал одинаково важными и срочными и пытался решать их одну за другой, по мере поступления. В результате времени не хватало ни на эффективную офисную работу с клиентами, ни на организационные вопросы. Именно тогда мне пришлось задуматься о планировании своего рабочего времени. А вот Игорь Манн, региональный директор компании Avaya, всегда неплохо планировал и организовывал свое время. И тем не менее оказывался в ситуации цейтнота. "Когда на столе не видно нужного документа под десятками других, личный план на день с трудом умещается на двух страницах, а в компьютере больше сотни непрочитанных писем, то как тут втиснуть в расписание, скажем, визит к врачу? Без организации рабочего времени не обойтись",— говорит он.

       Время на исходе
       Считается, что нерациональнее всего время расходуется в компаниях так называемого кланового типа (мелких или средних), в которых важную роль играют топ-менеджеры. Они постоянно дергают подчиненных внезапными поручениями, из-за чего снижается общая производительность. На втором месте — крупные компании бюрократического типа, в которых время сжирает избыточное количество документов. Третье место занимают адхократические компании (от лат. ad hoc — "для каждого конкретного случая"). К ним относятся средние компании с командой единомышленников — как правило, "креативщики", например рекламные агентства. В них много времени уходит на генерирование идей и переговоры с клиентами. А вот меньше всего пожирателей времени в "прозападных" компаниях. Их сотрудники работают по шаблону, то есть имеют четко прописанный план работы.
       Во всех без исключения компаниях острый дефицит времени возникает, например, в период расширения бизнеса. И здесь очень важно, насколько сработаны сотрудники и налажено взаимодействие между подразделениями. Андрей Аверьянов: В нашей компании взаимодействия добиться очень сложно. Вот пример: в решении задачи участвуют отдел маркетинга и отдел информационных технологий. То, что важно для маркетологов, для IT-отдела имеет один из самых низких приоритетов и выполняется по остаточному принципу. Решение вопросов затягивается, а мне приходится оправдываться перед руководством, которое требует с меня результата.

       Все по плану
       Установлено, что на выполнение 80% всего объема работы уходит не более 20% рабочего времени — остальное съедает рутина. Поэтому в первую очередь нужно четко определить стратегические цели и приоритеты и именно им посвятить те самые продуктивные 20%. Сергей Анурьев: Лично для меня самое важное — это текущий проект и налаженное взаимодействие с его руководителем. Остальные же задачи являются второстепенными.
       В тайм-менеджменте есть важный принцип — планирование по критерию важности и срочности.
       Все дела следует разделить на четыре группы: 1) важные и срочные; 2) важные, но не срочные; 3) неважные, но срочные; 4) неважные и несрочные. Важную и срочную работу нужно делать в первую очередь и желательно лично. Важную и не срочную задачу следует поместить в график выполнения долгосрочных задач. Срочную, но не очень важную работу поручить кому-то из персонала и контролировать ее выполнение. И наконец, несрочную и неважную работу можно смело перепоручить подчиненным и с легкостью про нее забыть. Чтобы легче было придерживаться этого порядка, можно нарисовать на листе бумаги квадрат, разделить его на четыре части и вписать в каждую часть соответствующие пункты.
       Андрей Бобровский, менеджер по финансовому планированию компании ЮКОС: Для меня основная проблема — отыскать время на важные, но не срочные дела. Именно они оказываются определяющими для профессионального развития. Конечно, если я не просмотрел на этой неделе обзор изменений в законодательстве или не прочитал нужную книгу, ничего страшного не произойдет. Но если этого не делать вообще, потеряется большая картинка бизнеса, произойдет профессиональная деградация.
       Заместитель председателя правления коммерческого банка "Новая экономическая позиция" Илья Зиновьев советует определить на предстоящий рабочий день или неделю наиболее важные задачи, а затем составить конкретный план. И ежедневно отслеживать, что удалось сделать и какие остались "хвосты". Все задачи лучше записывать по мере их возникновения.
       Бизнес-тренеры говорят о необходимости окон стабильности. Допустим, в понедельник в 12.00 в компании обязательное совещание, а в первый четверг каждого месяца — обсуждение плана на месяц. Михаил Богданов, гендиректор компании BLM Consort: У нас понедельник посвящен только маркетингу, то есть идет  разработка клиентских предложений, подготовка презентаций и т. д. А вот пятница — это клиентский день, когда делаются все нужные звонки клиентам. При этом у всех сотрудников должно быть четкое представление о расписании работы компании.
       Рутинную или сложную работу лучше разнообразить, перемежая ее чем-то другим. Например, 15 минут говорить по телефону, затем полчаса писать письма и т. д. Известно, что темп выполнения задачи нарастает по мере приближения к дедлайну (крайнему сроку). Поэтому дела, требующие больших временных затрат, лучше разбить на этапы — завершив очередной этап, можно заняться чем-то менее важным и срочным. А мелочовку лучше выполнять в течение одного временного отрезка — к примеру, с 13.00 до 14.00 сделать короткие телефонные звонки, с 14.00 до 15.00 написать письма и т. п. Через каждые полтора часа работы можно устраивать 15-минутный отдых. Впрочем, некоторые менеджеры ухитряются и отдых совмещать с работой. Так, Игорь Манн параллельно с просмотром телевизора читает электронную почту в своем ноутбуке.
       И наконец, не нужно забывать о такой "мелочи", как организация собственного рабочего места. "Вернувшись из очередной командировки, я наблюдаю одну и ту же картину. Мой стол завален кучей новых бумаг,— рассказывает Игорь Манн.— Разобраться со всей этой макулатурой мне помогает один нехитрый способ — рабочие папки разных цветов. В белую я кладу то, что необходимо прочитать и внимательно изучить, в красную — документы, требующие срочного рассмотрения, а в желтую складываю все, что может подождать до лучших времен".

       Пожиратели времени
       Даже если распорядок составлен идеально, это не значит, что теперь все пойдет по графику,— обязательно возникнут какие-нибудь отвлекающие факторы. Это могут быть подчиненные, отрывающие вас от работы по поводу и без; партнеры, не спешащие закончить переговоры в срок; любители поговорить по телефону, заканчивающие беседу не раньше чем через полчаса, и т. д. Как же с ними бороться?
       Подчиненным нужно делегировать ту работу, на которую у вас никогда не хватает времени (это значит, что она не является приоритетной) и обязательно определить им дедлайн. Не помешает четко очертить круг должностных обязанностей и вопросов, которые подчиненный может решать самостоятельно. На общение с клиентами и партнерами должно уходить не более 50-60% рабочего времени. Максимальное время переговоров — час. Если они не приносят результата через 40 минут, их нужно прекращать. Как гласит одно из правил тайм-менеджмента, "научитесь говорить 'нет'". Дмитрий Куприянов, директор управления по работе с персоналом компании "Вимм-Билль-Данн": Если я вижу, что переговоры превысили отпущенное на них время, то просто предлагаю собеседникам перенести их на другой день.
       На телефонные разговоры стоит тратить максимум 15% рабочего времени. Вот как фильтрует телефонные звонки Алексей Витченко, маркетинг-менеджер AESP East Europe: Личные звонки откладываю на вечер. Что же касается остальных, то сначала выясняю, кто и зачем звонит. Если мне это интересно, записываю координаты и связываюсь со звонившим позже, а если нет — извиняюсь и прошу больше меня не беспокоить. Можно победить и электронную почту. Чтобы не отвлекаться от главных дел и при этом отвечать по возможности кратко всем, Алексей Витченко настроил компьютер так, чтобы он автоматической проверял почту каждые десять минут. Если письмо требует проработки, он откладывает его на потом и ставит reminder — "напоминатель".

       Борьба с самим собой
       И все-таки самое главное препятствие на пути к эффективному планированию — факторы психологического порядка. Например, никому не хочется делать неприятные дела. Сергей Лихарев, коммерческий директор Golden Telecom: Позвонить и отругать кого-то или, наоборот, извиниться — для меня это целая проблема. Я всегда нахожу какое-нибудь оправдание или придумываю себе более важное дело, лишь бы только оттянуть неприятный звонок. А когда подходит время звонить, в моих руках сам собой оказывается какой-нибудь толстенный журнал. В таких случаях специалисты рекомендуют придерживаться принципа "не раскачивайся и сделай это сразу".
       Помешать правильной организации времени может и принадлежность человека к типу "сов" или "жаворонков". Первые эффективно работают вечером, а вторые — утром, при этом рабочий день у всех начинается в одно и тоже время. Впрочем, и из этой ситуации есть выход. Сергей Анурьев: Я "сова", и все важные дела у меня обычно получаются вечером или поздно ночью. Поэтому с утра я стараюсь разобраться с административной работой, а креатив оставляю на вечер.
       В любом случае тайм-менеджмент требует огромной силы воли. "Многие пытаются похудеть с помощью таблеток или диет,— говорит Сергей Лихарев.— Но в конце концов находят самое эффективное решение: не есть лишнего на ночь. Для этого нужна 'всего лишь' сила воли. То же самое и в тайм-менеджменте". Но те, кому удается себя перебороть, добиваются успехов. Даниил Ищенко: Не могу сказать, что после того как я нарисовал на бумажке план, вся работа пошла как по маслу, но работать стало гораздо легче. Планирование позволяет вовремя понять, на какой стадии произошел сбой и отступление от плана. Андрей Аверьянов занимается тайм-менеджментом уже восьмой год. И сейчас за рабочий день он успевает сделать все запланированные дела.
ЮЛИЯ ИПАТОВА

Почасовая оплата        Тренинги по тайм-менеджменту проводят многие тренинговые компании. Есть как самостоятельные программы по управлению временем, так и курсы в рамках других профессиональных тренингов, таких как "Управление структурными подразделениями", "Организация продаж" и др.        Тренинги бывают открытые (для всех желающих) или закрытые (для определенной компании). Стоимость открытого занятия варьируется от $100 до $250 с человека. На закрытых тренингах программа разрабатывается под конкретного заказчика, и клиент сам назначает время занятий. Стоят такие услуги $1000-1500 в день с группы в 8-10 человек. Топ-менеджеры и собственники компаний обучаются отдельно от основного персонала. Александр Иванов, директор департамента продаж компании "Бест Тренинг": "Если для менеджеров среднего и низового звена ведется тренинговая работа (групповые практические занятия, разбор бизнес-кейсов и т. д.), то с первыми лицами компаний мы занимаемся индивидуально".        Дополнительная услуга тренеров — хронометраж рабочего времени, которая предоставляется непосредственно перед началом обучения. Специалисты приезжают в офис клиента и в течение рабочего дня фиксируют все действия сотрудников. Участники заполняют особую форму — так называемую "фотографию рабочего дня", скрупулезно фиксируя все, чем они занимаются (включая перекуры и т. д.), а потом в ходе занятий анализируют свою работу и подсчитывают резервы времени.        Занятия могут проходить в форме лекций, групповых занятий с разбором кейсов, организацией ролевых игр и проч. Бизнес-тренеры учат выделять приоритеты в работе, делегировать полномочия, планировать рабочее время так, чтобы все успевать. Тренеры из компании "Евроменеджмент" подкрепляют лекционный материал поучительными афоризмами вроде: "Если все делать как всегда, результат будет как всегда". В тренинговой компании HRC специально разработана программа "Эффективный тайм-менеджмент: 20 пожирателей времени". Сотрудники составляют списки "факторов-пожирателей" и разрабатывают план их устранения. По словам Елены Семеновой, консультанта отдела тренинга HRC, тайм-менеджмент не похож на тренинг по продажам, когда можно заранее просчитать конечный результат: "Управление временем — вещь субъективная. После занятий мы постоянно поддерживаем обратную связь, к примеру, с HR-директором той компании, где проходило обучение. С помощью специальных шкал он измеряет показатели выработки сотрудников и сообщает нам".        Результатом тренинга могут стать даже изменения в структуре компании. Так, "Бест Тренинг" устраивала программу для сотрудников компании "Мир" — от продавцов до первых лиц. В результате верхушка менеджмента компании была значительно расширена, у высших руководителей появилось больше замов, которым они делегировали часть своих полномочий.        Персональное время        Некоторые компании устраивают для своих сотрудников тренинги по тайм-менеджменту в корпоративных учебных центрах. К примеру, в специальных программах для руководителей компании "Вимм-Билль-Данн" большое место занимает тема "Управленческие навыки", в рамках которой и изучают тайм-менеджмент. Дмитрий Куприянов, директор управления по работе с персоналом: "Раньше я часто посещал такие тренинги. Они действительно помогли мне организовать свое время". В ТНК занятия построены по модульному принципу: один-два дня по два часа с перерывом в пять недель. По словам руководителя учебного центра ТНК Юлии Ус, во время перерыва у персонала есть время применить на практике полученные знания. "Управление временем — это не тот тренинг, где человек может научиться чему-то против воли. Занятия помогут, только если человек сам хочет этому научиться",— считает Юлия Ус.        15 способов обмануть время        Алексей Витченко, маркетинг-менеджер компании AESP East Europe, считает, что успех в бизнесе определяется не только хорошими знаниями, но и умением планировать время. Добиться этого помогает так называемый Time Management Kit — "Руководство по управлению временем". Вот Kit, которым уже несколько лет пользуется Алексей Витченко.        Точное определение целей. Начиная что-либо, необходимо четко представить, чего вы конкретно хотите. Многие люди, не зная точно, к чему идут, сворачивают с прямой дороги еще на старте. Они теряют направление и реагируют на любые отвлекающие сигналы.        Сосредоточенность на главном. Необходимо написать на бумаге список всех имеющихся дел и проставить напротив каждого из них приоритеты и срочность. После чего все дела должны выполняться в порядке наибольшей срочности. Не столь важно, если к концу дня они выполнены не все. Главное, что завтра вы опять начнете с самого важного.        Создание стимулов. Человек лучше всего делает то, что ему больше всего хочется делать. Любимые дела всегда делаются быстрее, чем нужные. Попробуйте превратить "нужно" в "хочу", и эффективность работы значительно повысится.        Установка сроков. Назначение сроков исполнения того или иного задания — лучший способ взять на себя обязательства. Оставляя возможность для отговорок и оправданий, никогда не сдвинуться с мертвой точки. А определив сроки, вы задаете себе определенный скоростной режим выполнения работы. Главное, чтобы сроки были реальными и чтобы вы жестко придерживались выбранного ритма.        Будьте решительны. Говорят, что успех — это способность поступать правильно в 51% случаев. Если у вас уже есть некоторая информация, постарайтесь приступить к работе как можно быстрее: обдумывайте, решайте и действуйте. А начав что-то делать, не нужно все время сомневаться, так или не так вы поступили. Двигайтесь дальше.        Умейте говорить "нет". Это позволит не вовлекаться в ненужные дела и разговоры, которые уводят от главной цели.        Контроль времени пользования телефоном и интернетом. Ничто другое не добавляет нам столько дополнительного времени, как телекоммуникационные средства. Но искушение поболтать по телефону или "повисеть" в сети — не лучшее времяпровождение. Сосредоточьтесь на целях, ради которых вы используете телекоммуникации.        Привычка к ведению заметок. Записывая в блокнот или ежедневник мысли и идеи, приходящие в голову, вы избавите себя от необходимости все время помнить о них. Пометки и записи напомнят вам о делах, которые нужно сделать. Не загружайте память там, где это не нужно.        Фильтрация помех. Друзья, сослуживцы, родные и знакомые могут свести к нулю все ваши усилия. Желая не обидеть их, вы будете пытаться сделать работу на скорую руку. Перенесите личные дела на потом. Вы добьетесь двух целей: выполните работу и сохраните хорошие отношения с близкими.        Слушайте. Внимательно относитесь к информации. Цель — четко знать, что, где, когда и почему происходит.        Избегайте шаблонов и повторов. Если вы всегда делали что-то одним способом (и у вас всегда получалось), это не значит, что данный способ — наилучший. Экспериментируйте, интересуясь, как такую работу делают другие.        Внимание к мелочам. Ничто так не выбивает из седла, как мелкие неполадки. Будьте внимательны к вещам и предметам в быту и на работе, и вы избавитесь от задержек.        Полное использование времени. Время, которое вы тратите на поездки и ожидание, можно занять обдумыванием дела и планированием дня.        Меняйте занятия. Периодически варьируя характер работы, вы избежите перегрузки.        Контроль за свободным временем. Если вы используете свободное время на отдых — превосходно. Если ваши занятия лишь утомляют — вам решать, нужно ли вам это. Но никогда не делайте что-либо только потому, что так делают другие. Будьте разборчивы.        Хай-тэк в личных целях        Известная интернет-компания Vault.com попыталась недавно выяснить, как Всемирная сеть влияет на производительность труда американцев. С этой целью было опрошено около 1500 работодателей и более 1200 сотрудников.        Каждый второй опрошенный счел, что использование интернета в личных целях вредит работе. Более 37% сотрудников честно признались, что "ходят в сеть" вовсе не по делам своей фирмы. При этом лишь один сотрудник из десяти расценил это как нарушение служебной этики. Свою интернет-активность от начальства удавалось скрыть 71% опрошенных.        А вот что думают работодатели. На вопрос "Разрешаете ли вы сотрудникам в рабочее время использовать интернет в личных целях?" 12,5% их них ответили отрицательно. С вылазками персонала в сеть, отнимающими не более 5 минут рабочего времени, мирились 8% работодателей. Втрое больше было тех, кто готов отпустить сотрудника в интернет на четверть часа,— 24%. Либералов, чьи подчиненные спокойно гуляли по сети час в день и более, оказалось всего 9%.        В России подобные исследования не проводились. Однако известно, что многие завсегдатаи Рунета не имеют домашнего входа в сеть. А значит, тратят на личные интернет-нужды гораздо больше рабочего времени, чем американцы.