Если каждый свой рабочий день вы начинаете в девять утра, а заканчиваете в двенадцать ночи, если вы забываете поздравить близких с праздниками и не всегда помните возраст своего собственного ребенка, это еще не значит, что у вас очень много работы. Это значит, что вы просто не умеете планировать свое время. И ничего удивительного, а тем более обидного в этих словах нет. Потому что планирование времени, или тайм-менеджмент,--целая наука, на изучение которой времени как раз жалеть не стоит. Особенно крупным руководителям.
Много работать вредно. Такой вывод сделали еще советские специалисты по экономике труда. Как отмечал в одном из своих трудов экономист Гавриил Попов, при планировании своего режима "надо выделить достаточно времени для сна и отдыха, для поддержания здоровья в хорошем состоянии. Но донкихотство встречается и сейчас, и многие работники видят добродетель в том, чтобы с утра до позднего вечера быть на заводе, в учреждении, подрывая свои силы и здоровье. Целью работников в таких случаях оказывается не порученное дело и даже не личная карьера, а скорейшее получение инфаркта и выход из строя бойцов за коммунизм". Кстати, престарелым членам Политбюро ЦК КПСС партия рекомендовала работать не более четырех часов в сутки.
А вот согласно последним исследованиям западных ученых, чем выше должность, тем меньше риск заболеть или умереть. Печально, но в России ситуация выглядит совершенно иначе. Российские менеджеры утверждают, что работа в условиях нестабильной экономики отнимает у них все силы, что не самым лучшим образом сказывается на здоровье. Выход может быть только один: сократить свой рабочий день. Сделать это без ущерба для дела можно, научившись планировать свое время.
Временные трудности
О том, к чему приводит неуемная страсть к работе, можно рассказывать бесконечно. Сергей Шихарев, генеральный директор фирмы "Стефф": Наша фирма была организована в 1993 году. Это был мой первый опыт в бизнесе, учиться всему приходилось самостоятельно, и проблема управления временем стояла очень остро. Любой энергичный человек мог запросто отнять мое время. Этим пользовались и подчиненные, и коллеги, и просто знакомые. Рабочий день длился с 9 утра до 10 вечера. На отдых и личную жизнь оставались считанные часы. В итоге у у фирмы возникли финансовые трудности.
Свою карьеру в компании Rank Xerox нынешний ее директор по маркетингу Алексей Стромов начинал в отделе дилерских операций. Каждый его рабочий день был длиннее предыдущего, но он все равно ничего не успевал. В конце концов Стромов почувствовал себя не вполне здоровым.
Судьба президента Союза профессиональных аудиторских организаций Михаила Никольского сложилась не столь печально. Несколько лет назад он решил организовать свой бизнес. Однако справиться с тем валом информации, который к нему поступал, оказалось непросто. Михаил Никольский: К счастью, я вовремя сообразил, что пора заняться тайм-менеджментом. Иначе я бы лишился клиентов.
Президент консалтинговой фирмы European Management Consulting Андрей Ренард пришел к тому же выводу еще до начала своей деловой карьеры, будучи студентом: Изменить свою жизнь я решил после одного случая. Университетский преподаватель, дав мне задание, спросил, успею ли я выполнить его за неделю. 'Да, конечно!',— бодро ответил я. И не успел. Мне было так неловко, что на встречу с преподавателем я просто не поехал. Позвонил ему и сказал, что болен. И это свое самонадеянное 'Да, конечно!' помню до сих пор.
Ваше время истекло
Словом, болезнью нехватки времени страдают очень многие. Очень важно вовремя признаться себе в этом. Наши собеседники признались. И решили все круто изменить. Что же они сделали?
Для начала — подсчитали, сколько времени используется продуктивно (кстати, с этого специалисты по тайм-менеджменту и советуют начинать планирование времени). По словам Алексея Стромова, результаты были ужасающими. Одни перекуры съедали десятую часть драгоценного рабочего времени. Половина уходила на бесполезные разговоры. А непосредственно на работу оставалось не более 20% времени. К похожим результатам пришел и Сергей Шихарев — он тратил впустую 70% рабочего дня.
Однако методичный расчет ваших временных затрат — это лишь первый шаг на пути к тайм-менеджменту. Имейте в виду, что изменить свой график стоит больших усилий. Чтобы научиться планировать время, можно пойти, например, на курсы по тайм-менеджменту (двухдневное обучение на них обычно стоит от $400). Такие курсы прошел, например, Андрей Ренард, когда учился в Амстердамском университете. Чему там могут научить?
Например, расскажут, что неплохо бы вести картотеку дел. В ней ваши дела должны быть классифицированы по тем разделам, в которых вы хотите добиться успеха. Скажем, вы определяете, что главным для вас является карьерный рост, на втором месте — улучшение состояния здоровья, на третьем — изучение иностранных языков. После этого вы выделяете задачи, которые ведут к достижению этих целей. Например, записаться на курсы английского языка, купить учебники грамматики и каждый день учить не меньше десяти новых слов. И на каждую из этих задач вы планируете определенное количество времени. Таким образом, лишние проблемы не будут отвлекать вас от основной работы.
Кроме того, на курсах по тайм-менеджменту вас могут научить, как правильно пользоваться органайзером. Это, оказывается, целая наука. Так, вы должны четко усвоить, что разные разделы органайзера должны быть посвящены различным областям — клиентам, финансам, семейным проблемам и т. д. А в каждом из этих разделов вам предстоит вести ежедневный учет более мелких задач и фиксировать четкие сроки их выполнения.
Хотя использование органайзера имеет и свои минусы. Если человек забывает записать туда какую-нибудь мелочь — все, он про нее больше уже не вспомнит. Михаил Никольский разрешил нам заглянуть в свой органайзер. В числе прочих записей в нем была и такая: "Забрать подарок из машины". По словам Никольского, если бы он не записал это в органайзер, то подарок так и остался бы на сиденье автомобиля.
Ловите момент!
Однако вы вполне можете справиться со своими проблемами самостоятельно — без всяких курсов. Так поступили Алексей Стромов и Сергей Шихарев. Сами того не подозревая, они делали именно то, что и рекомендуют специалисты по тайм-менеджменту: поставили перед собой цель, определили приоритеты и т. д.
Какими могут быть цели? Самыми разными. Сергей Шихарев, например, решил сделать из своей фирмы одну из самых лучших среди компаний fast food в России. Для этого он решил освободить свое время для решения стратегических задач, для чего распределил ответственность между подчиненными и четко определил их обязанности. Алексей Стромов решил ограничиться более скромной задачей — увеличить свое продуктивное время хотя бы до 50%. "Если продуктивна работа с заказчиком, надо увеличить время общения с заказчиком,— говорит он.— Если более продуктивны телефонные переговоры, больше времени отдать им".
Еще сложнее определить приоритеты. Действительно. За что браться, если у тебя десять дел в день, и все важные? Ответ звучит так: если на какое-то дело у вас постоянно не хватает времени, значит, оно для вас не так важно.
Начертите на листе бумаги две перпендикулярные линии так, чтобы они разделили лист на четыре квадрата. В первый занесите важные и срочные дела, во второй — важные, но несрочные, в третий — неважные, но срочные, в четвертый — неважные и несрочные. Важные и срочные дела делайте сами, важные и несрочные доверьте заместителям, срочными и неважными пусть займется ваш секретарь, а неважные и несрочные отбросьте совсем. Или отложите до лучших времен.
Когда приоритеты расставлены, определите, сколько именно времени должно отнять у вас каждое конкретное дело. Сергей Шихарев: На постановку задач перед подчиненными и контроль я трачу десять часов в неделю, на совещания — пять часов. Еще пять часов я занят другим бизнесом. Десять часов в неделю отвожу на самостоятельную работу — в это время никаких встреч и звонков. Остальное время — поездки по торговым точкам и т. д.
Михаил Никольский: Разговор по телефону обычно отнимает три минуты. В день мне надо сделать где-то 13 звонков. Значит, еще 13 минут на то, чтобы дозвониться. Итого — 52 минуты в день. На встречу я отвожу час, если переговоры очень важные — два часа. Я успеваю на две-три встречи в день.
На что должно уходить рабочее время? Ответ на этот вопрос зависит от того, какие дела вы считаете приоритетными. Западные специалисты по тайм-менеджменту дают лишь примерные рекомендации. Так, 50-60% рабочего времени должно уходить на переговоры с клиентами или партнерами, из них не больше 15% отводится на телефонные переговоры. 25% времени должна занимать самостоятельная аналитическая работа. И наконец, оставшиеся 15% — это потери времени (на дорогу, ожидания в приемной и т. д.). Деловые переговоры занимают, как правило, час. Если переговоры не приносят результата через 40 минут после их начала, их надо срочно прервать. Звонок по телефону информативного характера — три минуты, если вы хотите решить важный вопрос — пять минут, а если телефонные переговоры носят дискуссионный характер — не более 20 минут. Главное правило: чем больше дел вы планируете, тем больше успеваете.
Обратный отсчет
Предположим, вы сумели убить в себе неорганизованное существо и теперь планируете свой рабочий день по минутам. Думаете, теперь вы все будете успевать? Ничего подобного. Потому что вас постоянно будут отвлекать от работы ваши коллеги или партнеры. А если вы занимаете высокий пост, то у вас наверняка найдется как минимум пара-другая инфантильных подчиненных, которые, словно лангольеры — пожиратели времени из романа Стивена Кинга, будут "питаться" вашим временем.
Бороться с партнерами, понятное дело, бесполезно. А вот найти управу на подчиненных можно. Рецепт прост, как циферблат часов "Слава": переложить на подчиненных часть своих обязанностей. Сергей Шихарев раньше львиную долю всех проблем пытался решить самостоятельно. А теперь 85-90% ответственности он переложил на своих замов (их у Шихарева семь — на 600 штатных сотрудников фирмы). Сергей Шихарев: Я занимаюсь в основном стратегией, например определяю цели на год вперед. Перед подчиненными ставлю конкретные задачи и даю конкретные сроки для их выполнения. Допустим, главбух должен сдать баланс к определенному числу. Никаких личных проблем, праздников и выходных я в расчет не принимаю, и все это давно усвоили. Под таким давлением все стремятся работать четко в срок и сами планируют свое время.
Разумеется, работу подчиненных надо контролировать. Для этого Алексей Стромов, например, завел "контрольный лист", в который записывает все свои поручения, сроки и ответственных. Большинство менеджеров, с которыми мы беседовали, как правило, расстаются с подчиненными, которые не делают работу в срок.
И последнее. Результаты, достигнутые нашими собеседниками с помощью тайм-менеджмента, не могут не впечатлять. По словам Андрея Ренарда, теперь за один день он успевает столько, сколько раньше делал за три. Михаил Никольский утверждает, что он "достиг порога интенсивности" и уже не может "насытить свое время больше, чем оно уже насыщено". А Сергей Шихарев научился уходить домой в семь-восемь вечера и тратит пять часов в неделю на занятия спортом. И теперь он может спокойно работать у себя в кабинете, где на стене висит замечательная картина. На которой черной икрой на фоне красной икры выложены слова: "Жизнь удалась!"
МАРИНА ИВАНЮЩЕНКОВА, ЮЛИЯ ФУКОЛОВА
-------------------------------------------------------
ЗОЛОТОЕ ПРАВИЛО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА: ЧЕМ БОЛЬШЕ ДЕЛ ВЫ ПЛАНИРУЕТЕ, ТЕМ БОЛЬШЕ УСПЕВАЕТЕ
-------------------------------------------------------
Организация труда по-научному
Всем знаком термин "научная организация труда" (НОТ). Он появился еще при плановой экономике. Но в отличие от многих других достижений советского периода проблема планирования рабочего времени не потеряла своей актуальности до сих пор.
Проблемой НОТ занимались целые научно-исследовательские институты труда. Они проводили специальные исследования на предприятиях, а затем с помощью сложных математических методов вычисляли средние затраты времени на ту или иную деятельность. Например, одно из таких исследований проводилось на Ждановском заводе тяжелого машиностроения. В результате была составлена "Инструкция руководителю". В ней, в частности, сказано, что на выдачу задания восьми рабочим, выпускающим в общей сложности до 25 изделий, у начальника должно уходить ровно 14,2 минуты. Если рабочих больше 60 человек, разрешалось увеличить это время до 34,8 минуты.
Проблемой организации и учета рабочего времени активно занимался и бывший мэр Москвы Гавриил Попов. Еще будучи секретарем по организационным вопросам в комитете комсомола МГУ в 1957 году, он проанализировал свой рабочий день. Анализ показал, что в течение месяца основным занятием Попова были телефонные разговоры, встречи с делегациями, заседания и пр. А на работу с комсомольцами оставалось не больше 30% времени.
Тем не менее с головой погружаться в работу НОТ тоже не советует. Научная организация труда требует правильного чередования труда и небольших пауз, а также предполагает перерыв не только на обед, но и на отдых. Так что если ваш подчиненный мирно спит во время рабочего дня, не спешите нарушать его сон. Ведь он набирается сил для нового рывка.