В восприятии российских компаний целый класс инструментов сегмента enterprise content management схлопнулся до автоматизации документооборота. А ведь задача управления неструктурированной информацией предприятия намного шире, чем установка банальной СЭД.
Сотрудники приходят и уходят, каждый из них загромождает корпоративную информационную систему все большим количеством мегабайт. Даже если добросовестный работник придумывает понятные названия для файлов и аккуратно раскладывает их по папкам, на уровне предприятия все это выглядит как хаос.
Известно, что самое верное средство от головной боли — гильотина, а лучший способ вычистить информационные авгиевы конюшни — отформатировать диск. И многие системные администраторы идут этим путем. Но ведь все это было накоплено непосильным трудом за долгие годы и содержит потенциально полезные данные.
Дмитрий Лактионов, эксперт по решениям IBM Enterprise Content Management, говорит, что каждый день в мире появляется 15 петабайт новой информации. Это в восемь раз больше, чем во всех библиотеках США вместе. 85% существующих данных в мире — неструктурированный контент. К 2010 году объем информации достиг 988 эксабайт. По мнению Лактионова, своевременное решение задач эффективного управления растущими информационными ресурсами станет залогом успешности государства и общества.
Неструктурированная информация — понятие очень широкое. Грубо говоря, это вся информация, которая хранится не как цифры, а в виде каких-либо документов и файлов. Это могут быть текстовые документы, скан-образы, медийные материалы (например, аудиозапись совещания, рекламный ролик) и многое другое.
Задача управления такой информацией стоит сегодня довольно остро. Большинство организаций, внедрив разные системы типа ERP, успешно прошли первый этап создания корпоративной информационной системы, когда основной задачей была автоматизация учетных функций. Однако после этого приходит осознание того, что еще масса важных для управления данных существует в неорганизованном виде. И ими также необходимо управлять: аккумулировать, сохранять, учитывать при принятии решений. При этом объемы корпоративной неструктурированной информации с каждым годом растут в прогрессии — помимо официальных документов, возникает все больше каналов неформального обмена информацией, которые также требуют управления.
"Без эффективного управления различными видами корпоративного контента невозможно не только инновационное развитие организации, но и просто результативная ежедневная деятельность,— убеждена Ирина Кубликова, директор по маркетингу компании "Босс-референт".— Пока в организации нет четкого представления о том, где и какие документы находятся, как они согласуются и подписываются, как сотрудники выполняют выданные им поручения, не имеет смысла говорить о прозрачности управления. В результате последние несколько лет мы наблюдаем увеличение спроса на комплексные решения по управлению документами. Они позволяют не только вести учет документов и создавать архив, но и формируют действительно единое информационное пространство в организации, обеспечивают реальные возможности коллективной работы сотрудников".
В целом ECM — это концепция управления информацией в корпоративных масштабах. ECM-система вовсе не обязательно один продукт, скорее комплексное решение (возможно, даже на разных технологических платформах), которое поддерживает спектр задач компании в работе с информацией. Помимо системы управления документами это могут быть архивы или электронные хранилища данных, порталы, корпоративные "вики" и блоги, системы мгновенных сообщений и прочее.
Илья Федоринин, руководитель практики систем управления контентом компании "Астерос консалтинг", выделяет важную особенность ECM-решений: в качестве информационного объекта управления рассматриваются не только документы, но и любой тип неструктурированной информации. Это может быть контент сайтов, блогов, форумов, почтовых электронных сообщений, факсимильных документов, скан-копий, мультимедийных материалов, баз знаний и многое другое. Система, которую можно считать ECM-решением, должна уметь управлять формированием контента, уровнем его конфиденциальности, разграничением доступа, жизненным циклом, регламентом хранения и т. д. Также решение обязано поддерживать совместную работу пользователей с неструктурированной информацией, например, с помощью использования механизмов социальных сетей, предоставления возможности включения комментариев в контексте конкретного документа или сформированного файла и прочее.
По мнению Ильи Федоринина, решения отечественных производителей (CompanyMedia, PayDox, LanDocs, Optima-WorkFlow, Directum, "1C: Документооборот") в последнее время все чаще позиционируют себя как класс ECM. Тем не менее до сих пор все они в большей степени относятся к системам электронного документооборота (СЭД), чем к полноценным ECM-системам. Во многих из них есть возможность расширить функциональность, к примеру, использовать функции CRM, кадровый учет.
Однако идеологически они направлены в первую очередь на контроль за деятельностью сотрудников, в отличие, например, от классических ECM, где фокус сделан на удобстве совместной работы.
По мнению Ирины Кубликовой, сейчас востребованы системы так называемого специализированного документооборота — продукты, ориентированные на автоматизацию документооборота отрасли либо особого вида документов. Например, в продуктовой линейке "Босс-референта" к этому типу решений относятся система для финансового документооборота и система для страхового документооборота. Решение для страховых компаний — типичный пример отраслевого специализированного документооборота — позволяет автоматизировать всю цепочку работы с документами: от заведения страхового полиса до рассмотрения страхового случая и назначения возмещения. Или система "Босс-референт.bpm": финансовый документооборот — пример внеотраслевого решения, которое ориентировано на крупные холдинги или филиальные компании, где стоит задача централизации бухгалтерского учета. Система позволяет собирать с филиалов первичную финансовую документацию, направлять в централизованную бухгалтерию, где она обрабатывается. Документы не теряются, поступают вовремя, при необходимости их можно быстро найти, а компания снижает свои расходы на поддержку функции финансового и бухгалтерского учета.
Однако подход ECM подразумевает особый акцент на совместной работе и накоплении знаний в компании. По мнению Ильи Федоринина, западные разработчики продвинулись в этом направлении гораздо дальше, чем отечественные. Среди иностранных поставщиков он выделяет решения таких компаний, как EMC, OpenText, IBM и Microsoft, а также их продукты: EMC Documentum, OpenText ECM Suite, IBM FileNet, MS SharePoint. В настоящий момент это лидеры рынка управления контентом. ECM-решения таких вендоров, по словам Федоринина, покрывают все основные функции по управлению контентом.
Отечественным же разработкам до западных пока далеко.