Холдинг «ТопПром» состоит из семи предприятий. Еще год назад процесс закупок в нем не был централизованным. Всего за восемь месяцев головная компания перевела в электронную форму и взяла под контроль все закупки на своих предприятиях, что позволило сэкономить более 108 млн руб. за год при общем бюджете на закупки 719 млн руб. (по данным ЭТП «ТендерПро»).
Холдинг «ТопПром» состоит из шести предприятий и управляющей компании и более десяти лет занимается добычей, переработкой и продажей угольной продукции. До конца 2012 года каждое входящее в холдинг предприятие производило закупки самостоятельно. Затем в головной компании создали отдел материально-технического снабжения (МТС) и его начальнику поставили задачу организовать полный контроль закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ) всех дочерних предприятий холдинга.
Классическим решением этой задачи обычно является централизация процесса снабжения, сопровождающаяся строительством собственного склада и офисного здания для размещения отдела снабжения, отдела инвестиций, планово-экономического отдела и отдела подготовки производства. Понадобилось бы 30–40 сотрудников, чтобы централизованно обслужить те объемы закупок, которые генерирует холдинг вместе с его предприятиями. Это стандартный путь, понятный руководителям старой закалки и, как правило, не встречающий возражений, так как ясно, что организация контроля закупок требует финансовых вложений. Но обычно в этом случае никто не делает расчетов того, насколько эффективна такая схема: покрывают ли затраты вероятные выгоды? Либо плановая эффективность рассчитывается очень приблизительно и на практике оказывается недостижимой.
Но можно избрать другой путь: производить централизацию закупок в виртуальном мире. Холдинг «ТопПром» пошел по этому, более прогрессивному и менее затратному, пути. На должность начальника отдела МТС пригласили Дмитрия Грачева, специалиста с практическим опытом работы в централизованном снабжении, опирающемся на использование технологий электронной коммерции. Его задачей было организовать контроль закупок в условиях ограниченного количества человеческих и финансовых ресурсов.
После изучения рынка Дмитрий Грачев остановил свой выбор на электронной торговой площадке (ЭТП) «ТендерПро». Буквально в считаные часы в системе зарегистрировали все пять предприятий и всех снабженцев, работающих на них. Все они были объединены в виртуальную холдинговую структуру. Впоследствии, по мере роста холдинга, туда добавились еще два предприятия.
Перевод закупок ТМЦ в электронную форму начался с одного предприятия. Для этого туда также взяли нового специалиста, который начал формировать конкурсы сразу на все закупки и раскручивать их. Это означает, что сотрудник должен был привлечь к конкурсам компании как можно большее количество поставщиков, чтобы удалось получить самое выгодное предложение. В частности, необходимо было убедить поставщиков, с которыми уже сложились отношения, принимать участие в электронных конкурсах, что было трудно на начальном этапе. Но уже через месяц, когда и на втором предприятии началась работа по внедрению такой схемы, ситуация улучшилась. Поставщики убедились в удобстве электронных систем, оценили простоту доступа к закупкам и беспристрастность выбора победителя.
Но из-за увеличения количества поставщиков, исполняющих заказы, выросло и число оформляемых договоров, спецификаций. Новый отдел принялся за разработку конкурентного листа — документа, содержащего информацию обо всех результатах тендера в удобной для сравнения форме,— и типовых документов. Это позволило сократить затраты на делопроизводство и сроки согласования в несколько раз. Отдел безопасности впервые в истории холдинга поддержал нововведение и одобрил использование электронного конкурентного листа, так как вся коммерческая информация была вместе и представлена в наглядной форме. Большая часть договоров стала заключаться в стандартном виде, юристы холдинга избавились от необходимости вникать в каждый договор с поставщиком. Нагрузка на экономистов также уменьшилась, им осталось только следить за соблюдением бюджетов по закупкам.
К маю 2013 года доля ТМЦ, закупаемых через «ТендерПро», приблизилась к 90% общего объема. К этому времени виртуальный холдинг «ТопПрома» состоял уже из семи предприятий. Общий экономический эффект от внедрения электронного процесса закупок, то есть сумма экономии, составил около 18 млн руб.
В начале лета руководство холдинга приняло решение распространить электронный способ закупок также и на заказ различных работ и услуг. Проведение такого рода конкурсов существенно отличается от закупок ТМЦ. Услуги в отличие от товаров нематериальны, и их качество напрямую зависит от квалификации и профессионализма персонала компании, предоставляющей сервис или выполняющей подряд. Если главным критерием контрактов на оказание услуг определить наименьшую цену, то организатор торгов рискует получить в контрагенты неопытную и безответственную фирму.
Опытным путем сформировался следующий подход: заказчик услуги дочернего предприятия готовит техническое задание и передает его в отдел закупок головной компании холдинга ЗАО «ТопПром». Специалист отдела закупок ЗАО формирует конкурс, указывая в качестве технического консультанта по нему контакты заказчика, и делает раскрутку (привлекает поставщиков). Таким образом, сотрудник, имеющий большой опыт проведения конкурсных процедур, организует и проводит конкурсы, а специалист, в тонкостях понимающий суть приобретаемой услуги, выступает в роли ее заказчика и технического консультанта.
По словам Дмитрия Грачева, экономия по конкурсам на услуги превзошла все ожидания и составила на начальном этапе около 60%. Аукцион оказался самой эффективной процедурой на завершающем этапе при закупках услуг. Стало ясно, что раньше холдинг переплачивал огромные деньги на таких заказах.
Сегодня всеми закупками для нужд всех семи предприятий холдинга занимаются двенадцать снабженцев в дочерних компаниях и шесть сотрудников в головном холдинге. То есть всего восемнадцать человек, включая руководителей, обслуживают объем закупок, с которым, по наблюдениям «ТендерПро», другим компаниям обычно удается справляться при помощи примерно семидесяти сотрудников. Отдел снабжения «ТопПрома» теперь превратился в управление закупками.
Весь процесс централизации и обретения контроля над закупками холдинговых предприятий занял всего восемь месяцев. За год работы через ЭТП прошли контракты на общую сумму более 719 млн руб. Экономический эффект закупок превысил 108 млн руб., или15%.
Автоматически системой Tender.Pro было приглашено к конкурсам холдинга 103 937 поставщика, в среднем по 170 компаний к каждому конкурсу. Причем приглашены были только подходящие компании, те, которые разместили собственные прайс-листы в каталоге системы Tender.Pro в целевых номенклатурных группах.
Отдел маркетинга системы Tender.Pro вместе со специалистами службы снабжения холдинга для достижения максимального охвата рынка дополнительно вручную пригласили к закупкам холдинга более 17 тыс. компаний, в среднем по 30 компаний к каждому конкурсу. Сегодня все барьеры на пути поставщиков сняты: регистрация для них бесплатна, так же как и доступ к информации о конкурсах, приглашенные организатором компании автоматически получают бесплатную возможность участвовать в данном конкурсе.
«Я могу с уверенностью говорить, что проведение закупок сопровождается максимальным охватом рынка. Это подтверждается и количеством участников конкурсов. В закупках холдинга «ТопПром» уже поучаствовали 3882 компании, что составляет в среднем 6,37 поставщика на одну закупку. Это отличный результат, ведь для признания закупки состоявшейся большинство компаний считают достаточным участие двух-трех поставщиков. Да и этого показателя не всегда удается достичь»,— рассказывает представитель «ТендерПро» Руслан Даминов. Более того, этот показатель у холдинга постоянно растет: еще три месяца назад он составлял 5,3 участника на одну закупку.
«Ключевым моментом для успешного внедрения процесса электронных систем закупок было введение должности ведущего специалиста холдинга, занимающегося исключительно этой сферой. Он помогает снабженцам предприятий открывать конкурсы и раскручивать их. Это существенно облегчает проведение конкурентных процедур снабженцам предприятий и позволяет увеличить количество конкурсов, которое быстро перерастает в качество»,— говорит Дмитрий Грачев.