"Добрый день", - передо мной сидит директор малого предприятия, занимающегося разработкой медицинских протезов. Фирма существует уже три года, является типичным малым предприятием, штат сотрудников - пять человек. Мы обсуждаем проблему предприятия. Фирма много работает по гос. заказам, следствием чего является огромный документооборот: счета в гос. органы, реестры, документация, акты. Неточности и ошибки требуют новых пересчетов, согласований.
До сих пор весь учет велся вручную, постепенно документооборот рос, и вот теперь директор должен практически весь свой день тратить на сведение и проверку документов перед подачей их в гос. органы. Даже на эту ознакомительную встречу он выкроил время с трудом. В его глазах читается ужас - фирма выиграла тендер на крупный гос. заказ. И тут уж вручную с документооборотом точно не справиться. В результате, как бы ни был директор предприятия далек от компьютерных технологий, но он пришел к мысли автоматизировать документооборот так, чтобы из первичных документов генерировались все остальные: документы для гос. органов по заказу, документы для налоговой, для пенсионного фонда и т.д.
С данной проблемой я сталкиваюсь не в первый раз, т.к. уже давно занимаюсь вопросами автоматизации бизнес-процессов на предприятиях. У меня есть такие примеры, как автоматизация небольшого городского вино-водочного склада. На нем ежемесячная недостача товара составляла 500 тысяч рублей. После внедрения на предприятии адресной системы хранения продукции на складе (когда точно известно, какой товар на какой полке должен храниться) размер недостачи сократился до 50 тысяч рублей (т.е. в 10 раз по сравнению с первоначальным значением!).
Другой пример связан с крупным складом запчастей, соответственно, цифры там побольше, но итог таков: после внедрения системы автоматизации склада размер недостачи сократился в четыре раза. Попутно и в первом, и во втором примере сократилось время комплектования заказа, снизилось количество ошибок при комплектовании заказа.
И в этой ситуации я знаю, что могу помочь предприятию справиться с обработкой гос. заказа. В области автоматизации предприятий накоплен большой опыт, и данное предприятие получило свою систему, собранную из готовых компонент, как из кубиков. Работа осложнялась тем, что директору приходилось буквально по минутке выкраивать между проверками документов, чтобы дать консультации по разрабатываемой системе.
Подобный сценарий: жалобные глаза директора, цейтнот по времени - повторяется регулярно. Обычно это связано с тем, что начинающему предприятию автоматизировать практически нечего. Со временем обороты растут, бизнес-процессы усложняются, а решения принимаются локальные, сиюминутные. И обычно всегда наступает такой момент, когда руководитель с удивлением обнаруживает, что его предприятие практически неуправляемо. Он бьется изо всех сил, пытается быть одновременно везде, но дел все больше и больше, и уже даже не остается времени чтобы подумать над ситуацией - рабочий день растягивается до 14-16 часов, затем - короткий сон и снова на работу, без отпуска и выходных.
Главная ошибка тут в том, что про автоматизацию надо думать сразу. Уровень автоматизации должен быть адекватен этапу развития предприятия. Обычно первым делом покупают компьютер бухгалтеру, затем секретарю, руководителю и т.д. И если для бухгалтера покупают сразу с компьютером бухгалтерскую программу, то секретарь и руководитель просто печатают документы в "Ворде" (MS Word), не зная о том, что тот же "Ворд" уже обладает элементами автоматизации. Вот несколько советов руководителям малых предприятий:
1. Никогда не привлекайте к вопросам покупки компьютеров и прокладки компьютерной сети просто знакомых компьютерщиков или студентов-шабашников. Ведь вы же вызываете телемастера при поломке телевизора, а не сами чините свой телевизор. Да и бухгалтерию вам ведет уж наверняка не студент-шабашник. Есть такое модное слово - аутсорсинг. Пользуйтесь услугами компьютерных мастеров.
2. Для оформления документов в "Ворде", "Экселе" (MS Excel) используйте исключительно шаблоны документов. Впоследствии, когда вам потребуется полноценная система автоматизации, оформленные по шаблону документы можно будет легко "загнать" в вашу новую систему автоматизации. Кроме того, данные шаблоны можно будет подключить к системе автоматизации и использовать как гибко настраиваемые печатные формы документов.
3. Появление первого компьютера - это частый предвестник появления еще одного компьютера и организации локальной компьютерной сети. Поэтому сразу озаботьтесь покупкой или арендой сервера. Для одного компьютера он будет выполнять роль хранилища резервных копий, для двух и более компьютеров - принт-сервера, шлюза в интернет и других сервисов. Тем более что для малых предприятий многие именитые производители выпускают недорогие и простые в обслуживании серверы.
4. Не делайте на "скорую руку" учет в "Экселе". Данная программа не предназначена для этого. Бизнес-процессы со временем слишком привяжутся к возможностям "Экселя", рано или поздно возникнет необходимость все переделать по-новому, с нуля. Такая переделка практически всегда сопряжена и с переделками бизнес-процессов, что дорого и болезненно для бизнеса. Пользуйтесь специально разработанными для малого бизнеса недорогими решениями, которые на сегодняшний день предоставляют многие крупные производители ПО. Обычно такое ПО маркируют приставками Lite, Express.
5. Не разрабатывайте свою собственную систему. Ищите готовые типовые решения. Если ничего из найденного не подходит, то, вероятнее всего, вы допустили ошибку при разработке бизнес-процесса, попробуйте его изменить так, чтобы он вписывался в одно из типовых решений (поэтому эти решения и стали типовыми - потому что они лучшие и подходят в большинстве случаев). Учтите, что типовые решения стоят значительно дешевле, а их внедрение происходит гораздо быстрее, чем разработка своей самописной системы.
Вот и все простые советы, совершенно не затратные и не требующие много внимания. Желаю вашему предприятию успешной автоматизации и победы над многоголовым монстром неразберихи и бюрократии!