Призрачный офис

По итогам прошлого года больше половины российских компаний вложили в среднем свыше 3,5 млн руб. в собственную цифровизацию: среди приоритетных расходов — экосистемные решения, которые помогают решить проблему «зоопарка» цифровых систем. Однако после экстенсивного развития предприятия сталкиваются с ростом затрат на координацию, который пытаются решить с помощью найма новых людей. Участники рынка рассказали «Ъ-Технологиям», почему эта модель не работает и сколько бизнес теряет на таких решениях.

Выйти из полноэкранного режима

Развернуть на весь экран

По данным Comindware, в 2025 году 62% компаний сообщали о затратах свыше 3,5 млн руб. на собственную цифровизацию. Годом ранее этот показатель составлял лишь 38%. Среди главных приоритетов расходов 78% респондентов называют внедрение как нового программного обеспечения, так и технологий. Кроме того, бизнес все чаще делает выбор в пользу экосистемных решений, поскольку в противном случае руководители не видят целостной картины.

«Зоопарк» решений является одной из главных проблем цифровизации, говорится в исследовании К2Тех, это также задерживает принятие управленческих и стратегических решений. Параллельно респонденты отмечают высокие скрытые затраты на поддержку разрозненных систем. Среди самых очевидных попыток решить эти проблемы они называют внедрение единого виртуального офиса, который помогает оптимизировать затраты как на персонал, так и на операционную деятельность.

«Эффективность — это не только темп сборки на конвейере, но и скорость "сборки" решений в офисном контуре. Мы давно прошли этап, когда цифровизация была просто модной темой, сейчас это необходимое условие устойчивого развития бизнеса»,— говорит директор по информационным технологиям ООО «АВТОЗАВОД Санкт-Петербург» Роман Цыганков. По его словам, основная проблема экстенсивного развития через бесконечный найм — это взрывной рост затрат на коммуникацию и координацию команды. Чаще всего компании пытаются справиться с этим с помощью привлечения новых людей, указывают опрошенные «Ъ-Технологиями» участники ИТ-рынка: «Впрочем, такой подход нельзя назвать успешным».

Автоматизация найма

Рост исключительно за счет найма — это модель, которая хорошо работает на ранних этапах, но со временем отдача от такого подхода снижается, отмечает коммерческий директор «Яндекс 360» Роман Королев. Основной риск здесь — нелинейный рост издержек: «Каждый новый сотрудник повышает нагрузку на коммуникации, управление и инфраструктуру. Без автоматизации это приводит к усложнению процессов и снижению управляемости». Так, замедляется время на принятие решений, после чего компания начинает терять скорость, что Роман Королев считает критичным в условиях конкурентного рынка.

Если компания игнорирует цифровизацию, каждый новый сотрудник не просто добавляет ресурс, он добавляет «шума»: появляются дополнительные чаты, дубли версий файлов, отмечает Роман Цыганков: «По нашим оценкам, из-за переключения между разрозненными мессенджерами и хранилищами компания может терять до 20% продуктивности — это чистые операционные потери». Именно поэтому многие компании переходят к формату виртуального офиса, где ключевые рабочие процессы объединены в единой цифровой среде. «Для нас было важно собрать все в "одно окно", когда почта, документы, мессенджеры и ВКС связаны в одну цепь — это убирает рутину поиска информации и ускоряет взаимодействие команд. Инструменты виртуального офиса "Яндекс 360" помогли нам решить эту задачу»,— комментирует господин Цыганков.

Нужных специалистов на рынке фактически нет. В первую очередь это касается регионов, где от этого особенно страдает промышленность. Все это приводит к тому, что конкуренция за кадры разгоняет зарплаты, уточняет заместитель гендиректора интегратора цифровых решений для промышленности ГК «Ультиматек» Павел Приедитис: «Дальше включается нелинейный рост издержек: каждый новый сотрудник — это не только ФОТ, но и рабочее место, лицензии, обучение, управленческая нагрузка. После определенного порога затраты на нового специалиста превышают доходы, которые он может принести компании». Параллельно теряется управляемость: без цифровой инфраструктуры информация расползается по чатам, решения замедляются.

Со схожей проблемой ранее столкнулись в ГК «Соллерс»: при росте числа проектов прежними «ручными» методами было уже невозможно удерживать в фокусе план-факт по трудозатратам. Сейчас в ведущей автомобильной компании используют виртуальный офис «Яндекс 360». «Каждый новый сотрудник вне единой цифровой среды добавлял не столько продуктивности, сколько коммуникационных шумов, дублирования функций и ручного согласования»,— указывает начальник отдела цифровой трансформации ГК «Соллерс» Георгий Техов.

Единое вложение

У большинства компаний параллельно работают четыре-пять различных систем: почта, мессенджер, видеосвязь, хранилище данных, документы, напоминает Павел Приедитис. При этом, если смотреть на структуру затрат, основной резерв повышения эффективности сегодня находится не в прямом сокращении персонала, а в снижении скрытых операционных издержек — тех, которые неочевидны на уровне доходов и расходов, но масштабируются вместе с бизнесом, указывает Роман Королев: «Важную роль играет стоимость коммуникации. В компаниях с разрозненными инструментами значительная часть рабочего времени уходит на поиск информации, согласования и переключение между сервисами. По нашим данным, команды, использующие инструменты для совместной работы, могут повысить продуктивность на 25%». В результате речь идет о системных потерях времени, которые накапливаются в масштабах всей организации. Единая экосистема сервисов сокращает эти временные потери за счет сквозных сценариев, считает господин Королев.

С ним соглашаются и опрошенные «Ъ-Технологиями» участники рынка. Переход на единую экосистему сокращает совокупные расходы на ПО для коммуникаций и работы с данными на 30–40%, оценивает Павел Приедитис.

Например, в ГК «Соллерс» использование виртуального офиса снизило скрытые издержки на передачу информации, отмечает Георгий Техов: «Мы оцифровали ввод трудозатрат и план-фактный анализ проектов в "Яндекс Трекере". Единый портал на базе "Яндекс Вики", доступный рабочим на терминалах в цехах, также снизил затраты на печать, актуализацию и распространение бумажных регламентов и распоряжений».

В ГК «Данафлекс» среди главных преимуществ при использовании виртуального офиса «Яндекс 360» называют цену за пользователя. Компания значительно сократила лицензионные платежи, говорит ее гендиректор Усман Джантемиров: «Ничего критического не произошло — в короткие сроки мы просто перестроили процессы. Благодаря достаточно комфортному API полностью перекрыли функциональную потребность бизнеса, при этом сократили расход более чем вдвое». Также топ-менеджер видит потенциал сокращения затрат на инфраструктуру и серверные мощности в более глубокой интеграции.

Предприятия, у которых отсутствует единый контур, могут столкнуться с потерей документов, расхождением версий, а также дублированием задач, отмечает Роман Королев. Одна консоль управления вместо нескольких разгружает ИТ-отдел и службу технического сопровождения, а часть ресурсов можно перенаправить на профильные задачи, соглашается Павел Приедитис.

Цифровизация на общих правах

Первыми под автоматизацию бизнес-процессов должны подпадать «точки боли», где стыкуются разные службы и теряются данные, считает Георгий Техов. У «Соллерса» таким процессом стал сквозной учет задач: от стратегических ITMS-проектов до операционных заявок в «Яндекс Трекере», уточнил он. Второй приоритет, по его словам,— это аналитика для руководства: «Быстрая победа достигается, когда вы начинаете транслировать сырые данные из "Трекера" и "Форм" в DataLens и демонстрируете руководителям дашборды, которые раньше они ждали неделями».

Ключевой критерий — экономический эффект от автоматизации конкретного процесса, уточнил руководитель по технологическому развитию «Яндекс 360» Сергей Педченко: «В первую очередь имеет смысл автоматизировать те сценарии, которые либо повторяются ежедневно и задействуют большое количество сотрудников, либо наиболее зависимы от скорости реакции. К таким процессам обычно относятся коммуникации, работа с документами и управление задачами».

Так, в рамках «Данафлекса» наиболее уязвимым моментом были коммуникации, подтверждает Усман Джантемиров: «Ускоряет и упрощает формирование коммуникации, планирование встреч связка "календарь—почта—телемост—мессенджер". Ты можешь мгновенно организовать массовый созвон или встречу в телемосте, а также оперативно связаться с коллегами внутри компании через мессенджер». Так, при наличии собственных компетенций внутри компании с помощью глубокой интеграции можно повысить эффективность использования виртуального офиса через API, интегрировав его в рабочие процессы, уточнил топ-менеджер.

Поэтому автоматизация бизнес-процессов не заменяет сотрудников, а меняет характер их работы, резюмирует Роман Королев: «Она позволяет освободить время от рутинных задач и перераспределить его в пользу аналитики, принятия решений и развития бизнеса».

Юлия Датская