«В компании не почувствовали трудностей при переходе на российские сервисы»
Николай Кныш — об автономизации «Лемана ПРО» в ходе ребрендинга
Помимо ребрендинга в сети «Лемана ПРО» произошли менее заметные, но не менее глобальные изменения — компания сменила IT-вендоров и перешла на российские цифровые решения. Как и почему это произошло и какую роль в таком переходе играл «Яндекс 360», «Ъ-Review» рассказал технологический директор IТ-компании «Лемана Тех», которая строит техплатформу для бренда, Николай Кныш.
Николай Кныш, технологический директор компании «Лемана Тех»
Фото: предоставлено «Лемана Тех»
Николай Кныш, технологический директор компании «Лемана Тех»
Фото: предоставлено «Лемана Тех»
— Какие иностранные IT-решения использовала компания для организации операционной активности, когда была частью международной группы?
— У нас все было как по учебнику. Google Workplace и Microsoft Office 365 — максимальный пакет, с полным набором сервисов. Привычные инструменты, высокая производительность, никаких проблем с обучением: все выросли на продуктах Microsoft.
Из систем для разработки использовали Atlassian: Jira, Confluence, баг-трекеры, базы знаний, учет трудозатрат. Все, что касается разработки, сопровождения, внутренней жизни IT,— все там. В какой-то момент стало понятно, что лицензии на Microsoft и Atlassian не будут продлены. В начале лета 2022 года мы начали искать замену. Естественно, искали готовые российские решения: возможности участвовать в бета-тестировании сервисов у нас не было.
— В связи со сменой IT-вендоров какие именно новые цифровые решения и для каких бизнес-процессов применялись?
— Первое, что было критично,— совместная работа с файлами: SharePoint, OneDrive, доступ для редактирования. Второе, что оказалось под давлением,— управление IT: баг-трекинг, планирование, база знаний. У нас была внутренняя экосистема, все процессы выстроены, включая отчетность, капитализацию затрат и внутренние KPI. Все это — остов нашей работы. Пришлось быстро пересаживаться — буквально за месяц.
— На какие критерии вы обращали внимание при выборе нового решения и почему остановились на «Яндекс 360»?
— Подход к выбору решения одинаковый для продуктов любой сферы. Во-первых, партнер должен соответствовать нашим требованиям. Во-вторых, партнер должен быть надежный, потому что нам важно выстроить долгосрочные отношения. В-третьих, с учетом нашего фокуса на автономность мы должны иметь возможность оптимизировать выбранное решение под наш бизнес. В-четвертых, для бизнеса немаловажную роль также играет стоимость решения. Поэтому по результатам тендера мы выбрали виртуальный офис «Яндекс 360».
Мы и раньше частично использовали сервисы «Яндекс 360». Например, «Яндекс Диск» как бэкап для хранения и общего доступа к информации. Это была своего рода страховка. И в итоге, когда Microsoft стал недоступен, мы уже были на «Диске» от «Яндекс 360». Кстати, именно такой подход позволил нам без лишней головной боли перенести все данные буквально за один день, когда нужно было перейти на российское решение.
К тому моменту у нас уже было стратегическое партнерство с «Яндекс 360» — партнер надежный, экспертиза сильная.
Это было естественное решение, переход оказался бесшовным: для всего сделаны бэкапы, ссылки заменили — и поехали.
— Сколько занял переход и как повлиял на операционные показатели, производительность?
— Часть первая — Jira. Без нее наша команда не может работать: там учет задач, трудозатрат, регламентов. Нам сказали: через квартал лицензии не будет. Мы занялись подготовкой — обучением, переносом данных, коммуникацией. «Яндекс 360» помог с доработкой загрузчиков и миграцией. Мы организовали переход за один месяц. В результате рванули с места в карьер: в пятницу вечером выдернули рубильник, в понедельник все зашли в «Трекер». Первые две-три недели лихорадило: основная причина — непривычный интерфейс, но со стороны «Яндекс 360» была полная поддержка. Мы на ходу что-то догружали, докручивали и в целом быстро решали все возникающие трудности. Основная задача была не потерять данные, это ключевой риск. Мы аккуратно выгрузили все из Jira — частично руками, частично с помощью команды «Яндекс 360» и их загрузчиков.
Они дорабатывали скрипты на лету — и это сильно помогло. В итоге 100% информации удалось перенести.
Когда Microsoft отключился, мы уже были готовы. Некоторые сотрудники вообще не заметили перемен. Это важный момент — сохранить привычные процессы. Люди не должны чувствовать, что с понедельника у них все по-другому. Мы старались обеспечить максимально бесшовный переход и, по сути, его достигли.
— Сколько человек работает на новых системах?
— Около 11 тыс. сотрудников компании так или иначе связаны с офисной работой и являются потенциальными пользователями сервисов. Вот эти 11 тыс. просто в понедельник сели и продолжили работу — уже на новой платформе и с новым интерфейсом.
— Как именно вендор помогал вам преодолевать трудности? Насколько эффективно, быстро?
— При переходе на «Трекер» первый месяц легкого шторма мы провели вместе. Даже если ты айтишник, все равно ты какое-то время потратишь, чтобы найти свою любимую кнопку, не говоря уже, например, о сотрудниках магазинов или складов. Люди писали в поддержку, задавали вопросы. Рост обращений был ожидаемый, особенно с удаленных точек. В переходе на «Трекер» команда «Яндекс 360» оказывала помощь как в сопровождении, обучении новым интерфейсам, так и в доработке новых загрузчиков.
При переходе на «Яндекс 360» мы скорее помогали людям привыкнуть к новому интерфейсу, сам переход был в целом безболезненным. Задним числом могу сказать, что мы зря пренебрегли премиум-поддержкой, к которой у нас был доступ. Сэкономили бы время, возможно, многие вопросы решили бы еще быстрее, эффективнее и веселее, если бы пользовались премиум-поддержкой в полной мере.
Если говорить про трудности, глобально их было две. Одну я уже обозначил — это интерфейс новых сервисов. Просто приходилось обучать людей тому, как этим пользоваться. Вторая — нехватка определенного функционала. Atlassian 15 лет делает только трекер Jira — там и отчеты, и метрики, и всякие спринт-дэшборды. «Яндекс Трекер», конечно, моложе. Нам пришлось выстраивать свою систему отчетности, чтобы продолжать измерять эффективность команд.
Кроме того, мы привыкли, что в Microsoft Excel мы можем взять файл на 30 тыс. строк и одновременно силами 150–200 человек его редактировать. К сожалению, на момент нашего перехода на «Яндекс 360» сервис не умел обрабатывать такие объемы. В новой версии онлайн-редактора документов от «Яндекс 360» такой проблемы нет.
— Какие инструменты вы используете сейчас — только базовые функции или есть кастомизированные решения, адаптированные под ваши задачи?
— Мы используем «Трекер» и весь «Яндекс 360» плюс всю экосистему управления эффективностью IT и управления знаниями. У нас есть ряд запросов в отношении сервисов, которые необходимо адаптировать конкретно под нас, и мы с коллегами активно общаемся. Хорошо, что компания открыта к обратной связи от клиентов.
— Многие ритейлеры используют ИИ для повышения внутренней эффективности и оптимизации расходов. Планируете ли вы развивать это направление своего бизнеса?
— Базовая вещь для всех ритейлеров — генерация карточек товаров, это большой объем работы, который можно автоматизировать, а людей перенаправить на помощь клиентам. Мы уже используем ИИ для создания карточек товаров, и оценили эффект от этого решения. Стоимость написания одной карточки снизилась более чем на 95%. Кроме того, уменьшилось время ожидания. Раньше описания появлялись на сайте минимум через две недели: скорость размещения зависела от работы подрядчика. Сейчас создать их можно в день появления товара на сайте. Также у нас есть пилот по генерации фонов изображений, это история про существенную экономию средств, так как организация съемки — это недешево. Плюс в IT мы используем YandexGPT для юнит-тестирования: нейронка занимается генерацией и прогоном тестов. Это позволяет нам разгрузить разработчиков от механической работы.
— Как изменились качество управления и коммуникации внутри компании от перехода на «Яндекс 360»?
— У нас есть такая внутренняя метрика, как бюджет потерь. Когда мы что-то делаем, потенциально оцениваем потери бизнеса от этих действий. Чаще всего эта метрика применяется к аварийным ситуациям и большим миграциям.
Бюджет потерь при миграции на сервисы «Яндекс 360» равен нулю. И мне кажется, это лучшая метрика из тех, что могут описать переход.
Процессы не остановились, компания миграции не заметила. Клиенты даже не узнали, что у нас что-то поменялось.
В целом переход максимально успешный. Да, были просадки в производительности в первые две-три недели, особенно у административных и территориальных команд, но все быстро стабилизировалось. Мы не потеряли данные, не остановили процессы — миссия выполнена.