Печать документов — неотъемлемый процесс в любой компании. Но далеко не все задумываются о том, какой процент от выручки каждый год может уходить на него, и как он зависит от нецелесообразного использования ресурсов организации. Казалось бы, контролировать это практически невозможно, но у любой проблемы есть решение, а в случае с сервисом для мониторинга офисной печати это решение комплексное.
Фото: Предоставлено ПАО «Ростелеком»
Фото: Предоставлено ПАО «Ростелеком»
Ростелеком представил новое решение для бизнеса — «Система офисной печати». Это программное обеспечение (ПО) для мониторинга работы многофункциональных устройств и управления печатью.
В компании напоминают: затраты на процесс печати документов могут составлять до 14% от выручки организации. И крайне редко об этом задумываются и руководители предприятий, и сотрудники. Нецелесообразное и неконтролируемое использование принтеров приводит к росту этих затрат: на расходные материалы, техническое состояние оборудования и т.д. Ведь в среднем только один сотрудник использует около 1,5 тыс. листов бумаги в год.
Решение Ростелекома направлено на оптимизацию печати в компании: от контроля лимита доступности печатных устройств для каждого сотрудника до мониторинга технического состояния каждого устройства. Так, через «Система офисной печати» руководитель может получить отчет о состоянии любого принтера в компании и в случае необходимости отправить автоматически сформированную заявку на обслуживание устройства. А контроль доступа к системе поможет избежать лишних расходов коммерческих материалов.
Личный опыт
Ростелеком является одним из крупнейших пользователей своей системы: она работает в 217 офисах компании на 135 тыс. сотрудников.
Личный пример показал компании-разработчику, что с системой возможно сократить до 28% общего объема печати и до 47% операционных расходов. А также опыт компании показал, что 7% страниц, отправленных на печать, не потребовались с момента внедрения. Это привело компанию к выводу, что продукт не только оптимизирует расходы на процесс печати документов, но и помогает организации стать более экологичной, формируя у сотрудников бережное отношение к бумаге как ценному ресурсу.
Подходит всем
Фото: Предоставлено ПАО «Ростелеком»
Фото: Предоставлено ПАО «Ростелеком»
Решение Ростелекома может быть запущено на любом оборудовании организации, которая заботится о целесообразном расходе своих ресурсов. В самой компании считают, что в первую очередь оно будет полезно предприятиям в отраслях энергетики, строительства, ритейла и оптовой торговли, медицины, образования и ЖКХ. При этом продукт Ростелекома — полностью сертифицированное отечественное IT-решение, которое доступно для закупок госсектором.
Пользователями системы могут стать коммерческие директора компаний, директора по закупкам и технические директора. Именно на них возложена ответственность и за распределение ресурсов компании, и за грамотное использование их коллективом.
Защита информации
Специалисты в области информационной безопасности признают, что значительная доля инцидентов, например, кража коммерческой информации, происходит не по вине хакеров, проникающих в инфраструктуру извне, а из-за действий сотрудников компании. Иногда намеренных, а иногда неосознанных, подчас связанных с невнимательностью персонала. Так, наиболее распространенными сценариями в российских организациях в этом году стали кража данных сотрудниками, например, с целью продажи, хищение средств, увод клиентской базы, объясняют на рынке информационной безопасности.
В Ростелекоме напоминают, что распечатка документов — частный способ кражи ценной информации злоумышленниками. В то время как обработка данных для печати через ПО «Система офисной печати» поможет защитить их от неправомерного доступа и сразу даст знать ответственному лицу, если ценная информация покидает периметр сети.
Доступ к системе осуществляется через персональный кабинет ответственного сотрудника, а работать в системе можно как с компьютера, так и со смартфона через фирменное приложение, что также обеспечивает безопасность конфиденциальной информации.
ПАО «Ростелеком»
Реклама