Grand Pharm Trade — один из лидеров на рынке фармацевтических изделий Узбекистана, ведущий бизнес по всем направлениям: оптовая торговля, дистрибуция, продажа франшиз аптечных сетей «Бест Фарм» и собственная сеть аптек «Гранд Фарм». Всего в сети в настоящее время 295 аптек, а также функционируют 14 складов по всем регионам Узбекистана.
Название — Grand Pharm Trade
Количество сотрудников — около 730 чел.
Отрасль — фармацевтика
Головной офис — Ташкент, Узбекистан
Адрес сайта — www.grandpharm.uz
Начало
Имевшиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали современным требованиям эффективного управления бизнесом и его активного расширения. После изучения опыта других компаний в сфере фарм-дистрибуции Grand Pharm Trade приняла решение о внедрении SAP S/4HANA EWM. Трансформации должны были подвергнуться практически все бизнес-процессы, касающиеся финансов: бухгалтерия и отчетность, налогообложение, учет по МСФО и пр. Также требовали трансформации процессы закупок, планирования, логистики, маркетинга и продаж, управления активами, частично HR и др.
Цель
- Перевести все бизнес-процессы финансового блока в единое цифровое решение для более эффективного управления.
- Стандартизировать все процессы для легкого масштабирования и тиражирования в новые регионы при дальнейшем росте бизнеса.
Реализация
Имеющиеся системы учета бизнес-процессов не отвечали требованиям компании для эффективного управления бизнесом и его активного расширения. До начала проекта компания изучила опыт других игроков фарм-рынка из России, Украины и Казахстана, успешно внедривших функционал SAP. При этом учитывались реалии местного законодательства. До внедрения SAP операционная деятельность и бухгалтерский учет велись в разных системах. Многие процессы закупок (договоры, заказы и т.д.) велись вне автоматизированных систем. С ростом бизнеса дальнейшее поддержание прежних моделей не представлялось возможным, и это только убедило компанию в необходимости оптимизировать и объединить все процессы бизнеса в единой системе. Для этого понадобились изменения во всех направлениях деятельности. Наибольшей трансформации подверглись финансовые процессы, закупки и логистика.
Решения SAP
- SAP S/4HANA:
FI — финансы
CO — контроллинг
SD — сбыт
LO — логистика
MM — управление материальными потоками
HR — управление персоналом (частично)
EWM — расширенное управление складским хозяйством
PO — интеграция с POS-системой
CAR — управление POS-данными
Как стало
Бизнес-процессы в SAP разделены и интегрированы в единой системе, что позволило избежать дублированных работ и значительно сократить объемы работ в отделе бухгалтерии. Были настроены автоматические проводки бухгалтерии при каждом движении товара в системе. Также в компании сформирован централизованный процесс некоммерческих закупок (материалы, услуги и ОС). Это повысило прозрачность и плановость процесса. Учет и контроль операционных расходов был оптимизирован, начато ведение на уровне МВЗ (место возникновения затрат) – таким образом, стала видна реальная рентабельность каждого направления бизнеса. Создана централизованная база бизнес-партнеров и медикаментов, материалов, услуг и ОС по всем регионам. Благодаря использованию матрицы ролей и полномочий на базе решения от SAP задачи конечных пользователей персонализированы и стандартизированы. Это, в свою очередь, позволило снизить риск случайных ошибок пользователей и повысить производительность персонала. Данные для принятия управленческих решений стали более достоверными, прозрачными и корректными, а также доступными в режиме реального времени.
Результат
Внедрение комплексных решений SAP дало возможность перехода бизнеса от технической трудоемкой работы к более аналитической плановой деятельности. Централизация и стандартизация бизнес-процессов открыли перед компанией возможность быстрого и простого масштабирования, тем самым сделав бизнес способным к динамичному росту.
Значимые цифры
- Время на закрытие финансового периода по бухгалтерскому учету сократилось на 25 дней — с 40 до 15 дней
- Время на закрытие финансового периода по управленческому учету (МСФО) сократилось на 30 дней — с 40 дней до 10 дней
- Сократилась нагрузка на сотрудников — с 6-дневной рабочей недели удалось перейти к 5-дневной с сохранением/увеличением объема продаж
- Выросла скорость обработки заказов — в один рабочий день теперь собирается и отгружается на 30-35% позиций больше, чем в прошлом году
- Оборачиваемость товаров на складе выросла на 45-50%
- Объемы продаж увеличились на 15-20%
- Объем некоммерческих закупок сократился примерно на 30% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года; более того, запущена продажа излишних запасов
- Инвентаризация, которая проводится 1-2 раза в год на одном складе, сократилась по времени: раньше это занимало 5-6 рабочих дней, теперь 1 день
Фирдавс Ташметов, руководитель отдела по развитию бизнеса ООО «Гранд Фарм Трейд»
За счет централизации и стандартизации процессов в компании улучшилось взаимодействие между подразделениями/регионами, зародилась корпоративная культура, был получен положительный имиджевый эффект перед всеми бизнес-партнерами: клиенты, поставщики, сотрудники, инвесторы и, конечно же, контролирующие органы. Все это было бонусом к достигнутым целям по разрешению выше отмеченных задач