Год назад компания Castrol внедрила в своем датском офисе новую технологию обработки заказов и закупок продуктов — ERP-систему, интегрированную с Интернетом. И теперь управление всеми заказами, например, из России ведется через web-сайт в Копенгагене. Финансовый директор Castrol Denmark ФЛЕММИНГ БАРНЕВИЦ (Flemming Barnewitz) сказал АЙВАНУ, что затраты на внедрение новой системы окупились за один год.
— Какую проблему вы пытались решить с помощью внедрения новой системы обработки заказов?
— До 2000 года все поставки наших продуктов в Россию осуществлялись из немецкого офиса Castrol, в котором работала система, обновлявшая данные по закупкам, счетам и скидкам раз в месяц. В конце каждого месяца менеджеры в России и в Германии обновляли базы данных, а потом весь следующий месяц сводили концы с концами, пытаясь найти причины несоответствия цифр. В конце концов всем это надоело, и во второй половине 1999 года мы решили внедрить систему управления предприятием, которая позволяла бы оформлять заказы и управлять складом в удаленном режиме. А поскольку за рынки Восточной Европы и Прибалтики к этому времени отвечал уже Castrol Denmark, то система должна была объединить российский и датский офисы Castrol. Впрочем, не только российский: в прошлом месяце, например, такую же систему мы запустили в латвийском офисе, и все его сотрудники имеют теперь точно такие же возможности.
— Что это за возможности?
— Нам необходимо решать четыре задачи: выставлять клиентам счета; вести учет контрактов; контролировать наши внутренние закупки и прогнозировать запасы; учитывать бонусы, которые мы предоставляем клиентам. Для оперативности всю эту информацию нужно передавать через Интернет, но обеспечить ее надежную защиту. Для реализации проекта мы выбрали технологию виртуальной частной сети (Virtual Private Network, VPN). Что мы получили? Наши менеджеры в восточноевропейских офисах Castrol работают с ERP-системой через Интернет. Для них такое удаленное подключение выглядит так же, как прямое соединение из локальной сети головного офиса Castrol Denmark. Все заказы обрабатываются в режиме on-line, и сотрудники головного и региональных офисов находятся в равном положении. И хотя данные передаются через общедоступный Интернет, они полностью защищены. А экономия большая: такую же защиту можно было бы обеспечить, проложив во все региональные офисы выделенные линии, но тогда стоимость проекта возросла бы во много раз.
— Оценивали ли вы эффект от внедрения системы?
— Напрямую нет. Но выгода очевидна. Когда мы переносили российские операции из Германии в Данию, руководство компании поставило задачу, чтобы в Копенгагене поддержкой системы занималось вдвое меньше сотрудников, чем в Германии. Мы этого добились: только за счет сокращения персонала система окупилась за год. Потратили же мы на ее внедрение $175 тыс. Наиболее важно то, что мы получили единую базу данных по всем нашим контрактам в России и еще по десяти рынкам, входящим в сферу ответственности Castrol Denmark. Главным результатом стало очевидное повышение эффективности работы — прежде всего обработки заказов — и экономия ресурсов: за год мы смогли построить четко работающий механизм поставок. При этом ERP-систему устанавливали только в головном офисе, но эффект такой, будто она работает и во всех региональных.
— Как вы собираетесь развивать эту систему?
— В будущем наши клиенты смогут напрямую вносить свои заявки через Интернет — делать заказы в интернет-магазинах местных представительств Castrol. Все эти заказы будут автоматически попадать в бэк-офис — нашу ERP-систему — и централизованно обрабатываться. Кроме того, мы хотели бы, чтобы система давала нам возможность дифференцировать всех клиентов по классам покупаемых продуктов, объемам закупок и другим параметрам, чтобы мы могли использовать эту информацию для более точного планирования деятельности. То есть внедрить полноценное решение для управления отношениями с клиентами. Осенью мы намерены перейти на новую версию ERP-системы Axapta, в которой рассчитываем реализовать эти возможности.
Полностью интервью с Флеммингом Барневицем опубликовано на сайте www.ione.ru.