12 мая опубликован Приказ ФНС России об утверждении форматов электронных счетов-фактур. Тем самым получено разрешение, по сути, последнему бумажному бухгалтерскому документу стать электронным. О том, что означает переход на электронный документооборот для российских компаний, рассказал руководитель системы обмена электронными документами Диадок Антон Сизов.
— С чем связан такой интерес к принятию приказа ФНС России о форматах счетов-фактур, который утвердил недавно Минюст России? Ведь, по сути, электронный документооборот законодательно разрешен в России еще с 2002 года…
— Действительно, в 2002 году принят закон «Об электронной цифровой подписи». С того момента российский бизнес начал вступать в эру электронного документооборота. Возможность выставлять счета-фактуры в электронном виде была законодательно закреплена также достаточно давно, еще с 2010 года. Это право прописано в 229-ФЗ (изменения в ст.169 Налогового кодекса). Но из-за бюрократических проволочек компании не могли полностью перейти на электронный документооборот: отсутствовали формы и форматы электронных документов. С принятием Приказа ФНС России «Об утверждении формата счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур… в электронном виде» можно сказать, нормативно-правовая база полностью сформировалась. Теперь компании, используя электронные документы, могут быть твердо уверены: эти документы разрешены законодательно, они имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
— Какие перспективы открываются у российских предприятий с использованием электронных документов, в частности, счетов-фактур?
— Электронные документы, бесспорно, обладают преимуществами перед бумажными. Во-первых, их использование позволяет уменьшить налоговые риски. Объясню: при неправильно оформленном счете-фактуре или его отсутствии налоговая инспекция вправе доначислить НДС. Суммы доначислений могут быть значительны и, конечно, снижают прибыль компании. В электронных документах проследить наличие ошибок значительно проще, а значит, претензий со стороны налоговых органов не будет. Еще одно преимущество – в скорости доставки документов и в гарантии доставки. Вы знаете, что сейчас счет-фактура может идти от отправителя к адресату неделями. И за эти недели, если не месяцы, они могут пропасть, затеряться – с ними может произойти что угодно. Электронные же документы доставляются со скоростью света. А квалифицированный оператор документооборота гарантирует доставку документа до адресата. Кроме того, работа с электронными документами абсолютно прозрачна, а их стоимость достаточно низкая.
— Есть ли уже примеры успешного внедрения электронного документооборота на российских предприятиях?
— Наша система по обмену электронными документами Диадок существует на рынке с 2010 года. И за это время нами, конечно, сделано немало. Мы работали над расширением функциональных возможностей системы, так Диадок стал совместим с любой учетной системой, а для пользователей 1С у нас разработан специальный модуль, позволяющий отправлять документы, не выходя из программы. Мы также успешно привлекаем крупнейшие российские компании для внедрения электронного документооборота. Сначала в тестовом режиме, потом – в полноценном варианте. Мы считаем: чтобы добиться успеха, нужно быть первым. Этот принцип как нельзя лучше подходит к электронному документообороту. Ведь технологии не стоят на месте. Если всего несколько лет назад электронная отчетность была чем-то далеким, уделом избранных, то сейчас это реальность. Ее используют около 60% налогоплательщиков. Также будет и с обменом электронными документами. Это уже осознали такие компании, как Ростелеком, торговая сеть BILLA, крупнейший фармдистрибьютор «Протек», «Кировский завод» и многие другие, которые успешно начали переход на электронный документооборот вместе с Диадоком. Кстати, в Европе, где так называемый e-invoicing (электронный документооборот) начал внедряться намного раньше, преимущества безбумажных документов уже оценили. В Германии, например, при переходе на электронные счета-фактуры было сэкономлено около 54 млрд. евро. По оценкам ФНС России, переход на электронные документы в стране в течение первых шести лет позволит сэкономить около 240 млрд. евро. Такие цифры нас впечатляют!
— По оценкам СКБ Контур, российские компании ежегодно передают около 45 млрд. первичных бумажных документов. На Ваш взгляд, какая доля от них может быть переведена в электронный вид?
— Оценить развитие всего рынка электронного документооборота достаточно проблематично. Если говорить конкретно про счета-фактуры, по нашим прогнозам, через год после вступления в силу Приказа об утверждении форматов документов электронными станут 0,8% от всех счетов-фактур. Уже через пять лет эта цифра может вырасти до 20-30%. Но Приказ еще не вступил в силу. Его публикация ожидается в ближайшее время. Впрочем, еще раз подчеркну: уже сейчас компании могут использовать электронные документы с полной уверенностью, что они имеют юридическую силу.
— Какие меры нужно предпринять организации, которая приняла решение о переходе на безбумажный документооборот?
— Первым делом компании стоит определиться с оператором электронного документооборота. Помимо обычных требований к поставщикам услуг (опыт работы, размер бизнеса, качество поставляемого продукта и обслуживания) важную роль играет и география присутствия оператора. Его представительства должны быть во всех городах, где присутствуют контрагенты компании. Оператор также должен иметь опыт работы с контролирующими органами. Если компания небольшая, на начальном этапе достаточно будет лишь приобрести сертификаты электронных подписей для лиц, уполномоченных подписывать документы, и подать заявление на подключение. Если организация более крупная, со своими выстроенными внутренними движениями документов, собственной системой учета – то потребуется полный анализ всех бизнес-процессов, связанных с бумажным документооборотом, и интеграция систем. Эти трудности легко решаются, если вы имеете дело с надежным оператором документооборота, таким как Диадок. Любые вопросы по использованию электронных документов и счетов-фактур можно задать нам по бесплатному круглосуточному номеру: 8-800-333-1-007 или уточнить на сайте системы Диадок.