Прочитав о том, что мой любимый портал проводит конкурс, я решила поучаствовать. Для меня самой понятие ERP-системы являлось чем-то непонятным и неизведанным. Изучив этот вопрос в деталях, я поняла, что ERP-система необходима и для нашей компании. Я работаю в небольшом рекламном агентстве, штат сотрудников у нас 18 человек. Из них: один — директор, один — юрист (это я), трое менеджеров, два бухгалтера, четыре дизайнера, два архитектора, четыре печатника и один секретарь. Наше предприятие считается малым бизнесом.
Таким образом, я начала исследование понятия ERP-системы. Проанализировав литературу на данную тему, я обнаружила, что данная тема была предметом для исследования, начиная с 2000 года. Кроме всего, нашла достаточное количество диссертаций (около 15) на данную тему. Ознакомившись, выборочно, с имеющейся литературой, я начала анализ, для чего именно нашей компании нужно было бы использование ERP-системы. Все это я затеяла для того, чтобы в наиболее выгодном свете преподнести директору эту информацию. И не просто преподнести, а заинтересовать его в необходимости внедрения данной ERP-системы в деятельность нашей компании.
Проанализировав стоимость такого «внедрения», поняла, что это достаточно «дорогая» программа. Тем не менее, увидев объявление, что имеется такая вещь как «коробочная» ERP-система для малого бизнеса, стоимость которой составляет примерно 5000 у.е., решила, что для нас это цена приемлема, учитывая то, сколько времени мы будем экономить, и сколько информации не будет «зависать» и проходить мимо нас.
Принцип нашей деятельности в настоящее время сводится к следующему: мы храним всю необходимую информацию в рамках четырех отделов, непосредственно работающих с клиентами. У каждого отдела свои программы, таблицы и схемы, которые разрабатываются самими отделами для более удобной работы. Кроме этого, у каждого менеджера удобная ему схема работы с заказчиками. Поэтому данные у нас неоднократно дублируются, причем не всегда с учетом последних обновлений и не всегда без ошибок. Кроме того, некоторая часть данных хранится исключительно в бумажном виде, что всегда крайне неудобно. Так, если клиент хочет выяснить, как движется его заказ, то звонит менеджеру. Менеджер смотрит, какому из дизайнеров, архитекторов направлен заказ или же он уже у печатников. Затем звонит в этот отдел, где узнает, кто за заказ отвечает, потом идет звонок ответственному лицу и т.д. Иногда случается, что заказ проследить не удается, и он «зависает» в воздухе и возобновляет свою работу только после очередного звонка клиента. Многие клиенты, после такого «зависания» меняют нас на наших же конкурентов. Данную схему «косяков» можно продолжать и дальше, но я, как лицо заинтересованное в процветании и развитии моей компании, хочу остановить этот процесс...
Так для чего же нужен переход к ERP-системе для нас как представителей малого бизнеса? Далее представлены именно те аргументы, которые мой директор посчитал убедительными:
Главная цель - повышение управляемости бизнеса, а значит, увеличение его эффективности!
Что даст объединение данных для директора компании:
• при использовании ERP затрудняются манипуляции с данными, поскольку данные едины, и все подразделения используют одну и ту же систему;
• в случае установки на наши компьютеры ERP-системы (коллективной базы данных) появится возможность получения информации по всему, что происходит в нашем офисе от и до;
• ERP-система поможет снизить риски и увеличить прибыль за счет оперативного принятия решений и их точности;
• ERP-система поможет быстро ориентироваться в любой ситуации и повысить вероятность принятия правильного решения за счет оперативного информирования о проблеме и ее точного определения;
• ERP-система позволит снизить уровень ресурсов, выделяемых для проверки и контроля.
Что даст объединение данных для сотрудников:
• ERP поможет проследить заказ клиента с того момента, когда он поступил к менеджерам в отдел и до того, как заказ был предоставлен заказчику и бухгалтерия выставила счет;
• с использованием ERP-системы исключаются многократные ошибки ввода информации, потери документов и тому подобные казусы. В итоге заказы обрабатываются быстрее и без ошибок;
• ERP-систему легко можно интегрировать с другими офисными программами, такими как 1С:бухгалтерия, кадры и др.;
• ERP-система позволит сократить потерю рабочего времени за счет исключения дублирования данных между отделами и между работниками и поможет беспрепятственно обмениваться данными между отделами компании;
• ERP поможет усовершенствовать методы учёта отработанных часов, а также методы сообщения сотрудникам об изменениях зарплаты, условий страховки, пенсионного фонда;
• ERP поможет усовершенствовать кадровый подбор, перспективы роста, переподготовки и т.п.
Преимущества ERP системы можно отразить исходя из другой классификации:
Информированность - Все необходимые данные для принятия решений о развитии бизнеса или любых операционных решений доступны из единого хранилища данных. Это, конечно, не страхует от принятия неверного решения, но создает необходимую базу для его осмысленного принятия.
Управление - Формализация бизнес-процессов компании предохраняет ее от «растекания» и обидных операционных ошибок.
Интеграция - Все отделы компании связаны друг с другом, и более не возникает необходимости многократного ввода одной и той же информации или сверки результатов.
Контроль - Появляются широкие возможности для контроля и предотвращения несанкционированных действий пользователей.
Таким образом, мои доводы оказались убедительными, и мой директор готов вкладывать деньги во внедрение ERP-системы, понимая при этом, что результат может быть не только положительным. Риск есть всегда, как в жизни, так и в работе, но мы сделаем все, чтобы внедрение ERP-системы в нашу организацию было нацелено только на положительный результат!