В 2001 году руководство столичной сети кофеен «Кофе Хауз» решило выработать и внедрить единые стандарты работы во всех своих заведениях. Однако слишком поспешное насаждение новой корпоративной политики привело к тому, что за несколько месяцев обороты сети упали на 20%, а больше половины менеджеров кофеен покинули компанию.
Первое заведение «Кофе Хауз» столичный предприниматель Тимур Хайрутдинов открыл в сентябре 1999 года в галерее «Актер». Дела кофейни пошли настолько хорошо, что в течение следующих полутора лет в Москве появились еще четыре «Кофе Хауза». Оценив перспективность ниши, владелец компании занялся поиском грамотных менеджеров, способных и дальше эффективно развивать сеть заведений. В мае 2001 года коллективу был представлен новый генеральный директор. Владислав Дудаков пришел в «Кофе Хауз», имея за плечами десять лет работы в McDonald’s. Карьера в этой компании, где главной ценностью сотрудника считалось умение четко исполнять требования руководства и подчиняться жесткому трудовому распорядку, Дудакову (в прошлом служившему в Кремлевском полку) удавалась без особого труда. «Единственное, что не получалось первое время,– это все время улыбаться»,– вспоминает Дудаков. В McDonald’s он пришел обычным работником, отучился в корпоративном вузе в Чикаго, и к концу работы в компании занимал должность управляющего нескольких ресторанов. Он, в частности, «открывал» для компании Казань.
Изучив бизнес «Кофе Хауза», Дудаков понял, что в работе кофеен необходимо многое менять. Внешне все выглядело неплохо, заведения приносили прибыль. Однако распределение полномочий между топ-менеджерами было непонятным и неэффективным (несколько замов гендиректора дублировали функции друг друга, и по сути никто ни за что не отвечал), отсутствовали единые для всех заведений технологии работы. «Было очевидно, что без серьезной структурной перестройки не обойтись,– говорит Владислав Дудаков.– Невозможно развивать сеть и эффективно управлять компанией, не имея четкой структуры и единых стандартов ведения бизнеса».
Кофейный фаст-фуд
За основу новоиспеченный глава «Кофе Хауза» решил взять уже хорошо ему знакомую и отлично зарекомендовавшую себя систему организации бизнеса российского McDonald’s. Согласно этой системе, в любой точке сети посетитель должен найти одинаковое по цене и качеству предложение и неизменно хорошее обслуживание. Обеспечить в «Кофе Хаузе» единообразие должен был новый подход к бизнес-процессам.
Через месяц после вступления Дудакова в должность были разработаны новая структура управления компанией и основные положения корпоративной политики «Кофе Хауза». Каждый из заместителей гендиректора отныне отвечал только за одно конкретное направление – развитие, недвижимость, операционную деятельность. В компании появилась и новая позиция – управляющий. Управляющие должны были «вести наблюдение» за работой закрепленных за ними кофеен, при необходимости внося в нее коррективы. На эти позиции Дудаков пригласил двоих топ-менеджеров из того же McDonald’s. Оперативное управление «на местах», как и прежде, возлагалось на менеджеров заведений.
Как среднему звену, так и рядовым сотрудникам в зависимости от квалификации присваивалась та или иная должностная категория. Это позволяло определять права и обязанности, а также делало понятными карьерные перспективы. При соответствующем рвении любой имел шанс перейти на более высокую должность с лучшей оплатой. Причем новые стандарты, направленные на повышение эффективности обслуживания, были куда жестче тех, что до сих пор определяли поведение сотрудников. Так, опоздавшие карались лишением части зарплаты, а отлучиться со своего рабочего места, допустим, покурить, можно было только с разрешения менеджера. Особое внимание предполагалось уделять внешнему виду персонала кофеен (правда, в сравнении с McDonald’s, здесь требования были менее категоричными – девушкам разрешили красить ногти неярким лаком и носить кольца). Новые стандарты появились и в практике обслуживания посетителей. Официантам вменялось в обязанности ненавязчиво предлагать гостю фирменные или сезонные блюда и напитки. И в любой, даже конфликтной ситуации служащий кофейни был обязан вести себя с клиентами максимально корректно.
За выполнением сотрудниками положений корпоративной политики должны были следить менеджеры заведений. Возникающие замечания фиксировались в открытых на каждого работника «контрольных листах наблюдения». Работа точки в целом оценивалась по программе «качество, культура, чистота» управляющими кофеен.
Контроль нон-стоп
Проще всего объяснить плюсы перехода на новый рабочий распорядок оказалось отделу по закупкам и службе развития, в которых влияние на бизнес «межличностных отношений» было не настолько сильным. А вот найти общий язык с менеджерами кофеен новому руководству оказалось не так просто. Владислав Дудаков: «Многие заявляли, что не хотят быть винтиками в большой корпорации. Проведя огромное количество разъяснительных бесед, мы добились взаимопонимания лишь с частью менеджеров. Успех "внедрения" в большой степени зависел от трудовой дисциплины, которая из-за достаточно большой свободы персонала и слабого контроля заметно хромала. Однако многие все равно не могли (или не хотели) взять в толк, почему от них требуют перестраивать работу, если дела в заведениях и без того идут совсем неплохо».
В общем-то, Дудаков предвидел подобную реакцию на свои инициативы со стороны персонала, который, как правило, не ждет от нового руководства ничего хорошего. Но, понимая, что в любом случае через это придется пройти, он решил не тянуть с внедрением корпоративных стандартов.
Однако спрогнозировать, что этот шаг принесет по большей части негативные результаты, он никак не мог. Уже через месяц после начала преобразований стали увольняться сотрудники на всех уровнях. Первыми из «Кофе Хауза» ушли заместители Дудакова, недовольные объемами своих новых обязанностей. Особенно критичным для компании стал массовый «исход» менеджеров среднего звена. Владислав Дудаков: «Для кого-то это была слишком большая нагрузка, а кто-то просто не хотел работать по-новому или не мог смириться с тем, что все его действия вдруг начали оценивать и критиковать только потому, что они кажутся кому-то неправильными. И для них, конечно, было шоком, что руководство компании может в любой момент заявиться в их заведение с проверкой».
Исходя из своего опыта, полученного в McDonald’s, новые руководители компании знали, что контроль за работой точек и внедрение корпоративной политики – это главное при переходе большого коллектива от состояния «хаоса» к эффективной структуре. Так что проверяли работу «Кофе Хаузов» едва ли не круглосуточно. Помимо постоянно курсирующих между точками управляющих (пять кофеен поначалу контролировали два человека) трижды в день каждое заведение посещал лично гендиректор. «Управляющий мог провести в кофейне целый день, наблюдая за работой официантов, барменов и менеджеров,– вспоминает Людмила Колбасина, ныне – управляющий нескольких заведений "Кофе Хауз", на момент преобразований работавшая стажером менеджера кофейни.– Никто из нас до сих пор не сталкивался с тем, что его работу можно так жестко контролировать. Поэтому неудивительно, что постоянные указания на ошибки и промахи выглядели как придирки с целью уволить неугодных компании людей».
К концу лета, то есть всего через три месяца «дудаковских» реформ, «Кофе Хауз» покинули больше половины менеджеров, управлявших кофейнями. Кто-то ушел сам, кого-то пришлось уволить. Настроения, царившие на среднем уровне, передались и рядовым сотрудникам. Многие искали другую работу, что отнюдь не способствовало скорости, качеству обслуживания и уж тем более созданию в кофейне комфортной атмосферы. Клиенты, часто видя к себе индифферентное отношение, стали устраивать дружеские посиделки за чашечкой кофе в заведениях конкурентов. Продажи падали: оборот «Кофе Хауза», до этого составлявший около $120 тыс. в месяц, снизился на 20%. «В ситуации, когда нам остро требовались деньги на дальнейшее развитие, это были колоссальные потери,– говорит Дудаков.– А скольких посетителей в тот момент мы потеряли на будущее, я даже не берусь считать».
Мировое соглашение
Топ-менеджерам «Кофе Хауза» пришлось признаться себе в том, что когда они привносили в управление компанией свой «фаст-фудовский» опыт, в отношениях с персоналом они перегнули палку. «Стремясь завершить процесс адаптации новых стандартов в как можно более сжатые сроки, мы были настроены слишком агрессивно,– объясняет Дудаков.– Внедрение новой политики в большинстве своем состояло из наших постоянных требований и претензий к персоналу. Но при этом мы забывали стимулировать правильное поведение, положительно мотивировать людей – не столько деньгами, сколько словами».
Поисками баланса взаимных интересов в компании занялись в конце лета. Управляющие во главе с гендиректором проводили с коллективом встречу за встречей, пытаясь понять причины недовольства компанией у среднего звена и рядовых сотрудников. Так, в ходе общения – на собраниях и «с глазу на глаз» – выяснилось, что люди задумывались о новом месте работы именно из-за постоянных замечаний со стороны руководства. А они часто оказывались необоснованными: многие ошибались и допускали нарушения корпоративной дисциплины только из-за того, что не получили необходимых инструкций, и просто не знали, что значит работать по-новому.
Когда стало понятно, что разъяснению введенных стандартов работы необходимо уделять намного больше внимания, в компании появился специалист, который занялся обучением, и особенно – донесением до каждого правил корпоративной политики. Через некоторое время в компании был образован целый департамент, ответственный за обучение, проведение тренингов и аттестацию сотрудников. Наиболее активные сотрудники подключились к процессу формирования корпоративной культуры. Например, бармен, хотя это и не входило в его прямые обязанности, мог помочь отрегулировать кофемашину коллеге из другой кофейни. Среди персонала заведений стали проводиться соревнования – по показателям среднего чека, по продажам сезонного продукта,– победителям на общих собраниях вручали подарки и премии. «Созидательная конкуренция» была создана и между кофейнями. Коллективы лучших по итогам месяца заведений награждались походом в аквапарк или на дискотеку. Владислав Дудаков: «Постепенно персонал увидел, что мы не злые дяди, которые явились, чтобы всех уволить, и что цели, которые мы преследуем,– это улучшение качества работы заведений, повышение прибыли и стабильное развитие компании».
«Похоже, что в данном случае при внедрении новых стандартов оказалось не учтено "общественное" мнение,– говорит Дмитрий Димитриев, президент группы компаний "Международный институт менеджмента".– Компания, конечно, вправе самостоятельно определять свою стратегию и тактику, однако что касается корпоративной политики, то здесь просто необходимо по максимуму выяснить и учесть мнения сотрудников. Очень важно, чтобы они принимали участие в создании новых норм, иначе эти нормы будут для них чуждыми. И тогда текучка, например, в сравнении с саботажем,– еще не самый худший вариант развития событий».
По мнению PR-директора «Ростик Групп» Валерии Силиной, через процесс внедрения стандартов проходит любая компания, которая управляет сетью. «То, что "Кофе Хауз" испытал трудности, вполне понятно,– считает госпожа Силина.– Это болезненный процесс, однако бизнес не может стоять на месте. Возможно, в данном случае кадровые потери были связаны с недостаточно хорошо организованным внутренним PR и слабой мотивацией персонала».
На сегодняшний день «Кофе Хауз» – крупнейшая на российском рынке сеть кофеен, работающих в Москве, Подмосковье, Киеве, Казани и Санкт-Петербурге. Ближайший конкурент по количеству точек – питерская «Идеальная чашка» с 11 заведениями. В сравнении с 2002 годом «Кофе Хауз» вырос почти вдвое: до конца этого года к уже работающим 30 кофейням добавятся еще четыре или пять точек. Столь бурное развитие компании, по темпам даже опережающее планы, по мнению Дудакова, в значительной степени объясняется тем, что при внедрении новых технологий руководству компании удалось отойти от изначально директивного стиля управления и в конце концов заручиться поддержкой персонала. «Только наладив отношения внутри компании, мы могли получить фундамент для составления корректных бизнес-планов»,– говорит Дудаков.
Из кризисного периода компания вынесла хороший урок: изменяя ситуацию, не стоит делать резких движений. Сейчас корректировка положений корпоративной политики, затрагивающая в том числе и систему оплаты труда, проводится каждые полгода. Владислав Дудаков: «Но до этого мы каждый раз основательно готовим почву для нововведений – объясняя их суть, даем персоналу время осмыслить их необходимость, задать все возможные вопросы. Благодаря такой практике руководство получает возможность что-то предусмотреть и загодя подкорректировать. Внутри компания стала более открытой, и это тоже большой плюс».