Министерство культуры подготовило концепцию развития архивного дела в России до 2020 года. Документ содержит планы повышения электронной доступности архивных материалов и предполагает введение электронных документов в качестве новых единиц хранения. Среди мер, предусмотренных концепцией,— резкое сокращение срока хранения личных трудовых документов: теперь такого рода бумаги будут храниться лишь 20 лет, а не 75 как сейчас.
Фото: Константин Мельницкий, Коммерсантъ
Концепция развития архивного дела в Российской Федерации призвана охватить все разнообразные функции этой сети организаций. В понятие «архивы» в РФ входят как центры хранения исторически ценных и уникальных документов (представляющих исследовательский интерес), так и обычные документохранилища, материалы которых необходимы для организации правильной бюрократической работы. Сейчас в России работают 15 федеральных архивов, 204 региональных и 2263 муниципальных архива.
Одним из способов выполнения обеих архивных функций, с точки зрения разработчиков, должно стать повышение электронной доступности документов. Концепция Минкульта, в частности, предусматривает обеспечение к 2020 году онлайн-доступа к описанию всех фондов, находящихся в государственных и муниципальных российских архивах. К этому же времени должны быть описаны и быть доступны в электронном виде до 40% дел, содержащихся в государственных архивах. Все государственные архивы к 2020 году должны обзавестись сайтами, которые будут предоставлять общую информацию и обеспечивать электронный доступ к документам. Эти сайты должны быть интегрированы с порталами государственных и муниципальных услуг.
Отметим, что эти задачи вписываются в общее направление на информатизацию государственных институтов РФ. Поскольку эта информатизация и повышение количества оказываемых в электронном виде услуг касаются официальных документов, эти процессы уже затрагивают архивы. Концепция предполагает включение электронного документа в качестве единицы хранения государственных архивов: специалисты должны проработать систему мер, обеспечивающую защиту хранимых электронных документов от фальсификации, а также продумать систему материально-технической инфраструктуры для хранения, то есть серьезно компьютеризировать эту сферу.
Впрочем, в случае исторических архивов открытие документов и обеспечение к ним электронного доступа имеет значение, выходящее за рамки технических удобств пользователя. По мнению директора Российского государственного архива социально-политической истории Андрея Сорокина, российское архивное сообщество достаточно рано — еще в начале нулевых годов — начало предпринимать шаги по оцифровке массивов исторических документов, а также ведению работы по составлению электронных описей архивных фондов и дел. При нынешнем массиве разнообразной вторичной информации, по мнению господина Сорокина, получение доступа к первичному историческому документу становится важной ценностью не только для узких специалистов — архивы должны предоставить интересующимся такие возможности. В этом смысле архивы, по его словам, могут стать «докторами исторической памяти» применительно к «тяжелым вопросам» истории государства. В целом, как утверждает господин Сорокин, у Минкульта есть представление о том, что хранимым в архивах документам надо обеспечивать максимально возможное движение — и это касается, как научной и популяризаторской работы, так и более интенсивного взаимодействия с государственными органами.
Рост оборота документов и стремление повысить эффективность работы архивов как баз хранения информации привели к достаточно радикальному предложению. Для того чтобы освободить архивные площади, предлагается сократить время хранения документов личного учета с 75 до 20 лет. Именно эти документы, содержащие данные о рабочих местах и трудовом стаже граждан, составляют основной массив хранения. В 2013 году в российские государственные и муниципальные архивы поступило 5 млн документов личного состава, притом что количество документов постоянного хранения составило 1,9 млн.
О том, как будет реализовано это предложение и что оно будет означать в контексте подтверждения трудового стажа при назначении пенсий (ради чего, собственно, данные документы во многом и отправляются на хранение и учет), из документа не вполне ясно. В качестве одного из аргументов в пользу сокращения сроков хранения этих документов указывается необходимость ликвидации дублирования функций между государственными и муниципальными архивами, а также архивами Пенсионного фонда РФ. Как пояснила “Ъ” представитель ПФР Маргарита Нагога, в РФ с 2001 года действует персонифицированная система учета пенсионных прав, исходя из суммы уплаченных страховых взносов. Это снижает потребность в сторонних бумажных архивах для подтверждения стажа.