14 ноября в отеле Radisson SAS прошел традиционный Microsoft Business Forum. Раньше на таких конференциях обсуждались подходы к управлению компанией в период роста. Теперь в центре внимания вопрос, как превратить информационные технологии в инструмент, помогающий остаться на плаву.
Бизнес-форум Microsoft в этом году проходил в нелегкое время: умы топ-менеджеров на данный момент заняты исключительно выходом из сложившейся кризисной ситуации с минимальными потерями. Казалось бы, стоит на время забыть о тех бизнес-задачах, которые требуют дополнительных вложений, ресурсов, а иногда даже изменения принципов работы. Как показали итоги прошедшего мероприятия, ситуация абсолютно диаметральна: разумная структуризация бизнеса и унификация процессов способны не только творить чудеса, но и приносить дополнительную прибыль.
Нынешний форум собрал множество заинтересованных в оптимизации бизнеса в период перемен менеджеров и руководителей ИТ-департаментов. Задачи форума, таким образом, несколько изменились по сравнению с прошедшими годами. В период, когда российская экономика переживала бурный рост, а инвестиции лились рекой, планы по развитию бизнеса включали в себя зачастую экспансивное развитие, открытие новых областей рыночной деятельности, расширение штата. Создавшаяся в мире ситуация перемешала карты даже самых крупных компаний: теперь, чтобы выжить, топ-менеджерам приходится играть по новым правилам. В Microsoft знают: разумная, продуманная стратегия деятельности компании в кризисный период существенно повышает шансы на успех. Именно такой лейтмотив преобладал в выступлениях ведущих специалистов и руководителей корпорации.
Новые правила игры
Все познается в сравнении: эта фраза в полной мере передает полноту сложившейся в бизнес-среде ситуации. Оставшиеся в прошлом принципы ведения бизнеса, в частности, включали в себя абсолютно прогнозируемое движение денежных средств. Финансовый департамент большинства компаний работал как часы, поступление средств регламентировалось договорными обязательствами, а в случае, когда по тем или иным причинам требовалось привлечение дополнительных ресурсов, компании могли перекредитоваться или использовать имеющиеся кредитные линии. Другими словами, можно было выбрать наиболее удобный метод решения проблем и действовать согласно выбранному плану.
С наступлением кризисного времени эта удобная и прозрачная схема рухнула как карточный домик. Кредитные линии закрылись, а с неимоверными процентами за реструктуризацию кредитов о прибыли уже не идет никакой речи. Что самое интересное, даже текущие проекты не гарантируют прихода средств: договор в такой ситуации еще не гарантия получения денег, поскольку контрагент всегда может заявить об отсрочке платежа или, того хуже, банкротстве. О приблизительных сроках поступления денег теперь известно только менеджерам, непосредственно работающим с клиентами. Поскольку все компании находятся примерно в одинаковом положении, очевидно, что в порядке снижения затрат суммы, которые будут выделяться руководством на те или иные услуги, станут существенно меньше. Это, в свою очередь, может привести к более низкой стоимости услуг или товаров, поскольку рынку придется соответствовать ожиданиям. Количество потребителей с развитием кризиса также снижается.
«Требования клиентов, предъявляемые к ERP-решениям в последние несколько месяцев, претерпели достаточно серьезные изменения. Еще вчера все думали о росте, завоевании новых рынков и освоении открывающихся возможностей. Теперь же необходимо думать об удержании клиентов и эффективном использовании имеющихся ресурсов — денежных средств, персонала и производственных мощностей. Только это позволит сохранить бизнес в условиях кризиса, а впоследствии — и развивать его»,— утверждает Вадим Корепин, менеджер Microsoft по продвижению бизнес-приложения Microsoft Dynamics AX в России. «Поэтому на первом месте сегодня — использование ERP-систем для сохранения и повышения доходности бизнеса. В условиях экономической нестабильности необходимо быстро реагировать на ежедневные изменения. Очевидно, что в руках топ-менеджеров должна быть гибкая система управления — cегодня это единственная гарантия выживания. Соответственно, программное обеспечение, поддерживающее систему управления компанией, должно позволять оперативно решать ключевые задачи в реальном режиме времени. Речь об управлении движением денежных средств, в особенности их входящим потоком, оптимизации расчетов с клиентами и поставщиками, сокращении складских запасов, отслеживании и анализе себестоимости. Бизнес-приложения Microsoft вполне подходят для решения всех этих задач, обеспечивая клиентам надежную информационную основу в динамично меняющемся мире бизнеса. Отсюда и название Microsoft Dynamics, отражающее их гибкость и динамичность».
Естественно, любая критическая ситуация так или иначе влияет на все департаменты и отделы компании: всех без исключения касается сокращение расходов, пересмотр кадровой политики и другие вынужденные меры. Тем не менее, в любой ситуации кроме минусов всегда есть и плюсы.
Нет худа без добра
Увидеть открывающиеся возможности даже в момент спада — признак хорошего управленца. В частности, любой опытный топ-менеджер знает, что за падением всегда следует рост. Это означает, что возможностей для дальнейшего развития все равно много, и к ним стоит подготовиться, чтобы в нужный момент рост компании не натолкнулся на какие-либо проблемы производственного или технического характера.
Кризис словно гребенкой прошелся по компаниям: во многих отраслях закрываются целые холдинги и корпорации, объявляют о банкротстве организации различных масштабов. Для сумевших удержаться на плаву это означает уменьшение числа конкурентов, что само по себе крайне неплохо даже в условиях падения спроса, поскольку позволяет застолбить освобожденную конкурентами часть рынка. Впрочем, спрос тоже можно стимулировать — в частности, одним из таких инструментов является диверсификация и выход в новые, более узкие сегменты рынка. Своевременный выбор действий и готовность к новым горизонтам выгодно отличают компании, которым удается сохранить бизнес даже во время перемен.
У штурвала в шторм
В сложившейся ситуации крайне важно определить приоритеты бизнеса. Очевидных средств, о которых в настоящее время охотно говорят на каждом углу — уменьшение расходов, сокращение персонала, закрытие филиалов — явно недостаточно для разумного подхода к управлению компанией: принцип лотереи в увольнении сотрудников может привести одновременно и к сокращению штата, и к возникновению еще большего количества проблем в бизнесе. К тому же указанные меры не могут служить универсальной палочкой-выручалочкой: в каждой отрасли свои правила игры. Тем не менее озвученные директором проектов NaviCon Group Сергеем Чевычеловым задачи кризисного управления подходят большинству компаний. По его словам, получение своевременной, подробной и качественной информации о состоянии дел компании и поворотах рыночной ситуации существенно повышает шансы на быстрое и слаженное реагирование в случае форс-мажорных обстоятельств. Таким образом, отчетность должна быть достоверной и, что немаловажно, крайне оперативной.
Проблема в постановке задачи прозрачной отчетности обычно заключается в трех факторах. Качество выполнения отчетов «вручную» — низкое, к моменту, когда отчет будет сформирован, данные в нем уже перестанут быть актуальными для планирования бизнеса. фактор ошибки здесь крайне силен. К тому же, проконтролировать достоверность отчетной информации сложно, и от потерь данных в процессе выполнения задачи никто не застрахован. Наконец, учетные приложения часто разнятся даже в филиалах одной компании, что порождает проблемы с совместимостью и единым видом отчетных данных. Одним из вариантов решения задачи является интеграция ERP-решения в финансовом департаменте компании. Это позволит собрать воедино всю имеющуюся в компании финансовую информацию и создавать многомерные аналитические отчеты на базе множества имеющихся документов, сократив время, которое работники ранее тратили на составление финансовых отчетов.
Оптимизация сроков задолженности также входит в список подобных кризисных мер: это касается как собственных кредитных обязательств компании, так и новых договорных обязательств с неплатежеспособными контрагентами. Однако в форс-мажорных условиях нехватка динамических данных о платежах часто оборачивается нехваткой оборотных средств. В рамках управления платежной политикой компании с помощью ERP-системы можно анализировать состав, уровень и динамику задолженности. Кроме того, индивидуальный подход к клиенту с предоставлением различных скидок и формированием специальных наценок при правильном применении может и стимулировать спрос, и повышать уровень удовлетворенности клиентов, и оптимизировать денежный поток в компании. Применив автоматизированные данные, становится проще динамически менять ценовую политику, планировать платежи и даже вносить изменения в большое количество договоров сразу.
Что, если...
Развивая мысль, высказанную представителями Microsoft, Сергей Чевычелов утверждает, что немаловажную часть антикризисной политики компании должны составлять постоянные просчеты возможных вариантов развития событий: от самых радужных до наиболее нежелательных. Заниматься стратегическим планированием в неспокойное время гораздо сложнее, нежели в стабильной ситуации, но не стоит жалеть времени на подобные действия, поскольку в будущем они окупятся сторицей. Ответ на вопрос «что произойдет в ситуации, если спрос уменьшится на треть?» и подобные ему руководитель компании или подразделения должен знать наизусть. Такой подход еще более снизит вероятность неудачного исхода. Сокращение расходов, ставшее притчей во языцех за последние несколько месяцев, также эффективно — но лишь в том случае, если такое сокращение планируется в соответствии с предыдущим пунктом. С другой стороны, не стоит бояться дополнительных вложений в какие-либо департаменты компании, если заведомо известно, что в дальнейшем это позволит сэкономить ресурсы или даже получить прибыль. Перефразируя известную американскую пословицу, можно сказать: «один доллар, вложенный сейчас, может принести вам два доллара в будущем». Правда, доллар должен быть вложен с умом, иначе ничего не получится.
Шеф, два счетчика!
Кризис повлиял даже на ситуацию на дорогах: на улицах столицы уже образуются пробки из таксистов. Курьезный пример из жизни — всего лишь иллюстрация известного факта: в условиях нехватки средств и падения спроса конкурентная борьба обостряется до предела. Как и на войне, здесь хороши все средства. Правда, помимо снижения цен существует множество других стратегий: например, новый сегмент рынка с высоким потенциалом может не только сформировать спрос на те или иные товары или услуги, но и принести существенную прибыль в период роста. Планирование продаж — смежная с клиентской область работы. В условиях падающего спроса важно правильно рассчитывать свои силы. Как считает Антон Сидоренко, директор по развитию компании Desan, удержание существующих клиентов является приоритетом для любой компании, ведущей свой бизнес в настоящее время.
Управление денежными средствами также называется в числе антикризисных мер. Как и было сказано выше, с введением новых правил задача многократно усложнилась. Тем не менее, в данном случае автоматизация — весьма удачный метод решения проблемы. В частности, в своем докладе директор подразделения Microsoft Business Solutions Russia Владимир Водянов упомянул об автоматизированной системе регулировки потока денежных средств на основе системы Microsoft Dynamics CRM Приложение позволяет управлять входящими платежами и прогнозировать поступление денег на основе имеющихся данных. Одновременно система позволяет и контролировать поставленные менеджерам задачи, и отслеживать выполнение ключевых обязательств. Руководителю, имеющему в арсенале такой инструмент, необязательно вместе с каждым менеджером вести прогноз проектных платежей и тратить на это время — за него это сделает автоматизированное приложение. В случае, если время не терпит, система вводится в эксплуатацию в самые кратчайшие сроки — в режиме хостинга.
В числе важных для бизнеса практик Владимир Водянов называет также скорость решения практических задач. Действительно, оперативное ведение бизнеса позволяет быть всегда готовым к любому сценарию. ERP может помочь и здесь: автоматизация управления затратами, персоналом и ресурсами помогла многим компаниям сократить расходы на персонал и исключить фактор человеческой ошибки. Последний факт особенно значим в условиях, когда любой недосмотр может стоить компании столь нужных в критический момент средств. Крайне важно планирование в финансовом секторе — централизация и сводные отчеты по платежам, задолженностям и ожидаемому приходу средств помогут компании собрать все ресурсы воедино. Перевод бизнеса на автоматизированное решение позволит консолидировать базу данных и сделать аудиторские данные максимально прозрачными в любых условиях.
Практический подход
Руководители ИТ-отделов компаний, принимавших участие в Microsoft Business Forum, охотно делились опытом внедрения бизнес-приложений Microsoft Dynamics в рамках четырех секций, посвященных разным аспектам управления компанией с помощью ИТ-инструментов. Уникальный опыт отраслевого внедрения систем ERP, раскрытый на форуме, включает самые разные области деятельности: от самой развитой сети ресторанов в России («Росинтер ресторантс») до крупнейших авиаперевозчиков («Трансаэро») и энергетических корпораций (РАО ЕЭС, «ГВЦ энергетики», ОГК-4).
Многие компании сходятся во мнении о необходимости синергии ИТ-подразделения и бизнеса. К примеру, в «Росинтер ресторантс» считают, что роль информационных технологий нельзя преуменьшать: ИТ является ключевой функцией управления предприятием, оптимизатором бизнес-процессов.
Согласен с коллегами и Николай Зайцев, ИТ-директор сети магазинов парфюмерии и косметики «Л'Этуаль» и Sephora: работа ИТ-департамента и бизнеса компании «рука об руку» позволили «Л'Этуаль» без проблем преодолеть четырехкратный рост в сжатые сроки.
Инвестиционная привлекательность — приоритет, незаслуженно забытый многими компаниями в переходный период. А зря! Столь необходимые для развития организации ресурсы вполне могут быть предоставлены инвесторами, обеспечив компании безбедное существование на фоне гибели конкурентов. Правда, такое радужное развитие событий возможно при одном условии: все финансовые потоки должны быть полностью прозрачными. Внедрение в компании Faberlic, занятой на рынке косметических товаров, ставило своей целью в том числе и повышение инвестиционной привлекательности. Ситуация в компании на момент внедрения Microsoft Dynamics AX обстояла следующим образом: в Faberlic использовались три различных системы учета одновременно. Для создания общей картины платежей и затрат сотрудникам приходилось вводить данные в три системы одновременно. Количество ошибок при таком тройном вводе было велико, а консолидация всех баз была невозможна. Интеграция информационных потоков в рамках Microsoft Dynamics AX позволила Faberlic сформировать единую базу данных и избежать ошибок при многократном вводе. Кроме того, внедрение ERP-решения, по словам Оксаны Шустровой, финансового директора Faberlic, позволило добиться не только полной прозрачности всех финансовых потоков, но и максимально точного расчета себестоимости продукции.
Как говорит Вадим Корепин, «перспективы и тенденции развития ERP-систем диктует текущая ситуация на российском и мировом рынках. У предприятий есть сейчас фактически два взаимодополняющих пути: во-первых, оптимизация и сокращение затрат, а во-вторых, повышение управляемости компанией. В обоих случаях инструментом решения задач выступают ERP-системы — они способны, с одной стороны, выявить проблемные места на предприятиях и решить проблему низкой оборачиваемости финансовых и материальных ресурсов, а с другой- предоставить менеджерам надежную информационную основу бизнеса.
Если говорить о бизнес-приложениях Microsoft Dynamics, то наряду с решением задачи развития функциональных и технологических возможностей ERP-систем в целом (Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV), корпорация особое внимание уделяет тому, чтобы система была максимально удобна в использовании и повышала эффективность работы каждого сотрудника». В качестве характерного примера выполнения такой задачи Вадим Корепин называет тенденцию, озвученную во вступительном докладе конференции Халом Ховардом, директором по разработке ERP-решений Microsoft: переход к ролевой модели визуализации данных. «На экран специалиста из информационной системы управления предприятием выводится вся актуальная информация, необходимая для работы конкретного сотрудника — вне зависимости от его должности в компании — будь он финансовым директором или сотрудником склада. Этот подход ролевых домашних страниц, позволяет отображать разнородную информацию в рамках одного окна — не требуя от сотрудников поиска нужной информации в системе»,— сообщает Вадим Корепин.
Стоит, кстати, отметить, что дети посетителей мероприятия также принимали участие в антикризисном планировании, причем самым непосредственным образом: мастер-класс, организованный Microsoft, обучал юных управленцев планированию карьеры и тонкостям экономики в период кризиса.
Свет в конце тоннеля
Как считает ИТ-директор «Л'Этуаль» Николай Зайцев, «проведение таких мероприятий необходимо, поскольку мы, потребители, можем узнать все новости и тенденции актуального для нас рынка из первых рук. Кроме того, у разработчиков есть возможность понять, что, собственно, нужно рынку. Да и пообщаться с коллегами очень полезно».
Кризис — хороший повод для того чтобы «подчистить» дела в компании, и ERP-система — отличное подспорье в решении этой задачи. Продуманное и прозрачное управление, подкрепленное динамическими сводками о состоянии дел, помогает сократить затраты и «подняться со дна» с минимальными потерями, подготовив компанию к подъему в послекризисный период.
Хочется надеяться, что уже на Microsoft Business Forum 2009 актуальным вопросом вновь станет управление ростом компаний с помощью автоматизации.