Сходу не так просто осознать, что вмещает в себя довольно абстрактное словосочетание «Система планирования ресурсов предприятия» - именно так переводится на русский язык термин ERP-system. Между тем, за ним скрывается система корпоративного программного обеспечения, облегчающая управление современным предприятием.
Потоки информации, пронизывающие любую компанию, уже нельзя обработать и проанализировать без помощи компьютеров и программ. Сегодня нередка ситуация, когда менеджерам сложно разобраться и в самих программах. Однако если исходить из предпосылки, что все IT-процессы отражают то, что происходит в реальном мире, то и ERP-систему можно разложить на простые составляющие, исходя из ее функций в жизни компании.
Деятельность предприятия - это работа множества структурных единиц, выполняющих самые разнообразные задачи. Если говорить о профильных подразделениях, составляющих суть бизнеса, то очевидно, что для торговой фирмы - это закупки товара и сбыт, для производственной – помимо сбыта и закупок - еще и производство. Список обслуживающих подразделений также не мал. Это юристы и бухгалтерия, отделы продаж и маркетинг, бюджетирование и финансы, кадры и административно-хозяйственные отделы...
Очевидно, что ERP-система, работающая в архитектуре «клиент-сервер», повторяет структуру компании и при этом связывает информационные потоки в этой структуре между собой. Информация, получаемая в процессе работы подразделений компании, будет собрана в единую базу данных, к разделам которой мгновенно получит доступ человек, принимающий решения.
При этом информация будет структурирована и понятна. В жизни каждое крупное подразделение компании выполняет множество различных функций, и потому каждый модуль ERP-системы должен быть разбит на несколько приложений - в зависимости от цели. Так, например, модуль «Финансы» может включать отдельные приложения по работе с дебиторской и кредиторской задолженностью, инвестиционный блок, также распадающийся на части, блоки, помогающие осуществлять финансовый контроль, и т.д.
ERP-системы упорядочивают и оптимизируют бизнес-процессы, что, в конечном счете, должно способствовать увеличению прибыли и снижению расходов компании. С помощью ERP-систем легко следить за прочно вошедшими в работу российских компаний KPI’s – ключевыми показателями эффективности. Однако порой, чтобы преодолеть препятствия на пути к конечной цели, их нужно сначала определить, ибо иногда они не столь очевидны, как кажется. Вот несколько примеров из жизни.
Подразделения компании находятся в разных зданиях. Чтобы завизировать документ, нужно перейти несколько улиц и площадь, иногда не один раз в день. На дорогу тратится до полутора часов. Бывает так, что на корпоративном сайте компании находится устаревший шаблон документа, однако чтобы узнать об этом, нужно проделать долгий путь через площадь под проливным дождем. Ситуация дает поле для деятельности целых трех модулей ERP-системы - блока по управлению персоналом, АХО и модуля, помогающего осуществлять документооборот. Проблема, с первого взгляда, очевидна, но, может быть, не для всех. Между тем, руководство должно наглядно видеть, в чем состоят недостатки действующих бизнес-процессов, как их можно исправить, и какой результат будет в конце.
А вот другой пример. Клиента компании ведет клиентское подразделение, однако за каждую услугу, которой пользуется клиент, отвечает отдельный технический отдел. И клиентские, и технические менеджеры ведут разные базы данных. В отчетах иногда получается, что у фирмы больше клиентов, чем есть на самом деле. А ведь здесь можно воспользоваться преимуществом реляционных баз данных, реализованным в ERP-системах: связанные между собой таблицы позволяют не вводить одну и ту же информацию несколько раз.
В розничной торговле, в компаниях, где нет ERP-систем, на составление отчетов для руководства у менеджеров по продажам может уходить до 70% рабочего времени. Отчеты составляются в разных приложениях. Какие-то отчеты даже пишутся вручную - новое окно с данными система просто не выдержит, и в итоге данные вводятся дважды разными сотрудниками - на месте появления и на месте обработки. Более того, разные формы отчетов порой содержат одну и ту же информацию. А на работу берут все новых продавцов, на которых ложатся все те же обязанности. Между тем, модули ERP-систем подразумевают готовые формы отчетов, которые составляются автоматически из единожды введенной информации.
Отделу маркетинга для разработки новой услуги требуются финансовые показатели, но чтобы получить их, нужно обратиться в три разных департамента. Не всегда данные из всех трех источников совпадают. С ERP-системой эта проблема была бы решена.
Безусловно, у ERP-систем есть свои недостатки, однако бесспорно то, что в век информации с информацией нужно уметь эффективно работать. Именно это обеспечивает руководству компании корпоративное программное обеспечение. Практика показывает, что сегодня это очень весомое конкурентное преимущество, и об этом должен знать каждый предприниматель.