Компания Microsoft и журнал «Секрет фирмы» представляют первого участника конкурса «Система успеха» –компанию «ЭЙ энд ДИ РУС» (реализация ИТ-проекта компания WillMore). Компания заявила себя в номинации: «Значимые результаты реструктуризации и оптимизации бизнес-процессов». Экспертный совет конкурса рассмотрел заявку и приводит общие результаты внедрения ERP-системы в данной компании.
Результатом внедрения ERP-системы Microsoft Dynamics NAV в компании «ЭЙ энд ДИ РУС» стала не только автоматизация финансового, управленческого и товарного учета. Компания усовершенствовала свои хозяйственные процессы и изменила организационную структуру.
История проекта началась в 2006 году, когда японская компания A&D – известный мировой производитель измерительной медицинской техники – основала дочернюю российскую компанию «ЭЙ энд ДИ РУС». «ЭЙ энд ДИ РУС» должна была регулярно обмениваться отчетностью с головным офисом, поэтому ей первым делом нужно было изменить методику учета и перейти на МСФО. Более того, в прошлом году в Японии был принят закон J-SOX (Закон о финансовых инструментах и биржах), и A&D, акции которой торгуются на Токийской фондовой бирже, должна была соответствовать жестким требованиям этого закона, то есть гарантировать прозрачность и достоверность всей своей финансовой отчетности. И эти нововведения коснулись и российской «дочки».
С 2007 года в «ЭЙ энд ДИ РУС» стартовал масштабныйпроект автоматизации учета на основе системы Microsoft Dynamics NAV 4.0. По методологии учета заказчика консультировала PricewaterhouseCoopers, а внедрением системы занималась консалтинговая компания WillMore.
За полтора года «ЭЙ энд ДИ РУС» добилась почти всего, что требовала от нее материнская компания. Сегодня все хозяйственные операции «ЭЙ энд ДИ РУС» ведутся в системе Microsoft Dynamics NAV 4.0 – бухгалтерский, финансовый, управленческий и товарный учет полностью автоматизированы, при этом отчетность готовится по стандартам РСБУ и МСФО. В настоящий момент в системе работают 125 пользователей в Москве и 13 филиалах. «Раньше у нас была главная проблема – как закрыть баланс вовремя. Сейчас же мы рассматриваем отчеты как основу для принятия решений», – говорит Андрей Фетисов, вице-президент «ЭЙ энд ДИ РУС» по финансам и управлению данными.
Финансы
В прошлом году, как только был принят закон J-SOX, японское руководство A&D направило в Россию своего лучшего финансиста Сагара Ясуширо, чтобы тот помог с внедрением ERP и подтянул систему внутреннего контроля в «ЭЙ энд ДИ РУС». И первым делом Сагара-сан порекомендовал московскому менеджменту нанять опытного главного бухгалтера со знанием IFRS, чтобы ускорить освоение международных стандартов. После чего японский финансист провел тендер по выборy консультанта по методике ведения бухгалтерского учета среди консультантов с мировой известностью. Победил PricewaterhouseCoopers. Перед консультантами была поставлена задача – изменить учетную политику таким образом, чтобы максимально сблизить РСБУ и IFRS.
Реализовать учет по МСФО решили на основе Microsoft Dynamics NAV. Выбор объяснялся тем, что российский бухгалтерский учет в «ЭЙ энд ДИ РУС» велся в этой системе, и компания не хотела терять прежние инвестиции. «Сагара-сан ознакомился с описанием системы и дал добро», – вспоминает Андрей Фетисов.
Но сразу возник принципиальный вопрос – как интегрировать учет по РСБУ и МСФО и при этом избежать двойного ввода данных. Консультанты из WillMore предложили несколько вариантов. Проще всего было получать отчетность по международным стандартам путемпересчета цифр из РСБУ в IFRS. Вариант более сложный – создать единую базу финансовых данных и готовить на основе этих данных формы РСБУ и IFRS. А программа–максимум предполагала перевод всех хозяйственных операций на стандарты МСФО и внедрение полноценной интегрированной ERP-системы. Сагара-сан выбрал третий вариант. «Решили сделать все детально, чтобы иметь полную информацию, достаточную и для российского бухгалтерского, управленческого и товарного учета», – говорит Андрей Фетисов. И благодаря помощи из Японии, опытному главному бухгалтеру, а также консультантам из WillMore, обладающим значительным опытом автоматизации дистрибуторского бизнеса, система была введена в тестовую эксплуатацию меньше чем через восемь месяцев после начала проекта.
Сейчас сотрудники штаб-квартиры в Токио работают с системой в режиме терминального доступа, контролируют заказы. Все справочники ведутся параллельно на двух языках: английском и русском. Все филиалы (а их у «ЭЙ энд ДИ РУС» 13) также работают в системе и режиме терминального доступа.
Внутренний контроль
Сейчас компания завершает проект J-SOX, цель которого – гарантировать максимальную прозрачность и достоверность финансовой отчетности в соответствии с требованиями «японского Сарбейнса-Оксли». Но компания видит в этих жестких требованиях и большую пользу для себя. «Нет смысла заниматься бизнес-аналитикой, если сомневаешься в достоверности данных. И в этом смысле закон J-SOX, как раз призванный обеспечить эту самую достоверность, очень полезная вещь», – замечает Фетисов.
Сначала отдел J-SOX появился в штаб-квартире A&D в Японии, оттуда в Россию приезжали специалисты консультировать. Подтягивать систему внутреннего контроля в «Эй энд ДИ РУС» начали с выявления бизнес-процессов с наибольшим риском появления ошибок и искажений. Например, такие риски обнаружились в процедурах оформления карточек клиентов и оформлении заказов. Пришлось вводить дополнительный контроль.
Стандарты SOX не допускают никаких исправлений в первичных документах. «Я долго боролся с порочной практикой править документы, где были допущены ошибки. Теперь мы полностью отказались от правок, все неправильные проводки и операции сторнируются», – поясняет Андрей Фетисов.
Наконец, в ходе проекта J-SOX в компании стали документировать многие операции, которые раньше выполнялись без лишней бюрократии. Например, закон SOX требует документировать процедуру предоставления доступа в информационные системы, это одно из важнейших условий защиты данных. Теперь в «ЭЙ энд ДИ РУС» процедура выделения или изменения прав доступа всегда начинается с «бумаги».
Пожалуй, не менее важные изменения произошли при внедрении модулей логистики. У компании «ЭЙ энд ДИ РУС» есть центральный склад на 2 тыс. кв. м и тысячу палетомест, где хранится 517 тыс. единиц товара, ассортимент насчитывает 541 позицию. «Склад вроде бы несложный, но прежде он был постоянной головной болью», – вспоминает Фетисов. Нововведения начались с изменения структуры склада: хранение было организовано по зонам и ячейкам, все товары (готовые изделия, запасные части) стали маркироваться штриховыми кодами. По этим штриховым кодам сегодня ведется полный учет всех операций, включая приемку, тестирование, переоценку, отбраковку, упаковку и отгрузку товаров.
Сейчас все перемещения товаров на складе, с момента их поступления до момента отгрузки, отслеживаются, причем передача ответственности за товар от одного работника склада другому фиксируется в «бумажном» виде, документально. Главный эффект – компания покончила с пересортицей и недостачами. В Microsoft Dynamics разработаны и внедрены два модуля по управлению закупками: «график поставок» и «план закупок». «График поставок» позволяет в оперативном режиме отследить движение товара, находящегося в пути, товара, который поступил на склад, а также товара, который размещен в заказах на производство и планируется к отгрузке в ближайшей перспективе. Данным модулем пользуются все работники компании, в особенности сотрудники отдела продаж, что позволяет им планировать отгрузки клиентам на ближайшую перспективу.
«План закупок» – более сложный модуль, он не только отслеживает все поступления товара на склад, ведет учет остатков по складам, но и автоматически рассчитывает необходимое к закупке количество товара с учетом оптимального складского запаса по каждой номенклатуре. Данный модуль позволяет планировать бюджет компании по закупкам на ближайший финансовый год, исходя из фактических остатков по складам (при этом учитываются данные не только центрального московского склада, но и всех филиалов компании), планируемым остаткам (рассчитывается автоматически), плана продаж, а также всего товара, планируемого к приходу в ближайшей и долгосрочной перспективе. Разработана система согласований заказов со всеми заинтересованными отделами, что позволяет в оперативном режиме решать вопросы срочной доставки товара, избежать дефицита на случай запланированных акций, отследить загруженность склада, спланировать расходы компании и т.д.
Продолжение следует
«Среднестатистический пользователь задействует не больше 20% возможностей Excel или Word, у нас также когда-то было и с Navision», – шутит Андрей Фетисов. Однако в течение последнего года компания сильно продвинулась вперед в освоении потенциала, заложенного в бизнес-приложении. Самый яркий пример – учет рекламных акций: компания проводит много подобных мероприятий, размещает точечную рекламу, предусматривающую оформление точек продаж на местах. Учет рекламных акций типа «10 покупаете и 1 в подарок» – вещь небанальная. Нужно согласовывать идею акции, инициированной менеджером по продажам, с руководством, со складом, в упаковки с приборами нужно вложить рекламные листовки, отразить в бухгалтерских документах. Это целая цепочка процессов, вокруг которой в бизнес-приложении вырос отдельный модуль.
Одной из «изюминок» проекта автоматизации считается система оповещений и уведомлений, разработанная специалистами ИТ-департамента «ЭЙ энд ДИ РУС» и охватывающая все отделы. Бухгалтерам она напоминает, что пора готовить тот или иной отчет, сотрудникам службы сертификации – что истекает срок сертификата конкретных изделий. Автоматическая рассылка уведомлений также активно практикуется для контроля дебиторской задолженности. У «ЭЙ энд ДИ РУС» множество клиентов и мелких заказов, причем основной способ оплаты – оплата с отсрочкой платежа. Поэтому клиентам, опоздавшим с оплатой, система шлет стандартное уведомление о задолженности. Кроме того, система оповещений осуществляет рассылку всем заинтересованным отделам о приходе партии товара на склад с указанием модели и количества.
Татьяна Муханова, руководитель группы внедрения из WillMore, особо выделяет проект в «ЭЙ энд ДИ РУС» среди ряда аналогичных проектов с участием WillMore: «Мы гордимся этим проектом, прежде всего потому, что система постоянно развивается, учетные методики совершенствуются. В компании хорошо развит бухгалтерский учет, многие схемы учета, пожалуй, самые продвинутые из всех мною виденных. Например, схемы ответственного хранения, схемы учета рекламных акций, а также алгоритмы распределения НДС по группам товаров. Реализована нетривиальная методическая схема по сервису, предусматривающая в том числе замены и списания товаров, а также сложный многоуровневый алгоритм автоматического сторнирования проводок по НДС».