Изначально ERP-системы создавались под нужды больших корпораций, преимущественно производственной направленности. Для таких компаний было жизненно важно контролировать всю совокупность бизнес-процессов, в противном случае даже небольшие сбои оборачивались для них огромными убытками, связанными с крупными объёмами производства, сложной цепочкой производства и сбыта. Однако с течением времени интенсивность экономических отношений возросла многократно во всех сферах, и потребность в результативном и своевременном планировании стали ощущать любые организации, независимо от форм собственности и размеров.
Так что же такое ERP-система, и в чём выгоды её внедрения? ERP-система (от англ. Enterprise Resource Planning) является иерархической системой, позволяющей использовать централизованную базу данных для учета и планирования ресурсов предприятия. Она характеризуется, прежде всего, двумя особенностями: модульной схемой и единой базой данных. Вся информация хранится в общей базе, позволяющей любой структурной единице организации дополнять и запрашивать информацию из банка данных. Модули представляют собой приложения, разработанные для отдельных процессов (CRM, HR-модули и т.д.). Модули могут быть настроены под конкретную организацию, что позволяет добиться максимальной эффективности системы. Таким образом, в итоге мы получаем учёт особенностей различных типов информации, а также централизованную обработку и хранение такой информации. По сути, ERP-система представляет собой виртуальную проекцию предприятия, а если быть точнее - проекцию его информационных потоков.
Для организаций крупного формата все преимущества от использования ERP-систем очевидны. А какие же выгоды получат от интеграции подобных систем предприятия малого бизнеса? Безусловным преимуществом будет являться надежность и оперативность таких систем. Помимо этого система планирования ресурсов предприятия имеет более высокий уровень безопасности, позволяет отслеживать процессы в реальном времени без каких-либо задержек или искажений из-за несовместимости интерфейсов.
Но стоит ли предприятиям малого бизнеса вкладывать крупные суммы для интеграции систем ERP в свой бизнес? Ответ на этот вопрос будет положительным. Целью любого предприятия как коммерческой организации является извлечение прибыли. Целью эффективного предприятия является постоянное увеличение этой прибыли, достигаемое за счёт роста компании, увеличения её оборота и снижения издержек. Следовательно, большинство компаний имеет своей целью последующий рост. Исходя из этого, внедрение ERP-систем на раннем этапе представляет собой существенную экономию в будущем. Ведь отладка системы на крупном предприятии не может сравниться с подобной в небольшой организации. К тому же, для предприятий малого бизнеса, скорее всего, не понадобится часть модулей системы, что позволит снизить затраты на её инсталляцию и оперативные издержки. С точки зрения инвестиционной привлекательности, это также является необходимым шагом. ERР-системы повышают степень прозрачности бизнеса, наличие подобных систем свидетельствует о стратегическом подходе к организации деятельности компании. Более того, если владелец ставит своей целью последующую продажу путём M&A сделок, то ERP-система будет конкурентным преимуществом перед аналогичными предприятиями, так как она позволит покупателю качественнее и быстрее осуществить встраивание купленного бизнеса в уже существующий механизм.
С начала 2000-х годов в Европе и США наметилась новая тенденция, получившая название SaaS (от англ. Software as a Service). Суть SaaS состоит в том, что приложения устанавливаются на сервер компании и предлагаются конечному пользователю на условиях “on demand” посредством онлайн-доступа. По сути, это аренда комплексных приложений, позволяющая покупателю опробовать ERP-систему, сэкономив на оборудовании и персонале. Подобная схема выгодна как покупателям, экономящим значительные суммы, так и продавцам и производителям систем, расширяющим клиентскую базу и получающим дополнительную прибыль. В дальнейшем пользователи SaaS переходят к постоянному использованию программного обеспечения, что открывает им расширенные возможности. Для малого и среднего бизнеса подобные решения представляются оптимальными в силу их доступности и простоты.
Подводя итог вышесказанному следует заметить, что, несмотря на все преимущества внедрения ERP-систем на предприятиях любого масштаба, в том числе и малых, все они могут быть сведены на нет отсутствием четких целей, для выполнения которых устанавливается конкретная система, низким уровнем квалификации персонала и нежеланием осваивать новые программные решения. В случае, если компания, прибегая на раннем этапе своего развития к ERP-системам, осознаёт это, в итоге она получает многократную выгоду: оптимизацию бизнес-процессов, квалифицированный и мотивированный персонал, четко сформулированные планы на будущее. Всё это обеспечит компании системное и стабильное развитие, с учётом как настоящих, так и последующих потребностей в IT-решениях.