Содержание собственного автопарка – источник постоянной головной боли. Под этим утверждением могут подписаться менеджеры сотен российских компаний. Ведь существование и дальнейшее развитие самых разных видов бизнеса, даже бесконечно далеких от сферы перевозок, зачастую зависит от адекватного решения транспортной проблемы.
Перед Александром Ильиным, директором по административно-хозяйственной части средней по размерам российской компании (продажа и монтаж вентиляционного оборудования), прошлой осенью поставили задачу: создать «разгонную» (для сейлз-менеджеров и сервисменов) и «средненачальническую» часть корпоративного автопарка. Всего требовалось 15 машин. После дотошного изучения предложения на рынке для первых был выбран Renault Megane (категория B; Господин Ильин говорит, что если бы выбор делался сейчас, бесспорным фаворитом стал бы Ford Focus), а в категории С в борьбе с Peugeot 406 и VW Passat победил Nissan Primera.
Следующим этапом стал выбор способа финансирования. Первым вариантом была покупка в кредит, вторым -– оперативный лизинг. Он отличается от финансового равномерностью платежей, отсутствием обязанности выкупать автомобиль в конце срока аренды (два-три года) и неким набором дополнительных услуг от лизингодателя (чаще всего сюда входит техническое обслуживание, общение с ГИБДД и страховщиками, техпомощь на дороге, получение «подменных» машин взамен ремонтируемых, иногда -– услуги водителя). Предоставляют услуги оперативного лизинга крупные прокатные фирмы и некоторые лизинговые компании.
Александр Ильин: «Скрупулезные расчеты показали, что за Nissan мы ежемесячно платили бы по лизингу на $430 больше, а за Renault –- около $300. Поверьте, я ни на чем не экономил, все планировал делать солидно, на уровне. И ничего не забыл: ни полную страховку, ни ТО с ремонтом, включая и послегарантийный, ни стоянку с мойкой. Учли налоги, амортизацию и проценты по кредиту. В случае лизинга за один Nissan, например, мы переплатили бы $5160 в год. А в общей сложности за все автомобили – $61 800»
Такую разницу господин Ильин счел более чем достаточной, чтобы не раздумывать над выбором. Конечно, лучше купить свои машины. Отношение к обещаниям арендодателей освободить от забот по техобслуживанию, страхованию и тому подобному он выразил так: «Забывают, гуляют и хамят везде. Это русский персонал русской компании, чудес не бывает». Выяснилось, правда, что при расчетах он все же и сам кое-что забыл –- о затратах своего собственного времени на контроль за работой автопарка. Но он считает, что они невелики –- несколько дней в месяц.
Кто виноват
Итак, свой автопарк обходится компании дешевле. Однако проблемы, возникающие при управлении корпоративным транспортом, могут с лихвой перекрыть эту экономию.
Проблемы по большому счету однотипные. Редкий «начальник транспортного цеха» – а в этой роли зачастую по совместительству выступает кто-то из замов главного или офис-менеджер – не пожалуется на водителей. Например, будучи «посажены» на ставку, они начинают активно работать налево или бесконечно ремонтируют машину. Попытки отстроить систему мотивации, направленную на конечный результат, мало что приносят -– водители нередко приписывают отработанное время и километраж.
Самый популярный ныне среди небольших фирм способ добиться эффективной работы автопарка – нанять водителей на своих автомобилях. Число поломок начинает стремиться к нулю, к тому же это, пожалуй, самый дешевый вариант формирования собственного гаража (он позволяет сэкономить до трети расходов). Но чем больше вы экономите, тем менее привлекательно выглядит ваша «автоколонна». С неотвратимой неизбежностью автопарк принимает внешний вид, который способен вызвать у клиентов только жалость. «Водители со своими машинами пытаются сэкономить, покупая вконец „убитые” и почти ничего не стоящие автомобили, и эксплуатируя их до последней возможности»,– говорит менеджер небольшой компании, занимающейся доставкой питьевой воды.
Другой серьезный блок проблем обнаруживается, когда парк разрастается и появляется должность транспортного менеджера. Специалисты рисуют портрет типичного представителя этой профессии так: бывший водитель, который благодаря личным качествам выдвинулся из общей массы и стал «начальником транспортного цеха». Профессионализм таких менеджеров совершенно особого рода. Они хорошо знакомы с тем, что Сергей Зайцев, управляющий по обслуживанию автопарков компании «Реканз», называет «родимыми пятнами старой системы». Искусством давать взятки и получать «откаты» за «правильный» выбор автосалона, страховщика и автосервиса они владеют в совершенстве. Причем их клан очень силен, даже в крупных мультинациональных компаниях с мировыми именами автопарки часто возглавляют эти ребята. Поэтому-то расходы на транспорт и у грандов мирового бизнеса часто превышают все разумные пределы.
Что делать
Как это часто бывает в менеджменте (в данном случае во флит-менеджменте –- управлении корпоративным автопарком), не существует каких-либо чудодейственных способов решения всех проблем. Зато планомерное применение не особо мудреных методов, скорее всего, даст хорошие результаты. Одним из правильных и достаточно универсальных шагов является налаживание системы учета затрат. При этом нужно понимать, что нынешняя система бухгалтерского учета тут ничем не поможет. Если внедрение всеобъемлющей системы бюджетирования в ближайшее время на предприятии не планируется, то вполне пригодятся программы, специально предназначенные для расчета затрат на автопарк. Достаточное количество таких продуктов уже можно найти на рынке. Среди них, например, программы компаний «Реканз» и «Ининг Бизнес Софт». Первая из них, например, позволяет получить массу отчетов, в том числе время простоев автомобиля за определенный промежуток времени, расходы на каждые 100 километров пробега и на конкретное дорожно-транспортное происшествие. Ведь помимо материальных затрат существуют еще и «виртуальные» (те же простои и количество потраченного на выстраивание работы автопарка времени), и их анализ может дать массу информации.
Введение системы учета поработает и на укрепление дисциплины. Стоит уделить время и разработке системы мотивации. Методики на все случаи жизни просто не существует, каждый раз ее придется разрабатывать индивидуально.
Борьба с «откатами» при выборе поставщиков услуг тоже возможна. Есть два основных принципа: открытость информации по оценке того или иного предложения (тут поможет хорошо отлаженная система учета) и регулярное проведение тендеров. Тендерный принцип не означает, что выбор нужно делать из десятка поставщиков –- идет ли речь о конкретной модели автомобиля, страхового полиса, вида ГСМ или автосервиса. Оптимальным будет выбор между двумя конкурирующими организациями. Правда, такой тендер, по словам Сергея Зайцева, трудно организовать, если в компании меньше десяти машин -– интерес поставщиков к вам будет минимальным.
Хорошее решение
А теперь рассмотрим вариант с оптимизацией транспортных расходов с помощью аутсорсинга. Хотя описанная нами компания его отвергла, возможно вполне справедливо, заложенная здесь идея проста и очевидна. Как говорит менеджер компании «Рольф» Мэтью Донелли, «делай то, что лучше всего умеешь, и тогда сделаешь меньше всего ошибок».
В России такие услуги –- пока в значительной степени эксперимент. Илья Крюков, генеральный директор Delta rent-a-car, считает, что пока во всей России по подобным контрактам (специалисты называют их full service contract) используются около 200 машин. По словам Оксаны Евтушевской, начальника кредитного отдела лизинговой компании Delta Leasing (к Delta rent-a-car отношенияне имеет), активные разговоры среди профи о возможности предоставления такой услуги возникли приблизительно год назад. Причина –- серьезный спрос со стороны крупных западных компаний. Тенденцию заметили даже автогиганты. Например, Volkswagen уделяет флит-программе (специальная поддержка контрактов с корпоративными клиентами) серьезное внимание.
Когда аутсорсингом транспортных функций в России занялись вплотную, выяснилось, что адекватной информации о возможной стоимости таких услуг слишком мало. Ясно, что стоимость эксплуатации автомобилей в Европе и США меньше, чем в России, но точной статистики не было. Нехватка информации не восполнена до сих пор. Например, профессионалам известно, что аварийность арендованного корпоративного парка где-то в три-четыре раза превышает аварийность автомобилей, находящихся в личной собственности. Не изучив серьезно эту проблему, очень трудно подсчитать цену на услуги оперативного лизинга.
Мешает и неразвитость инфраструктуры. По словам Виктории Кручининой, возглавляющей компанию «Рольф-прокат», проведенное ее сотрудниками серьезное исследование все-таки не дало полностью корректных цифр. Например, «Рольф-прокат» полностью контролирует стоимость запчастей, качество ремонта и его сроки для автомобилей Mitsubishi. По другим маркам, с которыми работает эта компания, гарантировать тот же результат по разным причинам невозможно.
Кстати, по словам Оксаны Евтушевской, одна из западных компаний, имеющая опыт работы с транспортным аутсорсингом за рубежом, попросила Delta Leasing помочь с поиском поставщика таких услуг в России. Перечень требований к нему был изложен на трех страницах убористым шрифтом. Специалисты Delta Leasing пока не нашли специализированную управляющую компанию, которая бы предоставляла услуги необходимого объема и качества. Однако поиски свои бросать не собираются, так как подобные просьбы встречаются все чаще.
Согласно прогнозу госпожи Евтушевской, под давлением растущего спроса, правда пока только со стороны иностранных компаний, о введении подобного рода услуг многие компании объявят в течение следующего полугода. А через год можно будет заняться подведением первых итогов.
Пока реальный опыт работы по full service contract имеют совсем немного компаний. Это первопроходцы – «Рольф-прокат» и «Гема»; молодая, но агрессивная Delta rent-a-car; отрабатывающий эту услугу в тестовом режиме «Кельвин» (лизинговая компания из группы компании «Рольф»). Заявили о предоставлении такого сервиса «Ольга-Лимузин» и Rent-a-car Moscow.
Особняком стоит предложение компании «Реканз». Не имея отношения ни к прокатному, ни к лизинговому бизнесу, она предлагает за оговоренную заранее абонентскую плату взять на аутсорсинг управление автопарком заказчика. Предложение «Реканз» в первую очередь касается оптимизации расходов на автосервис (специалисты компании проверят обоснованность счетов на ремонт, проследят за своевременностью обслуживания, проанализируют нормы расхода топлива и расходных материалов).
На сегодняшний день годовая плата за услуги аутсорсинговых компаний составляет примерно 100–120% от стоимости автомобиля. Можно предположить, что уже в ближайшее время усиление конкуренции приведет к снижению стоимости контрактов. А ведь именно высокую цену считают недостатком таких услуг российские менеджеры. Илья Крюков считает, что ценам есть куда падать. По его мнению, услуги транспортного аутсорсинга могут быть выгодны компаниям, автопарк которых больше десяти, но меньше 70 машин. Ясно, что рынок этот весьма велик. Специалисты оптимистично оценивают рост спроса на оперативный автолизинг со стороны российских компаний. Руководитель «Реканз» Крейг Керфи, верящий в успех своего бизнеса, приводит такой пример: «Кто в начале 90-х мог подумать, что доставка питьевой воды, воспринимавшаяся поначалу как блажь, может стать доходным делом, услугой, которой будут пользоваться тысячи компаний?»