Электронная бюрократия

СФ: Понятие «документооборот» вызывает ассоциации с толстой книгой учета документов и пачкой типовых бланков. Какие существуют разновидности систем электронного документооборота?
АЛ: Пожалуй, их столько же, сколько бизнес-задач и видов деятельности. Каждая программа «затачивается» под конкретное предприятие, отдел и направление работы. Есть, к примеру, системы, ориентированные на автоматизацию бизнес-процессов. Они регламентируют и поддерживают движение документов в организации. Есть корпоративные СЭД, предназначенные для коллективного создания документов (с их помощью можно создавать и электронные архивы документов с быстрым поиском). Есть системы управления изображениями, которые конвертируют в электронный вид информацию, отсканированную с бумажных документов и микрофильмов (у них также предусмотрена возможность хранения и быстрого поиска нужного изображения). И это лишь несколько разновидностей.

В число базовых сервисов этих программ входит возможность ставить на документах электронную подпись, наносить на них штрих-код и управлять системой, находясь вне офиса – с помощью КПК, на который также установлена СЭД. Главная особенность системы автоматизации – в том, что она обязательно приводит к изменению самой системы управления организацией. Я бы сказал, внедрение СЭД – это бюрократизация компании в хорошем смысле слова. От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит скорость принятия управленческих решений и их реализации, а также оперативность реакции на изменения рынка. То есть ценой вопроса в конечном счете становится конкурентоспособность компании.

СФ: Есть ли данные о результатах установки систем?
АЛ: Первым и наглядным следствием внедрения системы я бы назвал сокращение затрат на расходные материалы и некоторые услуги, к примеру на бумагу, курьеров и содержание архива. Один банк ежегодно тратил на бумагу $3 млн, то есть каждый месяц покупал ее столько, что можно загрузить целый КамАЗ. После внедрения СЭД эти расходы сократились на 40%.

Приведу другие показатели: затраты на расходные материалы для принтеров и копиров уменьшаются в три раза, на хранение бумажных документов – на 80%.

Но все же самое важное – это экономия времени, затрачиваемого на определенные бизнес-процессы. Приведу такой пример. Мы работали с крупным московским банком, у которого была проблема со сроками, за которые выдавалось разрешение на выдачу потребительского кредита: традиционным «бумажным» способом на все уходило около недели. Конкуренты же предоставляли кредит в течение трех дней. Внедрение системы электронного документооборота в этом бизнес-процессе позволило сократить срок согласования до двух дней при сохранении действующего регламента.

СФ: Как изменяется работа рядового сотрудника после внедрения системы?
АЛ: Она становится гораздо интенсивнее, потому что высвобождается время, которое раньше улетало в трубу.

Известно, что в среднем на поиск бумажного документа у сотрудника уходит две минуты, при этом в 10% случаев нужная бумага так и не находится. Так вот – переход на СЭД должен привести к сокращению непроизводительных затрат рабочего времени примерно на 30–40%. Например, на регистрацию входящего документа до внедрения СЭД уходит три минуты, а после – одна. Подготовка типового отчета до внедрения СЭД занимает 120 минут, а после – лишь пять.

СФ: Какова стоимость СЭД?
АЛ: Внедрять программу имеет смысл, если в компании работает не менее 20 сотрудников. У нас, к примеру, есть две программы – OfficeMedia, рассчитанная на небольшое количество пользователей (30–50 человек), и CompanyMedia, которая может объединить десятки и сотни тысяч пользователей. Внедрение OfficeMedia для 15–20 рабочих мест займет примерно полтора-два месяца и обойдется примерно в $3 тыс. Масштабный проект – например, работа с градообразующим предприятием –займет пару лет и обойдется в $30–$40 тыс. для каждых 50 пользователей (при этом на предприятии может быть несколько тысяч пользователей). Эти цифры включают всю работу над проектом вплоть до тренингов и консультаций. Но СЭД, как и растение, нужно постоянно «поливать», то есть менять и дополнять функции в зависимости от новых задач. Также руководителям и сотрудникам нужно учиться работать с системой. Если ключевые люди компании не хотят на это тратить время и силы, тогда и нам за эту работу браться точно нет смысла.

Жанна Локоткова