2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера...
3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
...3.4.2. Приказ
Приказ — распорядительный документ министерства.
Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями министерства по поручению руководства или по собственной инициативе.
Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный, иной правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данного министерства.
Распорядительная часть начинается словом "Приказываю".
В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Проекты приказов представляются на подпись руководителем службы ДОУ, который несет ответственность за правильность их оформления.
Приказ подписывает министр (руководитель ведомства) или по его поручению — заместитель министра (заместитель руководителя ведомства).
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.3. Указание
Указание — распорядительный документ, издаваемый министерством преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов министерства и вышестоящих органов.
Указания подписывает министр (руководитель ведомства) или по его поручению заместитель министра (заместитель руководителя ведомства), руководители структурных подразделений в пределах их компетенции.
Подготовка и оформление указаний проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.
Распорядительная часть указания начинается словом "Предлагаю" ("Обязываю").
Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.4. Инструкция
Инструкция — документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности министерства.
В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.
Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.
В тексте инструкции используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т. п.
Инструкция визируется и руководителем структурного подразделения-разработчика и утверждается министром (руководителем ведомства) или по его поручению заместителем министра (заместителем руководителя ведомства) путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения (п. 3.3.12).
3.4.5. Протокол
Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
"Слушали", "Выступили", "Постановили" ("Решили"). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола10; постановление (решение) печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа (п. 3.4.2).
Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (п. 3.3.9.).
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов министерств (организаций), принимавших участие в работе коллегиального органа.
Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.
________________________
10Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.
...3.6. Автоматизация документирования
Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.
Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий.
Машинограмма — документ, изготовленный при помощи средств вычислительной техники (ВТ) — оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.
4. Поисковые системы по документам
4.1. Регистрация документов
4.1.1. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в министерство документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.) как создаваемые в министерстве, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.
Регистрации подлежат как традиционные письменные документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые документы).
Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.
4.1.3. Документы могут регистрироваться при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковых систем и создания условий для последующего перехода к построению отраслевых, территориальных и иных информационных систем обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа, дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция; срок исполнения; отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.
4.1.4. Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами: дата и номер государственной регистрации; расписка исполнителя о получении документа; отметка об исполнителе (для писем обязательно)11; количество листов документа, наличие приложений; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; отметки о прохождении документа; значимость вопроса, отраженного в документе; оценка исполнения; срок хранения документа и др.
4.1.5. Документы целесообразно регистрировать в министерстве один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения или подписания.
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются правительственные документы, приказы руководителей по основной деятельности, приказы по личному составу, постановление коллегии, заявки на материально-техническое снабжение и др.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализованно в местах создания и исполнения документов12. Например, снабженческая документация — в управлении (отделе) снабжения, протоколы и решения (постановления) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем министерства, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения управления. Письма регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях министерства в зависимости от адресата.
Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству.
Документы регистрируются на карточках (приложение 4) или на машинных носителях.
________________________
11Включает фамилию исполнителя, номер его служебного телефона и помещает на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа.
12В отдельных случаях при ограниченном объеме документооборота и компактном расположении подразделений министерства возможна централизованная регистрация документов.
4.1.6. Автоматизированная регистрация документов производится децентрализованно в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах или на автоматизированных пунктах обработки информации. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры индекса. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.
При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных (а при наличии сети — Центральный банк регистрационных данных) и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др. (п. 5.3.2).
Автоматизированные банки данных обеспечивают информацией о всех документах и месте их нахождения работников аппарата управления при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Поиск информации производится централизованно на автоматизированных рабочих местах или автоматизированных пунктах обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точный адрес местонахождения документа в данный момент.
4.2. Построение поисковой системы
4.2.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск дел может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел (разд. 7).
4.2.2. При традиционной карточной регистрации печатается необходимое количество экземпляров карточек, которые могут составлять следующие картотеки: справочные, контрольные, кодификационные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
4.2.3. При передаче документов на хранение в центральный архив министерства передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы, подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.
4.2.4. Поисковые системы должны обеспечивать доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, сотрудникам министерства, гражданам, государственным органам и общественным организациям. Граждане, в соответствии с законодательством имеют право на доступ к информации о них, на уточнение информации и знание целей сбора.
Порядок доступа к ведомственным документам должен быть доведен до сведения организаций и граждан.
4.3. Подсчет объема документооборота
4.3.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных министерством за выбранный отрезок времени (год, месяц).
Показатели документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. При подготовке Табеля унифицированных форм документов подсчет и анализ объема документооборота обязателен.
Результаты учета объема документооборота обобщаются службой документационного обеспечения управления и представляются руководству министерства для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
4.3.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.
Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.
Поступающие документы и создающиеся в министерстве подсчитываются отдельно.
4.3.3. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые, договорные и др.
Подсчет документооборота может проводиться по министерству, по отдельному подразделению.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж; цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах.
Работа проводится специально выделенной группой сотрудников службы ДОУ.
5. Контроль исполнения документов
5.1. Задачи контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.
Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется группой контроля службы документационного обеспечения управления министерства. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, снабженческой, финансовой и т. д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях ответственными за документационное обеспечение управления.
5.2. Сроки исполнения документов
5.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется — проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы — регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или министерство (организация) — автор документа.
5.2.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.
На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении (пп. 3.3.10; 4.1.3), подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.
5.3. Организация контроля исполнения
5.3.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированных банков регистрационных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министерства, решения коллегии и др.).
5.3.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет — не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Служба документационного обеспечения управления учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются в службу ДОУ и руководителям структурных подразделений (приложение 5).
5.3.3. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей и контрольной службы о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Контрольные действия осуществляются в контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея; рассылка машинограмм допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.
После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в ведомственный архив одновременно с документами.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Руководители структурных подразделений министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.
Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.
Окончание на стр. 28.