"Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий". Эта фраза взята из опубликованного ниже документа и, казалось бы, должна подтвердить опасения читателя, познакомившегося с названием документа: "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах...". Опасения в том, что данный документ интересен какому-нибудь Акакию Акакиевичу, но никак не деловому человеку.
Мы, однако, этих опасений не разделяем и считаем, что именно бизнесменам приводимый (с сокращениями всего ненужного) документ интересен крайне. Такие документы ранее хранились государством за семью печатями — и не зря.
Во-первых, в нем четко определено, как должна выглядеть исходящая от "инстанций" бумага, а зная это, мы, по крайней мере во многих случаях, сможем отличить подделку или, что еще актуальнее, самозваный окрик не имеющего распорядительных прав чиновника от действительного приказа или распоряжения какого-либо министерства.
А во-вторых, в инструкции достаточно четко определена судьба попадающих в ведомства наших писем, жалоб, просьб и пр. Теперь никто не сможет сослаться на то, что "мы таких писем не храним" или "не знаю, куда оно подевалось". Инструкция показывает нам ведомство изнутри и, видя его таким образом, мы всегда можем подсказать "забывчивому" чиновнику алгоритм прохождения (и, следовательно, поиска) любого "входящего" в ведомство документа. Так что вот вам инструкция — с нашего "исходящего" на ваш "входящий".
Министерство юстиции Российской Федерации
Зарегистрировано
5 августа 1993 г.
Регистрационный #321
Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации
Утверждаю
по распоряжению Правительства Российской Федерации
от 24.06.92 г. #1118-р
Председатель Комитета по делам архивов при Правительстве Российской Федерации
Р. Г. Пихоя
06.07.92 г.
Типовая инструкция
по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации
1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации подготовлена и утверждена Государственной архивной службой России (Росархивом) в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 24 июня 1992 года #1118-р с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.
...Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
...1.4. Инструкции по делопроизводству министерств, ведомств1 утверждаются их руководителями после согласования с Росархивом...
1.5. Положения типовой инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемыми и др., независимо от их носителей...
1.6. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях министерства единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на службу Документационного обеспечения управления (службу ДОУ, Приложение 1)...
Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях министерств возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства министерства или структурных подразделений.
При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
____________________
1 Далее везде министерства.
1.7. Задачи, функции, порядок работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями.
Права, обязанности и ответственность работников делопроизводства определяются должностными инструкциями.
2. Документация министерства
...2.2. Министерства и ведомства Российской Федерации издают следующие распорядительные документы: приказы, указания, инструкции, постановления2, иные акты в соответствии с их компетенцией.3
2.3. Нормативные акты министерств, затрагивающие права и законные интересы граждан или носящие межведомственный характер, в соответствии с действующим законодательством подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации.
2.4. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.
Для сокращения количества применяемых форм документов министерство разрабатывает унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
УФД включаются в "Табель унифицированных форм документов министерства" — перечень разрешенных к применению форм документов...
Табель утверждается руководителем министерства.
Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляются службой ДОУ министерства. Примерный состав задач системы ведения Табеля унифицированных форм документов определен в приложении (приложение 3).
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности
_____________________
2 Постановление может применяться в составе протокола.
3 Правила подготовки ведомственных нормативных актов утверждены постановлением Совета Министров — Правительства Российской Федерации от 23.07.93 г. #722.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. в создании управленческих документов.
Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т. д.), а также при использовании вычислительной техники — на машинном языке.
Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование министерства — автора документа; название вида документа4 или унифицированной формы документа, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами5, если того требует назначение документа, его обработка и т. д. Например, ведомственные нормативные акты, подлежащие государственной регистрации, должны иметь реквизит "номер государственной регистрации".
3.2. Бланки документов
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения6.
____________________________
4Не указывается на письмах.
5Дополнительными реквизитами документа являются: наименование структурного подразделения — автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении копий; печать; гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения; адресат; индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, место составления или издания; фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно); отметка о поступлении; ссылка на индекс и дату входящего документа; отметка о переносе данных на машинный носитель и др.
6Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов — А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Документы, создаваемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.
3.3. Оформление реквизитов документов
3.3.1. Изображение государственного герба
Изображение государственного герба помещается на верхнем поле распорядительных документов (постановление, приказ, указание) и письма.
3.3.2. Наименование министерства — автора документа
Наименование министерства указывается в точном соответствии с положением о нем. Сокращенное наименование применяется только в том случае, если оно официально зафиксировано в положении о министерстве. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным.
3.3.3. Название вида документа
Название вида документа должно соответствовать компетенции министерства, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю унифицированных форм документов.
3.3.4. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту документа — краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о создании предприятия; карточка (чего?) учета движения основных средств. Допускается не указывать заголовок к тексту на документе формата А5. При составлении документа на основании унифицированной формы постоянная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной информацией, конкретизирующей его содержание.
3.3.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемого документа — дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
Документы, подлежащие государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства.7
Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.93. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 30 марта 1993 года. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо... от 03.12.93.
________________________
7Указ Президента Российской Федерации "О нормативных актах центральных органов государственного управления Российской Федерации" от 21 января 1993 г. #104; постановление Совета Министров — Правительства Российской Федерации "О регистрации и опубликовании ведомственных нормативных актов" от 13 апреля 1993 г. #307.
3.3.6. Индекс документа
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами дел (индекс дела п. 7.7.), кодами вопроса, корреспондента, должностного лица, подписавшего документ, исполнителя, номером государственной регистрации и др.
Составные части индекса отделяются.
Для индексирования документов и информации в министерстве разрабатываются классификаторы: названий документов, вопросов деятельности, корреспондентов, структурных подразделений, ответственных исполнителей, вопросов, содержащихся в письмах.
Рекомендуется разработка отраслевых классификаторов для достижения совместимости информационных массивов.
Для кодирования стран мира, продукции, услуг, валют и др. следует пользоваться международными классификаторами.
3.3.7. Текст документа
Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.
Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.
Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.
3.3.8. Визирование документа
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри министерства, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.
Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в министерстве, ниже реквизита "подпись" на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний, постановлений и другие акты визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.3.9. Подпись документа
Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы, подписываются руководителем или в его отсутствие его заместителями.
Документы, направляемые сторонним организациям8 от имени министерства, подписываются руководителем или его заместителями.
Документы, направляемые организациям отрасли, подписываются руководителем, его заместителями, а также руководителями структурных подразделений министерства в соответствии с их компетенцией.
Подписание руководителями структурных подразделений министерства нормативных актов не допускается.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.9
Например: заместитель министра подпись И. И. Иванов
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и. о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
________________
8В данном пункте и последующем тексте организация — обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.
9В документах, оформленных не на бланках, наименование министерства, структурного подразделения в реквизите "подпись" включается в состав наименования должности.
3.3.10. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
3.3.11. Внешнее согласование документа
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
...Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование в зависимости от содержания документа может осуществляться в следующей последовательности:
с министерствами, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.
3.3.12. Утверждение документа
Документы утверждаются руководителем министерства или его заместителем.
Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения)...
3.3.13. Адресование документа
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
...Документ не должен содержать более четырех адресатов: каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами...
3.3.15. Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.