Цифровая трансформация бизнеса: как M4 Systems помогает компаниям адаптироваться к новым реалиям

Поиск решений для повышения эффективности бизнеса, пожалуй, одна из ключевых задач каждого руководителя. Популярное направление сегодня — автоматизация процессов. Когда часть рутинной работы уже эффективно выполняется искусственным интеллектом, а львиную долю текущих задач можно контролировать в автоматическом режиме, делать вид, что этого не существует, как минимум странно. О том, как идет в бизнесе процесс цифровизации, какие преимущества получает компания, вставшая на этот путь, а также с какими подводными камнями сталкивается,— в интервью с топ-менеджером компании, разработавшей отечественную систему для автоматизации процессов M4 Service Desk, Артемом Карапетьяном.

Мир движется в цифру

Первое, что отмечают эксперты,— сегодня в целом мир движется в сторону диджитализации, и бизнес не исключение. Одна из причин — при помощи современных технологий руководитель компании может быстро считывать показатели, для получения которых раньше нужно было прилагать огромное количество усилий. Уже не нужно вручную составлять отчеты, заполнять кипы документов, обзванивать сотрудников, чтобы получить от них те или иные данные.

При помощи цифровизации, когда бизнес как на ладони, руководитель может сразу видеть узкие места, неоптимальности и, соответственно, может на них влиять.

Однако готовность компаний к цифровой трансформации в разных отраслях бизнеса на сегодняшний день неоднородна.

«Я выделил бы три отрасли. Если говорить об IT, то эти ребята уже давно про цифру, они давно уже все понимают: как это работает, как с этим жить, какие профиты это им дает. Следом за ними по нашей классификации идут компании, занимающиеся хозяйственной деятельностью, в том числе ремонтом холодильного оборудования, газовых печей, климатических систем. Они совсем недавно начали двигаться в этом направлении, не считая крупного ритейла, конечно. Они, можно сказать, только полпути прошли и уже понимают, насколько это для них эффективно и полезно. Они стали экономить на выездах, стали понимать, где, когда, кто, какие работы на дорогостоящем оборудовании производил, сколько это стоило и так далее. За ними по нашей классификации идут строители — бизнес, в котором вращаются огромные деньги, но низкий контроль. Здесь все сложнее по ряду факторов, но уже и для строителей начали появляться различные CRM-системы, которые помогают контролировать людей, расходы, заказывать материалы, оборудование, технику, отслеживать их жизненный цикл и работы, которые они производят на своих объектах»,— рассказывает Артем Карапетьян.

Всё и сразу

При внедрении цифровых решений в компании можно допустить ошибки, которые если не сведут к нулю результат этого процесса, то сильно снизят его эффективность и создадут дополнительные трудности для участников. Одна из основных ошибок — попытка реализовать в компании сразу все возможности, которые предлагает цифровая платформа.

«Это путь в никуда, потому что, запуская все сразу, тяжело держать в фокусе и правильно контролировать этапы внедрения. Мы всегда рекомендуем делать это поэтапно, буквально составив роадмап запуска проекта. Вторая ошибка — распространять сразу на всю компанию. С нашей точки зрения, это является малоэффективным, более трудозатратным и рискованным. Приходится контролировать все территории, приходит отрицательная обратная связь, плюс мы понимаем, что люди могут быть токсичными на местах, не все готовы к изменениям, воспринимают их в штыки, могут где-то даже саботировать процесс»,— поясняет директор по разработке М4 Systems.

Успешный кейс выглядит следующим образом. Если это крупная федеральная компания, запускать проект нужно на двух-трех территориях, две из которых лояльные, одна — нет, чтобы данные были референтными. Запуск проводить поэтапно: в случае с М4 Systems сначала запускается сервис деск — управление задачами мобильных диспетчеров и инженеров, для того чтобы началось взаимодействие. После того как взаимодействие выстроено, можно добавлять управление оборудованием — подключенные к системе сотрудники могут его перемещать с объекта на объект, со склада на склад, указывать его в отчетной документации. Далее можно добавить базу знаний, в которой агрегируются инструкции по выполнению задач, и новые сотрудники, которые приходят в компанию, могут быстрее войти в курс дела и начать выполнять свои функции.

Результат трансформации

Одно из предприятий, где внедрение цифровой платформы М4 Systems продемонстрировало высокую эффективность,— воронежская компания «Принтград». За три года эффективность выросла на 50%, позволив существенно перераспределить нагрузку на сотрудников.

«Мы начали взаимодействовать в 2019 году, цель была за два-три года провести цифровую трансформацию внутри компании с точки зрения управления сервисом. Мы дорабатывали то решение, с которым пришли к ним, и разрабатывали новое решение, которое должно было сделать еще более прозрачной работу сервисных сотрудников, инженеров, наладить взаимодействие между подразделениями, что в конечном счете должно было отразиться на эффективности компании. По результатам трех лет открыто было заявлено, что эффективность была достигнута порядка 50%»,— отмечает Артем Карапетьян.

Внедрение цифровой платформы позволило оптимизировать работу сотрудников, увеличить число обрабатываемых заявок, повысить эффективность работы инженеров, контролировать расход ГСМ и перемещение складских остатков.

Кроме того, благодаря удобной системе управленческой аналитики, руководитель может в любой момент времени сформировать в системе отчет по тому или иному направлению, чтобы оценить результаты работы.

От месяца до года

Как быстро можно увидеть эффект от внедрения цифровизации в компании? Ответ зависит сразу от нескольких факторов. Если речь идет о небольшой компании со штатом до 30 человек при условии, что ответственный за процесс диджитализации будет соблюдать все рекомендации партнера по трансформации, эффект можно наблюдать по истечении трех месяцев. При этом отчеты о работе сотрудников руководитель будет получать буквально сразу, то есть и три месяца — цифра довольно условная.

«Через два месяца можно начинать понемногу подкручивать гаечки. Что это значит? Это как раз та самая история, когда мы можем с определенного дня сказать, например, что теперь заявки закрывать можно, только находясь на объекте, и, таким образом, мы не допускаем фиктивное закрытие задач — их можно решить, только находясь на объекте обслуживания. Либо запретить закрывать эти задачи без приложенного, подписанного акта выполненных работ — тоже очень полезная опция. И вот начиная эти гайки закручивать, мы через три месяца уже увидим эффект: первое, что мы увидим,— все задачи выполняются согласно нашим бизнес-процессам, эффективность людей будет повышена за счет того, что М4 позволяет находить более оптимальные маршруты передвижения между объектами, будет всегда видно, что у человека на борту, это позволит лишний раз не ехать на объект, исключит ситуации, когда он приехал на объект без оборудования, потом поехал на склад, потом опять на объект и так далее. Я бы сказал, что на дистанции три месяца уже можно получить эффект»,— рассказывает эксперт.

У крупных компаний все намного сложнее из-за длинного пути согласования и получения всех внутренних разрешений. Там нередко только процесс запуска проекта может занимать около полугода.

«Из примеров у нас есть крупная федеральная компания, автомобильный ритейлер. Там запуск у нас занял порядка девяти месяцев. Эффект они получили на горизонте года полтора. А выразился он в том, что они настолько хорошо оптимизировали штат внутри, что даже у нас стали покупать меньше лицензий»,— делится директор по разработке М4 Systems.

Оптимизация ради развития

Эксперт отмечает, что сегодня цифровизация стала в хорошем смысле мейнстримом. Даже если владелец бизнеса как будто не готов к трансформации, он понимает, что сделать это надо. Интернет заполнен успешными примерами того, как люди могут продолжать масштабировать свой бизнес и развивать его. Переставая держать на кончиках пальцев все процессы, которые происходят в компании, автоматизируя часть этих функций, руководитель получает возможность освободить в голове место для планирования развития компании в других регионах, открытия новых сервисов, выхода на новые этапы.

«Главное, что нужно, чтобы запустить цифровизацию в компании, это желание владельца, потому что мы можем бесконечно долго рассказывать о том, как это классно, какой он получит эффект, но без его желания и административного ресурса проект не сможет пойти вперед.

И второе — это стремление развиваться. Если владелец хочет просто автоматизироваться, чтобы дальше работать на тех же мощностях, наверное, он особого эффекта не увидит. Ну появится у него чуть больше свободного времени. Но это не тот эффект, который хочется, чтобы достигали. У нас есть пример одной компании, там штат был 10 человек, владелец два года не ходил в отпуск. Установил себе М4 и через полгода пошел в отпуск. А через год у него уже работало 15 человек, то есть компания начала расти, появились новые возможности, которые привели к увеличению штата, а значит, выросли и финансовые потоки»,— рассказывает Артем Карапетьян.

При выборе партнера по цифровой трансформации важно также обратить внимание на то, какой функционал компания предоставляет. Область применения системы ServiceDesk, разработанной компанией М4 Systems, шире, чем автоматизация и обслуживание задач сервисной службы. Кроме того, в М4 изначально сделали ставку на индивидуальную работу с клиентом, поэтому функционал системы может дорабатываться в соответствии с пожеланиями партнера.

Подробнее узнать о продукте можно на сайте.

ООО «КПЛ», ИНН 4825095995

Реклама