Тренд на внедрение систем мониторинга работы сотрудников развивается уже достаточно давно, но проблемой при их использовании всегда было недовольство работников. Учет рабочего времени — это компромисс между уровнем контроля и доверия, и каждая компания достигала его методом проб и ошибок. Суперцель для новейших систем мониторинга — обеспечить выгоду от их использования как для руководителей, так и для подчиненных, стать фундаментальной частью экосистемы в компании и стандартом корпоративной культуры.
Идеальная система мониторинга работы сотрудников должна быть удобной не только для работодателя
Фото: Игорь Иванко, Коммерсантъ / купить фото
Идеальная система мониторинга работы сотрудников должна быть удобной не только для работодателя
Фото: Игорь Иванко, Коммерсантъ / купить фото
В России в IT-решения для контроля действий удаленных сотрудников в 2021 году планируют инвестировать около четверти крупных компаний. По итогам года объем рынка таких решений составит $450 млн против $220 млн в 2020 году, второй год подряд демонстрируя рост более чем в два раза, писал “Ъ” 21 января.
Системы учета рабочего времени сотрудников существуют на IT-рынке более 20 лет, но в некоторых компаниях до сих пор актуален ручной учет. В проектных компаниях он позволяет правильно определять трудоемкость и затраты на конкретный проект, говорит директор практики стратегического и операционного консалтинга КПМГ в России и СНГ Алексей Нестеренко.
Объективная оценка и анализ использования трудовых ресурсов компании нужны в первую очередь руководителям высшего уровня, но необходимые данные, как правило, находятся в разнородных специализированных системах: бюджетирования, управления проектами, WorkFlow/BPMS, учета рабочего времени, тайм-трекинга, электронного документооборота и т. д. В результате сложно собрать и свести данные и получить общую картину в компании, рассуждает заместитель генерального директора компании CorpSoft24 Михаил Папура. По его словам, существует и негласный конфликт интересов: руководителям отделов сводная многомерная отчетность не нужна — они «и так знают, кто и чем у них занимается», а в ответ на запрос вышестоящего руководства выдают примерные оценки и «нарисованные» данные.
Дополнительная проблема — практика использования разными функциональными подразделениями компании разнородных методик и IT-инструментов планирования и контроля выполнения работ. «Полученный сводный отчет по компании, мягко говоря, не соответствует действительности, а на его основе руководителю приходится принимать управленческие решения»,— указывает господин Папура.
Однако многим компаниям уже недостаточно базовых функций систем учета рабочего времени. В итоге они эволюционировали в системы мониторинга выполнения работ, имеющие в своем составе тайм-трекеры, менеджеры задач, рабочие календари, грабберы, кейлоггеры, функции записи скриншотов рабочего стола, видео и аудио. Набор функций и выбор системы зависят от нужд компании.
Механизмы для мониторинга работ есть и в Workflow, и DocFlow, в системах электронного документооборота, в DLP-системах, контролирующих любую возможную активность пользователя за компьютером. Функционал последних, например, во многих организациях был существенно расширен из-за перевода на удаленку. К традиционным задачам обеспечения информационной безопасности добавились мониторинг использования рабочего времени, контроль использования корпоративного интернета, а для банков со своим процессинговым центром — отслеживание количества покупок в рабочее время, а также времени, которое на это тратится, говорит партнер EY, руководитель группы услуг по технологическим рискам в СНГ Николай Самодаев.
«При внедрении систем учета и мониторинга рабочего времени важно помнить, что вы увеличиваете уровень контроля за сотрудником, поэтому необходимо четко понимать задачи, которые вы перед собой ставите, будь то автоматизация рутинных задач, снижение нагрузки или отлавливание жуликов,— полагает управляющий директор Accenture Technology в России Мария Григорьева.— Очень важно, чтобы использование таких систем не повлекло утрату доверия со стороны сотрудников, стоит задуматься, возможно в некоторых случаях ограничившись использованием интеллектуальных систем наблюдения».
Надзор вызывает негатив и демотивирует сотрудников, убежденных в несправедливости применяемых к ним формальных методов надзора и оценки результатов их труда. Как результат сотрудники могут оказывать скрытое и явное противодействие работе «надзирающей системы»: занимаются приписками времени, завышают плановые сроки выполнения задач и работ, используют технологии обмана слежки. Среди них — аппаратные и программные эмуляторы нажатий на клавиши, перемещений и кликов мыши, смены рабочих экранов, говорит Михаил Папура. По его мнению, система мониторинга должна быть устроена так, чтобы быть выгодной для рядовых сотрудников, оптимизировать планирование и выполнение работ в компании.
По такому принципу компания CorpSoft24 разработала систему Rewtas. Рядовой сотрудник заинтересован в отражении своих работ в этой системе, поскольку Rewtas поддерживает механизмы согласования задач, учета основного и подготовительного времени, фиксации результатов работ, а самое главное — самоорганизации выполняемых работ, позволяя исполнителю разбивать полученные задания на подзадачи и делегировать часть из них на нужных соисполнителей. Система отражает весь процесс выполнения работ и позволяет руководителю оценивать текущие результаты работ, тогда как в других системах результаты оцениваются постфактум, по истечении отпущенного времени. Если результат не устроил руководителя, он уже ничего не сможет сделать, кроме выводов на будущее.
Кроме того, система Rewtas позволяет отслеживать целевое использование высококвалифицированного персонала. «У руководителей проекта часто возникает искушение назначить рутинные задачи, которые может выполнить рядовой специалист, специалисту экстра-класса, например архитектору решения, чтобы разом быстро и качественно все их закрыть. Отвлекаясь на них, архитектору некогда решать по-настоящему сложные задачи. Результат — двойные потери: компания оплачивает рутинные работы по высокой ставке, а высококвалифицированный сотрудник теряет квалификацию и мотивацию»,— рассуждает Михаил Папура. Уже только за счет оптимального распределения задач правильно выстроенная система мониторинга работ существенно повышает продуктивность работы специалистов, а в целом и эффективность исполнения бизнес-процессов компании.
«Был случай, когда после реорганизации компании в одном из успешных ее подразделений была внедрена "неудобная" схема организации и контроля. В результате оттуда за полгода ушли два десятка сильных специалистов. Был и обратный опыт — когда разовый проект изначально под 3 программистов развился до проекта, собравшего под собой сильную команду из 50 человек. В сложноорганизованной команде специалистов, одновременно реализующей разные проекты, бывает довольно трудно объективно оценить вклад каждого из них, а значит, справедливо распределить доходы между ними. В конечном итоге все сводится к простой математике — выгодно или невыгодно специалисту работать в компании, а система мониторинга работ должна эффективно решать управленческую задачу привлечения, роста и мотивации специалистов»,— рассказывает господин Папура.
Еще одной особенностью Rewtas является подсистема биометрической идентификации сотрудников, основанная на распознавании лиц и специальном ПО, запатентованном CorpSoft24. Из видеопотока веб-камеры выбираются кадры с лицом человека, сидящего перед компьютером. Они передаются на биометрический сервер, где производится сверка его лица с эталонным изображением владельца учетной записи, от имени которого сотрудник проходит аутентификацию. Если проверка пройдена, сотрудник получает доступ в систему. Эта биометрическая идентификация работает непрерывно. Если сотрудник надолго отвернется или отойдет, не заблокировав ПК, либо в процессе работы за его спиной в кадре появится лицо другого человека, система закроет рабочий экран, сделает фото нарушителя и отправит его в службу безопасности, разорвет пользовательскую сессию.
«У одного из клиентов по запросу финансового директора мы установили на компьютере четыре веб-камеры: спереди, сзади, слева и справа, чтобы при попытке просто подойти к человеку, работающему с конфиденциальными данными, его информационная система была гарантированно заблокирована»,— делится опытом господин Папура. По его словам, компании выбирают подобные системы мониторинга не ради банального контроля за активностью сотрудника, а для создания экосистемы планирования и распределения задач, объективной оценки качества работы сотрудников, проектных команд, подразделений компании, а также контроля и оптимизации исполнения бизнес-процессов компании.