Василии Овчинников, cоветник генерального директора Россииского фонда развития информационных технологии (РФРИТ.рф), рассказал о наиболее востребованных госучреждениями технологиях: перевод в цифру бюрократических процедур, роботизированнои автоматизации бизнес-процессов (RPA), автоматизированных помощниках и перспективах формирования «умного штата»
Когда я услышал об объявленной в понедельник премьером Мишустиным реформе государственного аппарата, мне стало ясно — в ближайшие месяцы стоит ожидать взлета внимания к RPA, технологиям роботизированной автоматизации, применимым для перевода в цифру бюрократических процедур. Тем важнее, что российские ведомства уже имеют опыт их внедрения — например, в Мосгортуре под моим руководством.
Я обратил внимание на RPA в конце 2017, когда появились кейсы в России, написал тогда всем, кого нашел, в Facebook. Обратной связи было мало, но удалось найти подрядчика. Мы решили попробовать внедрить технологии RPA, автоматизировав процесс расписывания входящего электронного документооборота (ЭДО). В числе предложенных Правительством мер — оптимизация чисто технического, функционально неэффективного персонала (бухгалтеров, технических управлений) до 30 или менее процентов от общего числа за счет цифровизации их прежних функций. Технологии RPA — идеальное решение для таких нововведений.
Ежедневно директору поступает до сотни документов, а в сезон и до пары сотен, которые я должен лично «расписать для исполнения» ответственным сотрудникам. Ряд документов не требуют ознакомления, они имеют заранее определенных исполнителей и ответственных, резолюцию и сроки исполнения. Роспись такой входящей документации превращается в очень долгий механический процесс.
Я с энтузиазмом ждал решения, даже фантазировал, что будет функционал, которого до сих пор в реальности нет из-за ограничения технологий. Мои коллеги были, мягко говоря, скептически настроены, но все-таки согласились попробовать. Разработчики поставили нам робота на платформе UiPath, но там был слабый модуль распознавания документов, и мы его не использовали. Затем они применили оптическое распознавание символов (OCR) от Google и уже его дорабатывали. Перед проектированием робота мы обучили разработчиков основам работы в ЭДО, а главное, особенностям росписи документов. Это было несложно, но заняло достаточное время.
Вторым фактором, влиявшим на разработку, стало отсутствие тестового контура у ЭДО. Разработчики были лишены поля для творчества и экспериментов, результат каждого теста должен был быть как минимум предсказуем. Пользователями данной системы документооборота являются не только сотрудники нашего учреждения, поэтому возник вопрос с правильным выбором людей при обработке документа, есть ведь однофамильцы или полные тезки.
В результате мы получили робота, который по нажатию кнопки заходит на сайт ЭДО, ищет документы, которые ему необходимо расписать и распределяет их:
1. Отказ от предоставленной путевки.
2. Роспись документов по погодным условиям.
3. Роспись заявок на рабочую группу.
4. Обобщение информации от музеев.
Скорость обработки документов и стабильность работы робота нас полностью устраивала, но было два существенных момента: совместимость только с ОС Windows (таковы возможности платформы UIPath) и языковой барьер — материалов для обучения самостоятельной разработке не было, а документация была на английском. Эти факторы сильно осложняли изучение и доработку готового робота. Другим неудобством стала необходимость закрывать браузер перед началом работы (робот делал это автоматически). Из-за этого приходилось запоминать нужные вкладки, сохранять информацию и заканчивать работу за несколько минут до запуска — таков был принцип работы селекторов в UiPath.
Ребята, которые изначально разрабатывали нам первого робота, создали собственную RPA-платформу, на основе которой они пересобрали существующего робота и актуализировали его функционал. Обновленный робот стал еще удобнее для пользователя: можно менять ответственных исполнителей, сроки исполнения документа, содержание резолюции, добавлять и исключать индексы документов, и др. Теперь робот всегда открывает отдельную копию браузера и взаимодействует только с ней, а на другие открытые копии не реагирует.
Автоматизированный помощник будет крайне полезен для оптимизации расходов: внедрив его в документооборот, любое учреждение сможет избавиться от пустующих и дублирующих вакансий в полном соответствии с духом реформы. Я бы назвал это "умным штатом".
Когда я уходил из Мосгортура, у робота уже было имя, а не «Распределение документов на ответственных сотрудников», так что он стал коллегой образца XXI века, который быстрее человека делает рутинную работу, и даже вместо калькулятора перемножает, делит и извлекает корни. Так что ждем, когда в госучреждениях самые лучшие сотрудники будут не в штате, а на балансе.