Прищур четкой структуры

Утечка данных способна нанести значительный урон компании и подорвать доверие к брендам. Поэтому наниматели усиливают контроль за деятельностью своих сотрудников. Какая слежка необходима, законна и эффективна, разбирался корреспондент BG Роман Русаков.

Выйти из полноэкранного режима

Развернуть на весь экран

Корпоративные данные — один из самых ценных активов компании. Утечка информации ведет к прямым финансовым потерям. Актуальнее всего это для предприятий, занимающихся производством уникальной продукции, а также для фирм, чей основной доход связан с обработкой больших объемов данных.

Защищают бизнес от противоправных действий сотрудников федеральный закон «О коммерческой тайне» и отдельные нормы Трудового кодекса. Вместе с тем, полагает директор центра компетенций «Гарда Технологии» Роман Жуков, они дают руководителям правовые основания контролировать корпоративные ресурсы и ограничивать сотрудникам возможности использовать свои трудовые ресурсы ненадлежащим образом. «Мониторинг обстановки для защиты активов — вынужденная практика. Люди работают на компьютерах предприятия и создают продукцию в интересах собственников, хотя некоторые до сих пор считают, что это не так, что присвоить себе интеллектуальную собственность, базу клиентов, заниматься майнингом криптовалют или просто бездельничать, играть в игры и сидеть в соцсетях на работе — это норма. Работодатель платит зарплату, полностью финансирует средства производства и вправе рассчитывать на ответный добросовестный труд»,— полагает господин Жуков. По его словам, когда дело доходит до реальных расследований, угрозы дисциплинарной или иной ответственности, сотрудники пытаются «сыграть» на тайне переписки и личной жизни, в ответ обвиняя компанию в чтении личных писем. Это слабая позиция, уверен директор компании «Гарда Технологии». «Работодатель закрепляет во внутрикорпоративной нормативной документации очевидные вроде бы вещи: компьютеры должны использоваться исключительно в производственных целях, в связи с чем любые личные коммуникации — это уже нарушение со стороны работника. Поверьте, компаниям нет дела до "скелетов в чужих шкафах", они стремятся уберечь себя от мошенничества. Кроме того, мониторинг деятельности сотрудников полезен не только компании, но и самим работникам»,— утверждает Роман Жуков. Часто противоправные действия совершаются не по злому умыслу, говорит он, а просто по незнанию или халатности. «И главное, что отличает мониторинг от паранойи контролировать все и всех, это современные технологии машинного анализа, без необходимости устраивать слежку со стороны службы безопасности,— подчеркивает эксперт.— Применяются Big Data и Machine Learning, они позволяют автоматически выявлять сложные и хитроумные мошеннические схемы, еще до причинения реального ущерба».

Ирина Доброхотова, председатель совета директоров компании «Бест-Новострой», с коллегой солидарна: «Почта с корпоративным аккаунтом — на то и корпоративная, она не является личной, и переписка в ней не является личной перепиской. Поэтому компания имеет право такую почту просматривать и анализировать. Нередко это делается вовсе не с целью шпионажа за расходованием времени сотрудников, а с целью предотвратить различные утечки информации, в том числе непроизвольные». Иногда сотрудники пересылают по почте важные документы (договоры, акты) или информацию о финансовых операциях, уточняет госпожа Доброхотова. В задачи службы безопасности входит предотвращать такие утечки, а кроме того, постоянно напоминать, какие файлы можно пересылать и открывать в рабочих почтовых ящиках. «Поэтому в компаниях, которые следят за информационной чистотой, проверка рабочей почты — очень важный момент. Особенно сегодня, когда многие бизнес-процессы переходят на цифровизацию»,— поясняет она.

Тонкая грань

По мнению генерального директора Бюро корпоративного консалтинга и безопасности Алексея Долженкова, проверка корпоративной почты и телефона, расследования, проверка компетентности и профессиональной пригодности сотрудника проводиться могут, но следует учитывать важное исключение. «"Шпионить" за сотрудником можно в той мере, пока не нарушаются его личные права на неприкосновенность частной жизни и личности. То есть проводить обыск или осмотр сотрудника после работы, вскрывать его личные ящики, проверять личную почту сотрудников — запрещено. Если у работодателя есть подозрение в нарушении работником законов, он должен сообщить об этом в органы внутренних дел»,— говорит господин Долженков.

Практика по корпоративной почте — на стороне работодателя: суды исходят из того, что служебная почта — мера технического обеспечения работника, поэтому она должна использоваться в рабочих целях. Были даже случаи увольнений за невыполнение трудовой функции и использование рабочей почты в личных целях, рассказывает Алексей Долженков. Опротестовать эти случаи в суде с учетом соблюдения процедуры увольнения у работников не получилось.

Работодатель вправе контролировать работу сотрудников, в том числе путем установки видеонаблюдения и других видов контроля, добавляет юрист Константин Богатырь. Однако запрещено скрывать факт наблюдения от работников. Уведомление необходимо оформить специальным документом — локальным нормативным актом, регламентирующим порядок контроля за работниками, обязательно под подпись работников.

В разумных пределах

Многие опрошенные BG эксперты полагают, что к контролю за сотрудниками нужно прибегать лишь в исключительных случаях. Юлия Гришаева, директор отдела персонала CBRE Group в России, излишнюю слежку за работниками считает тратой времени. «Имеет смысл проверять корпоративную почту только в особенных случаях, когда появились обоснованные подозрения или в случае скорого перехода сотрудника в конкурирующую компанию. В остальных случаях достаточно иметь политику о конфиденциальной информации, подписанную сотрудником, или соответствующие условия трудового договора. Нелишним будет напоминать коллегам о важности сохранения коммерческой тайны и потенциальных последствиях. Иметь разумные точки контроля и сознательных людей в компании — вот что действительно важно с точки зрения информации»,— уверена госпожа Гришаева.

Алексей Долженков отмечает, что контроль должен быть дифференцированным. «Если мы говорим о компании-ритейлере с большой сменяемостью сотрудников и средним временем их работы в два-три месяца, то проверки будут необходимы. В частности, на низких позициях: кассир, продавец, уборщица. Для тех должностей, которым не требуются специальные знания, компетентность, особенно если они имеют доступ к складам, кассам, местам, из которых что-то можно украсть. С учетом таких условий контроль необходим — в виде службы безопасности, которая будет просматривать камеры, проверять информацию о сотрудниках. Но если мы говорим о тех работниках, которых нанимал непосредственно собственник или его доверенные лица, то есть процесс найма которых не похож на конвейер,— о каком сверхконтроле идет речь? Если бизнес-процессы в компании отлажены, в том числе и вопрос найма, то сомнительных работников нужно отсеивать на этапе собеседований, тестовых заданий и испытательного срока. Безопасность компании необходима, но если ваши собственные работники представляются вам основной угрозой, то нужно менять подход к управлению»,— уверен господин Долженков.

Немаловажен и финансовый вопрос. «Кто будет шпионить за сотрудниками? Если служба безопасности, то нужен огромный штат сотрудников и шпионов, у службы безопасности должна быть и другая работа. Если руководители, то у них не останется времени на адекватное руководство и менеджмент»,— рассуждает господин Долженков.

Этика метаданных

Отслеживание коммуникаций внутри компании может иметь и другую цель. Нередко анализ взаимодействия сотрудников дает возможность оптимизировать управление и сделать рабочие процессы более эффективными.

Как правило, в крупных компаниях с вертикальной структурой у руководителей возникают сложности с погружением в неформальные процессы — выявление уникальных способностей команд и отдельных сотрудников, предотвращение эмоционального выгорания или возникновения конфликтов. «В связи с этим сегодня все большую популярность набирает People Analytics — направление HR, отвечающее за анализ и прогнозирование состояния человеческих ресурсов и их эффективное использование для достижения бизнес-задач»,— рассказывает Андрей Кузнецов, основатель и исполнительный директор компании dialog. В ходе коммуникации сотрудников в корпоративной почте, мессенджере, таск-трекерах и других сервисах накапливается большое количество данных и метаданных. Каждое действие и взаимодействие генерирует огромные объемы информации о производительности, поведении и вовлеченности сотрудников. Такие данные преобразуются в коммуникационный граф, который отражает общую карту коммуникаций внутри компании и указывает на больные точки. «Особенность такого анализа состоит в том, что в нем полностью отсутствует доступ к содержанию сообщений. Возможность доступа, например, к переписке в корпоративном мессенджере есть только у службы безопасности. В аналитике коммуникационного графа используются метаданные — кто, с кем и как часто общается. Процесс не нарушает приватность общения сотрудников и входит в пункт согласия об обработке персональных данных при подписании трудового договора. На примере корпоративного мессенджера коммуникационный граф отображает внутренние связи, активность и потоки сообщений по отделам, департаментам, дивизионам и городам»,— описывает господин Кузнецов. Анализ графа позволяет выявить эффективные команды, неформальных лидеров, а также определить зоны риска — изолированные команды и сотрудников, потеря которых недопустима. Так, сотрудники, находящиеся на пересечении множества внутренних и внешних связей, вероятно, являются носителями уникальной экспертизы и связующим звеном в коммуникации нескольких рабочих групп или отделов. Обнаружение такого паттерна станет для руководителя сигналом о необходимости реорганизации бизнес-процессов для устранения критичной зависимости от одного сотрудника, а также о том, что сотрудник перерос свою должность. «Вместе с тем паттерн имеет положительные свойства: такой сотрудник может выступать наставником, его следует привлекать к процессам трансформации компании и использовать как компетентного лидера мнений. Таким образом, граф отражает реальную коммуникационную картину, часто не совпадающую с эталонной, следующей из организационной структуры компании, и потому дает критически важную информацию для принятия эффективных HR-решений»,— заключает исполнительный директор dialog.