Цифровизация в последние годы все глубже проникает во все сферы жизни. Происходит это и в сфере логистики: автоматизация и освобождение сотрудников от рутинных задач позволяют сократить трудозатраты и оптимизировать расходы.
Над задачей повышения эффективности работы логистов задумались в МегаФоне. Существующие решения на рынке не подошли, и в итоге МегаФон и Mail.ru Group разработали собственную уникальную платформу — «МегаФон-Карго». Сейчас это целый логистический сервис с единым окном и полноценным электронным документооборотом. Как он помог сократить трудозатраты и автоматизировать процессы грузоперевозок, рассказала директор центра компетенций транспортной логистики МегаФона Ольга Громова.
Почему возникла необходимость перестроить работу логистов?
— Раньше в каждом филиале МегаФона было свое логистическое подразделение, они взаимодействовали только при межрегиональных перевозках. Система была децентрализованной, было непросто составить общую картинку перевозок и контролировать процесс. Так мы пришли к решению выбрать или создать самим единое эффективное и удобное в работе решение, обеспечивающее прозрачность всего процесса транспортировок.
Существующие на рынке решения не подошли?
— Всего через наш отдел логистики проходит порядка 1500-2500 заявок в месяц: это и небольшие грузы, например, упаковки с SIM-картами, и целые фуры с телеком-оборудованием. К тому же, мы стали возить грузы напрямую из-за границы. Нет ни одной такой платформы, которая бы сочетала все эти виды перевозок. Полуавтоматизация нас не устраивала, поэтому мы создали центр транспортировок и разработали продукт для его эффективной работы – платформу «МегаФон-Карго», у которой масса плюсов. К примеру, у нас несколько основных перевозчиков, у всех разные прайсы. Раньше логист выбирал компанию вручную, и его выбор не всегда был понятен: сравнивать прайсы в Excel каждый раз трудоемко, и сотрудник мог ошибиться. Вероятность ошибки особенно велика при пограничных параметрах груза, когда целая машина не набирается, и нужно сравнивать еще и со стоимостью отправки сборным грузом. Сейчас процесс прозрачен: если сотрудник выбирает не самую низкую цену из предложенных платформой вариантов, сервис об этом оповещает. Это исключает ошибки, случайности и, конечно, снижает расходы.
Какие еще насущные проблемы удалось решить?
— Например, водители транспортной компании приезжают за грузом на склад, где от них требуют доверенность. При этом оригинал документа находится в офисе перевозчика, и доставить его на склад физически сложно. А скан-копии некоторые поставщики не принимали, потому что есть риск потерять оборудование из-за подделки документов. Мы были вынуждены отправлять оригиналы заказным письмом — это неудобно, приходилось терять время. Также много времени уходило на получение оригиналов транспортных накладных для закрытия заявки и оплаты транспортных услуг. В сторонних сервисах, которые тестировал МегаФон, электронный документооборот фактически не работал. Электронное подписание осуществлялось через специальное мобильное приложение, но водители не всегда пользуются смартфонами, а юристы часто не признают такую подпись законной.
В «МегаФон-Карго» электронное подписание доверенности и транспортной накладной реализовано с помощью мобильной электронной подписи (МЭП), которая выдается через удостоверяющий центр. Поставить ее можно даже с кнопочного телефона, причем МЭП является легитимной. Это повышает скорость обработки заявки: чем быстрее мы получаем транспортную накладную с подписью, тем быстрее осуществляем оплату услуг грузоперевозки.
На 40% выросло количество заявок, которые за месяц обрабатывает логист с помощью сервиса «МегаФон-Карго»
С 5% до 23% вырос уровень агрегации грузов – объединения различных отправлений в одну машину для дальнейшей транспортировки
Автоматизация помогла сократить расходы?
— Раньше у нас не получалось объединять мелкие грузы и повышать утилизацию авто: заявки приходили в разные даты, которые нужно состыковать с отправителями и грузополучателями. Уровень агрегации не превышал 5%. Поэтому на платформе реализовали графики доставок: инициатор видит даты, доступные для отправки груза, при необходимости срочной доставки можно выбрать любую дату. Благодаря этой простой функции уровень агрегации заявок удалось повысить до 23%. То есть логисту не нужно никому звонить и договариваться, все это делает система. Графики доставок также позволили перейти к следующему шагу – пулингу. Мы настроили на платформе возможность объединения заявок нескольких грузовладельцев для повышения утилизации авто, приступаем к тестированию с нашими подрядчиками. Суммарно от внедрения графиков доставок и пулинга ожидаем в следующем году экономию до 15% затрат.
Интересный кейс получили после добавления на платформу существующих сервисов МегаФона - «Контроль грузов», «Контроль автопарка» и «Контроль кадров». Они позволяют отслеживать местонахождение груза через автономные и штатные датчики, а также по номеру телефона водителя, назначенного на рейс. Когда мы тестировали сервис на внутригородских перевозках, то поняли, что переплачивали 20-30%. Датчик позволяет отследить километраж, а также то, где и как надолго останавливался водитель. Но каждый раз так контролировать перевозчика в нашем случае неэффективно, поэтому мы решили изменить тарификацию на объемно-весовую. Сейчас мы тестируем сервис с 3PL-оператором, который хранит наше оборудование и занимается его доставкой по городу. Это позволит нам и 3PL-оператору дополнительно экономить за счет повышения утилизации автомобиля.
До окончания текущего года мы планируем внедрить роботизированную обработку заявок на грузоперевозки. На текущий момент все операции на платформе логист делает вручную, а в следующем году стоит задача снизить трудозатраты как минимум в 2 раза. Еще в начале года мы даже и не задумывались о внедрении робота, вначале необходимо было прочувствовать «узкие» места и оптимизировать процесс. На это у нас ушло полгода, с задачей справились в два раза быстрее, чем планировали. Уже сейчас видим, как работает прототип робота-логиста.
Как выстроена работа с транспортными компаниями, насколько они готовы автоматизироваться?
- Транспортные компании позитивно реагируют на цифровизацию, возможность электронного подписания документов. Особенно оценили то, что мы ушли от распространенной практики проведения торгов по конкретным заявкам. Этот процесс затягивал организацию перевозок и практически не показывал экономии затрат. Сейчас мы отдаем предпочтение тендерам, которые позволяют не только фиксировать стоимость перевозки на 1-2 года, но и выстраивать долгосрочные отношения с выбранными перевозчиками, фокусироваться на сервисе. Для этого на платформе мы реализовали рейтинговую оценку перевозчиков, которая рассчитывается автоматически на основе своевременности и качества выполнения заявки. В перспективе, мы планируем использовать рейтинги при подведении итогов долгосрочных тендеров, а также при автоматическом распределении заявок в транспортные компании.
Известно ли, сколько уже составила экономия за счет внедрения сервиса?
— Мы планируем подсчитать это в конце года, но точно понимаем, что существенно сэкономили, не став внедрять TMS-систему. Как показывает практика, даже самая продвинутая TMS не автоматизирует весь транспортно-логистический процесс. Грузовладельцы вынуждены дополнительно внедрять облачный сервис для коммуникации с транспортными компаниями. Мы настраиваем прямую интеграцию облачного сервиса с учетной и складской системами.
Ольга, как вы оцениваете работу новой платформы?
Лучшая оценка – это положительные отзывы пользователей. Логисты, которые работают на «МегаФон-Карго», отмечают, что трудозатраты сократились примерно на треть. Также повысилась взаимозаменяемость сотрудников, заявку можно оперативно «подхватить» на любом этапе обработки. Новые сотрудники начинают полноценно работать с заявками на платформе через одну неделю. Это подтверждает простоту и удобство сервиса.
Клиенты — другие подразделения МегаФона — тоже оценили пользу сервиса, возможность контролировать ход выполнения заявки в онлайн режиме и стали приходить с дополнительными проектами. За счет «МегаФон-Карго» весь процесс стал более эффективным, прозрачным и комфортным!
Решение также оценили наши продуктологи. «Изначально платформа МегаФон-Карго разрабатывалась для внутренних нужд компании. После получения положительных референций и экономического эффекта, принято решение о запуске сервиса для клиентов, так как мы понимаем, что большинство компаний хотят автоматизировать логистические процессы» - комментарий от старшего менеджера по развитию направления IoT Александра Киреева.
Надеемся, что наши наработки помогут коллегам-логистам с автоматизацией и оптимальным выстраиванием процессов транспортной логистики!