Электронный документооборот в России, согласно известной шутке,— это распечатать документ, подписать, отсканировать и отправить контрагенту. В большинстве компаний признаются, что не могут полностью отказаться от бумажных носителей из-за требований партнеров и органов власти. Помимо того, что этот фактор тормозит техническое развитие российского менеджмента, он мешает прививать культуру бережливого потребления в корпоративном сегменте.
Фото: Коммерсантъ / Евгений Павленко
Фото: Коммерсантъ / Евгений Павленко / купить фото
Одна тонна макулатуры позволяет сохранить около десяти деревьев, которые требуются для производства такого же количества новой бумажной продукции. Зная это и стремясь к сокращению потребления, частный бизнес прибегает к простейшим методам. Так, в одной из компаний по выпуску косметики и парфюмерии в офисах и на производстве перестали использовать шредеры, а собранную использованную бумагу раз в несколько месяцев отправляют на переработку в ближайшие центры по приему макулатуры, выбирая те, что работают по удобному графику. «Отвозим сами, силами сотрудников, так как объемы небольшие и бумаги с каждым разом скапливается все меньше,— говорит генеральный директор фирмы Алексей Филиппов.— Этому способствует и электронный документооборот, и то, что мы организуем проектные группы в мессенджерах, где сохраняем для общего доступа все необходимые документы по проекту. Распечатывать их практически не требуется: у всех членов группы всегда есть возможность открыть и прочесть необходимый документ с телефона или компьютера. Потребление бумаги в офисе за последние годы сократилось в два-три раза, это видно по закупкам канцелярских товаров».
Непозволительная экономия
Господин Филиппов признается, что документы в бумажном виде все еще нужны — в основном для работы с государственными структурами, патентными ведомствами, подрядчиками, банками и другими финансовыми организациями.
Глава общероссийского таможенного представителя Юлия Шлёнская подтверждает: «Есть ситуации, в которых бумаги не избежать. Бухгалтерская, финансовая и юридическая документация, в соответствии с требованиями российского законодательства, по-прежнему остаются в бумажном виде. Судебные органы работают исключительно по бумажным документам, к тому же оригиналам».
Она рассказывает, что при взаимодействии с контрагентами порой приходится прибегать к довольно абсурдной схеме: распечатать документ, поставить на нем подписи и печать, отсканировать и отправить второй стороне. «Чтобы она распечатала наш скан, подписала и отсканировала снова. С повсеместным использованием графических редакторов такого становится меньше, но оригиналами в бумажном виде все равно приходится обмениваться»,— говорит госпожа Шлёнская. При этом в ее компании максимальная оцифровка документооборота и сокращение количества используемой бумаги в течение последних трех лет позволяют ежемесячно экономить десятки тысяч рублей в сравнении с периодом аналоговых носителей.
В петербургской фармацевтической компании, выпускающей инсулины, все принтеры по умолчанию настроены на двустороннюю печать, а в случае необходимости распечатать документ для внутреннего использования часто используется оборотная сторона листа. А предприятия одного из ЦБК Северо-Западного федерального округа, крупнейшего в стране производителя тарного картона, помимо прочих мер, перешли на многофункциональные устройства печати (МФУ) с обязательным использованием в настройках функции двусторонней печати, отказавшись от принтеров в каждом кабинете. «Дополнительно программное обеспечение МФУ позволяет контролировать нецелевое использование устройства, к примеру, в личных целях. И здесь есть психологический трюк: не все захотят лишний раз идти в коридор к МФУ и лучше ознакомятся с документом в электронном виде, хотя ранее делали это только после распечатки»,— делится наблюдением представитель комбината.
Вопреки выгоде
«Сейчас почти в каждом крупном городе есть предприятия, занимающиеся заготовкой вторичного сырья. Они производят первичную заготовку и отправляют ее на целлюлозно-бумажные комбинаты,— говорит Филипп Жлоба, основатель социального эко-проекта, предоставляющего бесплатные сервисы по вывозу макулатуры из офисов петербургских компаний.— Любая фирма может продать свою накопленную макулатуру таким организациям». Однако далеко не всегда этот способ выгоден или хотя бы окупается. Вывоз и оплата, как правило, предлагаются при сдаче существенного количества отходов, в среднем около 500 кг. Не у всякой компании есть возможность хранить в своем офисе такое количество бумаги. Можно привезти макулатуру на переработку меньшими объемами самостоятельно, но, как показывает практика, если речь идет о небольшой партии, ее стоимость едва сможет окупить такую поездку. «К тому же для юридических лиц продажа макулатуры является одной из статей дохода, поэтому облагается налогом и предусматривает оформление соответствующей бухгалтерской и юридической документации»,— добавляет господин Жлоба.
Директор Лесного попечительского совета России (FSC) Николай Шматков считает, что компаниям важно делать выбор в сторону ответственных производителей офисной бумаги, которые обеспечивают эффективное восстановление лесов, сохраняют от рубок места обитания редких видов лесных растений и животных, традиционной заготовки местным населением ягод и грибов. «Эти аспекты учитываются схемой добровольной лесной сертификации Совета. Для ее получения лесозаготовительные компании должны выполнить требования стандарта, которые включают легальную заготовку древесины, минимизацию ущерба природе и другие. Для потребителей знак FSC на бумаге и других товарах из древесины — показатель, что продукция происходит из леса, в котором ведется экологически и социально ответственное лесное хозяйство»,— комментирует господин Шматков. По его словам, по схеме FSC сертифицировано около половины рынка офисной бумаги в России и 47,4 млн гектаров леса, что составляет четверть общей площади переданных в аренду с целью заготовки древесины лесов.
Миллиарды и тонны
Согласно статистике, более половины напечатанных копий документов теряют свою актуальность в тот же день. «Поэтому мы перешли на систему электронного документооборота в 2011 году. Благодаря этому снижается до 30% расходов на печать в период пиковых нагрузок,— говорит исполнительный директор компании — поставщика печатающей техники и решений для работы с офисными документами Тарик Альхаурани.— Так мы сократили количество ненужных бумаг в офисе и нецелевое расходование бумажных носителей. До 40% документов идет на переработку».
Надежда Овсянникова, старший директор по коммуникациям восточноевропейского регионального дивизиона компании по производству слабоалкогольных напитков, говорит, что благодаря переходу на электронный документооборот и обмен данными в 2018 году компания вышла на уровень 600 тыс. документов в месяц по шести типам обменов. «По нашим подсчетам, это позволяет экономить более 40 тонн древесины в год, что эквивалентно 693 деревьям. Получается, что только за 2018 год мы сохранили более 1,5 га леса. А если к этому прибавить количество бумажных документов, которые не напечатали клиенты компании, то цифра увеличивается почти вдвое»,— считает она.
В одном из крупнейших банков страны электронный документооборот применяется и в отношении потребителей: финансовая организация осуществляет продажи и проводит операции физических лиц в безбумажном формате. «Основной сложностью является привычка клиентов. Если молодое поколение готово покупать банковские продукты и осуществлять операции в интернет-банке или мобильном банке, то более взрослым людям привычнее заключать договор на бумаге»,— отмечают представители банка. Тем не менее, только за первое полугодие 2019 года этот проект позволил сократить объем печати в головном офисе кредитной организации на 10%. Следующий шаг — сокращение печати в дополнительных офисах. В банке подсчитали, что на горизонте 2019–2022 годов программа должна дать эффект в размере 3,1 млрд рублей, в том числе 2,2 млрд рублей за счет сокращения расходов на бумагу и печать.
По подсчетам основателя цифровой образовательной платформы для школ России и СНГ Гавриила Леви, школы, отказавшиеся от бумажного журнала и дневника и перешедшие на электронный вариант, экономят до 7,5 тонн бумаги в год (в среднем 339 дневников, 14 журналов и 96 пачек бумаги А4). «В масштабе региона "средняя" экономия составляет 4,5 тыс. тонн, а на уровне страны — 384 тыс. тонн».
Экономический эффект от тотальной отмены бумажной отчетности в стране, с учетом стоимости бумажных носителей, печати, файлов и папок для хранения, может составить 8,4 млрд рублей в год, констатирует Гавриил Леви.