Документы уходят в цифру
Бумажный документооборот отнимает у предпринимателей много сил, времени и средств. Сейчас среднее предприятие тратит на изготовление, согласование и доставку одного комплекта документов около 150 руб. Однако современные технологии позволяют сократить затраты более чем в 20 раз. На рынке появляется все больше продуктов в сфере электронного документооборота, которые в том числе предлагают телекоммуникационные операторы.
Предпринимательское сообщество теперь может воспользоваться продуктом, позволяющим сократить расходы, связанные с организацией документооборота, повысить скорость принятия решений и маржинальность бизнеса. Касается это компаний, работающих во всех сферах деятельности, и разного масштаба. Изготовление, подписание и передача одного бумажного комплекта документов обходится среднему предприятию примерно в 150 руб., теперь расходы можно сократить до 7 руб. Сэкономить на расходах предлагает оператор МТС, который разработал и запустил программный комплекс для организации электронного документооборота (ЭДО), позволяющий отказаться от бумажных носителей. Внедрение ЭДО способствует снижению затрат на расходные материалы и логистику минимум в 21 раз.
Аналитики подсчитали, что с применением ЭДО компании, работающие в сфере IT и телекоммуникаций, смогут в шесть раз ускорить поступление платежей и на 88% сократить процесс согласования и доставки документов для контрагентов. Банки и розничная торговля получают возможность вдвое увеличить спектр услуг для географически удаленных клиентов.
Одновременно на 54% снижается количество ошибок, возникающих при ручном вводе данных. В ТЭК и автомобильной промышленности втрое сокращается время на отслеживание транспортировки документов и на 40% возрастает скорость корректировки деловой переписки в режиме онлайн без необходимости бумажного дублирования.
ЭДО позволяет с использованием электронных подписей обмениваться любыми юридически значимыми документами, и их содержание воспринимается как подлинное. Обмен данными может происходить как внутри компании, так и с внешними клиентами, поставщиками и контрагентами. В электронном виде можно передавать договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, УПД и УКД, товарные накладные и многие другие типы документов. Для безопасности все документы, пересылаемые через систему ЭДО, подписываются электронной подписью с использованием средств криптографической защиты информации. Это исключает возможность утечки данных.
МТС уже получили паспорт оператора ЭДО на свою систему. Оператор предоставляет услугу без посредников и не передает данные пользователей третьим лицам и другим компаниям. Компания стала первым участником рынка телекоммуникационных услуг, который отказался от использования партнерских решений по ЭДО и разработал свой продукт, протестировав его на собственной инфраструктуре. Решение об инвестировании в разработку собственной системы ЭДО в компании объясняют желанием занять в среднесрочной перспективе до 15% формирующегося рынка, увеличив долю доходов, получаемых не от оказания телекоммуникационных услуг.
Эксперты отмечают, что при выборе системы электронного документооборота необходимо учитывать, что она должна пройти обязательную сертификацию в Федеральной налоговой службе. Система ЭДО МТС разработана с учетом новых требований ФНС РФ, вышедших в 2016 и 2017 году, и соответствует всем законодательным актам, регламентирующим использование электронного документооборота. Обновление компонентов системы происходит удаленно и не требует от клиентов дополнительных усилий. Обмен документами происходит через универсальный интерфейс по защищенным каналам связи. При этом система ЭДО от МТС может работать вместе с текущей системой электронного документооборота клиента либо полностью заменить ее, что может быть актуальным для малого и микробизнеса. Доступ в систему через интернет можно получить из любой точки мира.
Стоимость услуги при переходе на ЭДО будет зависеть от общего количества переданных документов. При средней цене на отправку одного документа 7 руб. существуют пакетные предложения, позволяющие снизить ее до 3 руб.
