Жесткий мир бизнеса диктует необходимость четко планировать время. Предлагаем ознакомиться с наиболее эффективными методиками тайм-менеджмента, которые помогут работать в условиях строгих временных рамок и все успевать.
Планировать
Одна из главных задач — победить прокрастинацию. Грамотное планирование поможет критически оценить, какие проекты наиболее важны, и не браться за все подряд. Это позволит лучше организовывать рабочий день и управлять личным временем.
Планировать свой рабочий график можно при помощи матрицы Эйзенхауэра. На протяжении жизни 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр использовал собственный метод определения приоритета задач и делегирования полномочий, благодаря которому прославился как один из самых продуктивных американских президентов.
Матрица Эйзенхауэра делит задачи на четыре квадранта: важное и срочное, важное, но не срочное, срочное, но не важное, неважное и несрочное. Каждый квадрант можно дополнить глаголом действия: «сделай это сейчас», «реши, когда ты будешь это делать», «делегируй это» и «не делай этого».
Нужно определить наиболее интересные элементы в работе и сконцентрироваться на них. Это поможет правильно настроиться на деловой лад и придаст уверенности и сил при работе над рутинными задачами. Работать станет приятнее и успеть можно больше.
Говорить «нет»
Чтобы планирование приносило пользу, нужно научиться говорить «нет». Это поможет экономить силы и время для действительно важных дел. Бизнес-тренеры рекомендуют: «Задавайте себе вопросы». Важно не просто расставить приоритеты, но и выразить их в чем-то материальном, расписать на бумаге.
Слово «нет» определяет иерархию ценностей. Эффективный менеджер отказывается от участия в каких-либо проектах не потому, что не хочет этого делать, а потому, что следует определенному плану. Такой подход позволяет работать с пользой и без чувства вины.
Начать с малого
Едва ли кто-то готов, переступив порог офиса утром, тотчас с головой погрузиться в работу. Осознание необходимости решать важные задачи, вроде разработки стратегии продвижения продукта на следующий год, многих приводит в уныние. Невольно закрадывается мысль, какие трудности будут ждать на пути решения этого вопроса, возникает желание до последнего оттягивать этот момент и, в конце концов, сосредоточиться на более срочных и мелких задачах. Чтобы этого не допустить, бизнес-коучи рекомендуют разбить объемную задачу на более простые и мелкие и решать их постепенно.
Совершенствовать «метод помидора»
О технике Франческо Чирилло с кухонным таймером в виде помидора слышали все, но почти никто не верит в ее эффективность и не пробовал ей пользоваться. На деле же это достаточно эффективный способ победить прокрастинацию, повысить продуктивность и сократить время, затрачиваемое на работу.
Метод прост: нужно выбрать задачу, установить таймер на 25 минут и работать до тех пор, пока таймер не сработает. Затем – пятиминутный перерыв и новая задача. После трех повторений этого цикла нужно сделать паузу на 15 минут.
Самое главное – не отвлекаться ни на что в те 25 минут, предназначенные для работы. Здесь помогут приложение с таймером, авиа-режим на смартфоне и тишина. Будет полезным уделить полчаса в конце недели на то, чтобы продумать план работы на следующей.
Все важные встречи – в начале рабочего дня
Допустим, встреча с партнерами назначена на 15:00. В таком случае все утро Вы будете мысленно прокручивать возможный диалог, повторять речь выступления или пытаться предсказать исход встречи. В итоге первую половину рабочего дня можно считать потерянной.
Известный американский мотивационный спикер Брайан Трейси в своей книге «Измени мышление — и ты изменишь свою жизнь: 12 правил успеха» советует: «Если это в ваших силах, постарайтесь организовывать важные события и встречи пораньше, чтобы потом работать, не беспокоясь о них».
Четкие сроки для любых задач
Чтобы не растягивать мелкие задачи и оставить достаточно времени на более серьезные, необходимо сразу определить сроки выполнения для каждой из них. В противном случае проект в целом может стагнировать. Разумеется, не факт, что действительно удастся выполнить все задачи точно в срок, но такой подход поможет лучше ориентироваться в списке дел и по мере их решения двигаться дальше.
Любую мысль – на карандаш
Если кажется, что гениальная идея, которая только что возникла в голове, закрепится там надолго, — это только кажется. В своей книге «История мозга. 1640 фактов» Стивен Джуан рекомендует фиксировать все полезные мысли, и не важно, где и как: будь это блокнот, заметки на смартфоне или доска. И лучше не откладывать это на конец рабочего дня: к тому времени все забудется. Важно записывать идеи сразу, по ходу дела, чтобы больше не отвлекаться на них.
Время для рутины
Иногда проблемы могут застать врасплох с самого утра, подпортив настроение. В такие моменты лучше всего заняться рутиной, до которой давно не доходили руки – например, взяться за отчеты. Это поможет отвлечься и проанализировать всю ту работу, которая уже выполнена. Больше советов по управлению энергией можно прочитать в книге Дэниела Брауни «Источник Энергии».
Не забывать о себе
Интерес к работе, уровень энергии и концентрация внимания в течение дня меняются. Когда нужно сосредоточиться, на помощь может прийти Танакан. В основе средства — натуральный стандартизированный экстракт растения гинкго билоба. Он обладает антиоксидантными свойствами, активизирует обменные процессы, улучшает мозговое кровообращение, помогая насытить мозг кислородом и глюкозой*. Благодаря этому, Танакан способствует улучшению концентрации и внимания и повышается работоспособность
Эффективный тайм-менеджмент и забота о себе – главная основа продуктивной работы!
*Инструкция по медицинскому применению препарата Танакан
Рег. Уд.ПN0117909/01
Если Вы хотите сообщить о нежелательных эффектах, подать жалобу на фармацевтический препарат, пожалуйста, передайте жалобу непосредственно Вашему врачу, в регулирующие органы или в представительство компании «Ипсен Фарма» в Москве: 109147, Москва, ул. Таганская, 17-23, тел.: +7 (8) 495 258-54-00, факс:+7(8)495 258-54-01, адрес электронной почты: pharmacovigilance.russia@ipsen.com
Круглосуточный телефон для связи в нерабочее время: 8 (916) 999-30-28 (для отчетов о нежелательных эффектах и жалоб на качество продукции компании «Ипсен»); 8(800)700-40-25, адрес электронной почты: Medical.Information.Russia.CIS@ipsen.com (медицинская информационная служба, предоставляющая медицинским работникам информацию о фармацевтической продукции компании).
RUS.TAN.27102017