Контролировать бизнес-процессы и общаться с сотрудниками руководителям компаний приходится сразу во многих приложениях. Универсального инструмента не существует, утверждают они. Какие современные способы связи выбирают коммерсанты, узнавала корреспондент Влада Гасникова.
Мессенджеры стали приоритетным способом общения между сотрудниками. В IT, например, даже звонок по телефону уже воспринимается как вторжение в личное пространство
Фото: Евгений Павленко, Коммерсантъ / купить фото
При покупке систем управления, в которых собирается вся информация по проектам, руководители компаний ориентируются на их удобство и цену.
Екатерина Огородникова, руководитель производства Nimax.Web рекомендует Active Collab. Здесь есть возможность формировать задачи, трудозатраты, рентабельность, историю, персональные списки дел сотрудников, каждый из которых рассматривается как отдельный проект. Для всей группы компаний Nimax версия для сервера обошлась примерно в 100 тыс. рублей.
Программу рекомендует и Павел Красавцев, генеральный директор продакшн-компании iBrush. По его словам, Active Collab — самый дорогой по подписке (для контроля бизнес-процессов здесь перепробовали "Мегаплан", Basecamp, Trello, Bitrix24) — от $25 в месяц для команды из пяти человек, но более доступным за "коробочную" версию — от $499. "Он простой, гибкий и функциональный. Доступны любые интеграции с другими сервисами через расширенный API", — так объясняет свое решение господин Красавцев.
В корпорации "Многомарт" используют облачный сервис Goalton.com. "Мы создаем там ментальные карты, которые появляются у нас в ходе мозговых штурмов и даже простых планерок. В них мы записываем все идеи и предложения рабочей группы. Потом на основе этих ментальных карт менеджеры и руководители подразделений трансформируют идеи в конкретные задачи, разбивая их на составные части, а потом для каждой подзадачи указывая исполнителя и срок", — рассказывает владелец "Многомарта" Антон Иванов. По его мнению, у Goalton.com один из лучших групповых планировщиков: фактически каждый сотрудник имеет цифровую копию своего планера-ежедневника, в который автоматически переносятся все задачи, поставленные ему или им самим. Чтобы ничего не забывалось, система по электронной почте ежедневно отправляет сотрудникам списки дел на сегодня с пометками, какие задачи имеют более высокий приоритет и к какому проекту они относятся.
IT-специалистам и менеджерам по продажам в ней нравятся канбан-доски, призванные контролировать рабочие процессы. На них каждая задача перемещается по заранее определенным типовым этапам, условно — "ожидание", "работа в процессе" и "завершенная работа" (схема может быть сложнее, а вариаций больше). "В доске Goalton можно использовать режимы подсветки просроченных задач, находящихся на этапе дольше положенного срока, или переполнения этапа задачами, установив лимиты. Это лучший вариант контроля, поскольку он позволяет руководителю проекта, один раз взглянув на доску, сразу понять, что в каком состоянии находится и где скопилось наибольшее количество задач", — рассказывает господин Иванов, поясняя, что облако Goalton принято за основу руководства всеми процессами в компании, потому что оно позволяет в рамках одной системы использовать принципиально отличные друг от друга методики управления, применяемые в разных подразделениях.
Управляющий партнер IT-компании Polytel Сергей Насоновский свой рабочий календарь ведет в CRM "Мегаплан". Там же он ставит задачи своим сотрудникам и контролирует их выполнение, здесь же собирается вся информация о клиентах Polytel. "Я пользуюсь полной облачной версией "Мегаплана", плачу за аккаунты для двух наших компаний — в год на них уходит 100-120 тыс. рублей. У нас примерно 30 активных пользователей этой CRM-системы", — делится господин Насоновский.
Сервисы по планированию задач, рекомендованные опрошенными BG руководителями, — Desort, Todoist, Redmine, Trello. У каждого из них есть бесплатная версия для небольшого количества пользователей или на ограниченный срок. Для проведения видеоконференций — сервис GoToMeeting (из готовых решений), для управления продажами — Pipedrive, Bitrix24, amoCRM и Streak.
Во многих компаниях пользуются сервисом Slack — это программа, позволяющая свести воедино многие каналы корпоративной коммуникации, причем для каждого ее вида там выделен свой канал.
"В наш Slack интегрированы планировщик Basecamp, RSS, оповещения о заказах, обращения в техподдержку. Он отлично подходит для совместных разработок, с помощью этого сервиса можно оперативно проводить голосования, и недавно в нем появилась голосовая связь", — объясняет свой выбор генеральный директор компании "Инфостарт" Доржи Цыденов. Бесплатная версия Slack дает возможность подключить пять сторонних сервисов и совершать поиск по последним 10 тыс. сообщениям. В "Инфостарте" платят за его использование $232 в месяц: в эту сумму входит хранение истории всех сообщений, поиск по истории, гостевой доступ, групповые звонки и 10 Гб места в облаке каждому сотруднику компании (29 человек).
Директор по стратегическому развитию digital-агентства Nectarin Сергей Спивак рекомендует быть внимательными при использовании систем из открытого доступа. Как минимум для обсуждения финансовых вопросов они не подходят.
Самодельный софт
Если не устраивают готовые сервисы, их можно модифицировать под свои нужды или разрабатывать собственные системы.
Например, в IT-компании Navicon все топ-менеджеры используют мобильный клиент приложения интерактивной аналитики Tableau. В компании его доработали под собственные требования, благодаря чему в любое время и в любой точке земного шара руководители видят всю финансовую информацию о бизнесе и ключевые KPI по департаментам и проектам. "Причем эта информация доступна сразу в трех срезах — план, факт и прогноз. Конечно, мобильное приложение — это, что называется, "вишенка на торте", до этого в компании был реализован достаточно масштабный проект по подготовке необходимых нам финансовых данных, разработана соответствующая методология, были доработаны наши информационные системы — учетная система, CRM, система учета проектов", — перечисляет Сергей Чевычелов, управляющий партнер Navicon.
Связкой корпоративной почты, электронного календаря и самописной офисной CRM пользуется и исполнительный директор SeoPult (автоматизированная рекламная система) Алексей Штарев. Вся входящая информация приходит ему в виде электронных писем на почту — и сообщения от сотрудников, и уведомления из CRM. "В зависимости от приоритета ответ на письмо должен быть отправлен в ближайшее время или занесен в календарь на определенный день и час. В идеале папка "Входящие" стремится быть пустой. Календарь отражает абсолютно все, что требует моего внимания. Для удобства использую цветовые маркеры и систему уведомлений", — рассказывает господин Штарев. Задачи с сотрудниками он обсуждает строго в CRM, там же фиксируются этапы каждого из рабочих процессов. "Это позволяет обеспечить коллективную связь, контроль всех групп участников и соблюдение дедлайнов. Без единой системы управления процессами невозможно успешно выстраивать работу всех проектов — почта и мессенджеры, как и телефон, в этом вопросе малоэффективны и могут выступать только как информеры", — полагает Алексей Штарев.
В международной компании Spirit как основной инструмент для коммуникаций с командой менеджеров, оперативного решения бизнес-задач, организации и контроля работы сотрудников используют собственную разработку — программу для видеоконференцсвязи VideoMost. "Он позволяет проводить онлайн-совещания, переговоры, совместно работать над документами, обмениваться всевозможными файлами, гарантируя при этом безопасность передаваемой информации и обеспечивая коммерческую тайну", — говорит Андрей Свириденко, председатель правления Spirit. Программа доступна и на стационарных компьютерах, и на смартфонах.
А в компании Traft смогли под свои внутренние бизнес-интересы "заточить" WatsApp. "Для внутренних рабочих чатов в закрытых корпоративных группах WatsApp мы разработали бота, который может моментально выдавать сотрудникам (чаще всего ботом пользуются специалисты отдела продаж, юристы и бухгалтеры) выкладки наиболее успешных или, наоборот, неудачных стратегий ведения переговоров с теми или иными нашими клиентами, основываясь на опыты прошлого взаимодействия. Например, в ответ на запрос "клиент Х, договор" бот сразу выдает точный адрес, где на рабочем сервере компании лежит свежий и выверенный юристами контракт и список пунктов, которые требуют особого внимания, а запрос "компания Y, налоги" моментально позволяет бухгалтеру для своих расчетов узнать, какая система налогообложения применяется у того юрлица, с которым компания уже ведет работу", — объясняет Гарри Мурадян, специалист департамента развития Traft. По его словам, внутрикорпоративный чат-бот помог ускорить цикл продаж на 35%.
А в "Связном" использует традиционную, то есть не доработанную под свои нужды, версию мессенджера Telegram необычным образом: полгода назад HR-департамент компании завел два закрытых канала для сотрудников. Первый — для офисных сотрудников в Москве и регионах, второй — для руководителей HR-направления. В первом чате — рассказы о важных событиях в жизни компании, полезная информация. Во втором руководители каждый день пишут о своих рабочих планах на следующий день. "Просматривая сообщения друг друга, участники понимают, что происходит в HR-департаменте, обращают внимание на лучшие практики, дают рекомендации. Общение в мессенджерах имеет ряд преимуществ перед электронной почтой. В первую очередь многие вопросы решаются быстрее и зачастую менее формально. KPI по скорости ответов у нас нет, но, на мой взгляд, сотрудники включены в процесс и не затягивают с решением рабочих вопросов. Важно, что наше общение не превращается в форму отчетности. Благодаря модератору, который добавляет на канал интересные ссылки на материалы о рабочих вопросах, инициирует различные обсуждения, чат стал не только полезным рабочим инструментом, но и местом живого общения коллег", — радуется Ольга Серняева, руководитель корпоративного университета компании "Связной".
А Сергей Насоновский настроил внутрикорпоративный канал Telegram так, что каждый день в 19:00 каждый сотрудник получает сообщение в виде красивой картинки о своей работе за день. "Мы заметили, что это мотивирует людей на эффективную работу", — говорит управляющий партнер Polytel.
Старая добрая почта
Постепенно роль корпоративной почты во внутренней коммуникации бизнеса становится менее значимой. "В почте нет возможности получить быстрый ответ, увидеть переписку команды и статусы по проекту. Нет возможности быстро коллективно обсудить вопрос и принять решение. Почта хороша для связи с клиентами и пересылки друг другу больших текстов, которые нужно вдумчиво изучить", — считает генеральный директор Digital Agency Beaver Brothers Александр Устинов. Звонки же не позволяют фиксировать ход обсуждения — и в этом их минус. "В мессенджере общение более прозрачное: часто нужно видеть ссылки или файлы, которые являются предметом обсуждения. Кроме этого, звонки по телефону, по крайней мере в IT-сфере, в которой мы работаем, воспринимается сейчас, когда все постоянно в сети, как вторжение в личное пространство. Это плохой тон", — предостерегает господин Устинов.
Степень накала ситуации обратно пропорциональна выбору метода коммуникации, напоминает Павел Красавцев. "Если у вас конфликт или спор — встречайтесь или созванивайтесь, а если все хорошо и надо оповестить о плановом статусе проекта, то можно написать письмо", — говорит руководитель iBrush. Часто из-за нежелания обсуждать проблемы вслух менеджеры совершают ошибку и поступают наоборот.