Мировой рынок решений для управления нормативно-справочной информацией, по данным Gartner, в 2014 году достиг объема $3,2 млрд. По разным оценкам, он растет на 10-30% в год. Российский рынок по итогам 2014 года оценивался в $50-60 млн. При этом страна все еще в начале пути освоения этих технологий.
Правильная система управления справочниками облегчает жизнь закупщиков
Фото: Дмитрий Лебедев, Коммерсантъ / купить фото
Системы управления нормативно-справочной информацией на Западе называют решениями MDM (Master Data Management). Их предназначение состоит в том, чтобы компания оперировала одинаковыми стандартизированными данными во всех своих бизнес-процессах и подразделениях. Попросту — чтобы сотрудники и системы общались на одном языке. Речь в первую очередь идет о товарах и услугах, которые приобретает и поставляет компания. Особенно актуальны такие системы для предприятий с разветвленной организационной структурой. Даже чтобы просто регулярно составлять простую отчетность по товарообороту по всему холдингу с десятками филиалов, нужно определиться с терминами, принять формулировки, общие для всех предприятий.
Когда-то бизнес стал переходить от бумажного ведения дел в электронный формат. Теперь наступает этап, когда все цифровые процессы и документация объединяются вокруг одного центра — данных, воплощающих суть бизнеса каждой компании. Централизованное хранение такой нормативно-справочной информации (НСИ) и поддержка ее в актуальном состоянии — это такая же необходимость для бизнеса, как для любого человека хранение в телефоне списка номеров ближайших родственников и экстренных служб.
Без этого возникает масса проблем, в первую очередь со складским учетом. К примеру, поступает товар на склад, на коробках указано одно название, а закупщики знают его под другим. Вот и лежат эти коробки, пока их не спишут за ненадобностью.
Даже если система управления НСИ есть у предприятия, часто оказывается так, что она не используется либо ее просто не умеют вести аккуратно, потому что нет установленных процедур и правил либо это не основная работа сотрудников, которых обязали этим заниматься. К примеру, эксперты B2B-Center опросили пользователей своей ЭТП и выяснили, что чаще всего ведением базы НСИ приходится заниматься сотрудникам ИТ-отдела (45%), и только 11% опрошенных сообщили, что эта функция лежит в зоне ответственности специального департамента НСИ.
Неаккуратное ведение таких баз приводит к грустным последствиям: информация дублируется, в записях бывает много ошибок, данные обновляются нерегулярно, разные филиалы и даже департаменты ведут отдельные НСИ. В итоге толку от работы с такими системами управления НСИ не очень-то много.
Данные по облаку
Закупочная деятельность — одна из сфер, на которую качество НСИ и системы управления ею влияет существенно. Некоторые предприятия оперируют списками в десятки тысяч наименований закупаемой продукции. Когда справочники ведутся разрозненно, счет может идти на сотни тысяч. Многие компании совершают закупки ежедневно, поэтому системы НСИ для снабженцев один из главных рабочих инструментов. При этом качество данных поддерживать непросто. Для этого нужно либо создавать отдельную службу, либо использовать услуги внешних поставщиков.
По первому пути пошла Национальная нерудная компания (ННК). Дамир Шайдеров, вице-президент по закупкам этого АО, рассказывает, что компания создавала единую систему управления НСИ самостоятельно. Реализация проекта началась в январе 2015 года с его приходом в компанию. ННК состоит из 12 предприятий, расположенных от Урала до юга России, которые добывают нерудные материалы и производят песок, щебень и проч. Компания ежегодно тратит около 5 млрд руб. на закупки у внешних поставщиков. При этом каждое из предприятий еще полтора года назад вело свой справочник.
Дамир Шайдеров в момент прихода в компанию уже обладал опытом в области построения систем управления НСИ и эффективной работы с ними. Первое, что он сделал, приступив к решению проблемы,— провел исследование того, насколько используются имеющиеся справочники по товарно-материальным ценностям в работе подразделений. Выяснилось, что этот показатель у разных предприятий 36-77%. Это означает, что данные не актуализируются, поэтому справочники малоэффективны как инструмент. На создание единой системы НСИ ушел год. В финальном централизованном справочнике, который используется всеми предприятиями акционерного общества, из 42,7 тыс. записей осталось всего 24 тыс. По словам господина Шайдерова, сегодня справочник готов на 90% и активно используется всеми закупщиками, а также другими подразделениями компании. На проект было израсходовано 3,5 млн руб., из которых большая часть суммы (2,5 млн руб.) выплачена вовлеченным в него 47 сотрудникам: тем, кто работал над созданием централизованного единого справочника, платили по два оклада.
Дамир Шайдеров говорит, что введение единой базы НСИ помогло решить множество проблем, прежде всего со складскими остатками и учетом. Больше не возникает ситуаций, когда на складе хранится продукция неизвестного назначения. Теперь предприятия могут перехватить друг у друга, если возникает срочная необходимость в определенных позициях, которые на одном складе закончились, а на другом еще есть. Раньше эта проблема решалась экстренной (а потому дорогой) закупкой. То есть более эффективным стало внутригрупповое взаимодействие филиалов АО. Базой НСИ активно пользуются закупщики на местах, которые могут также вносить новые записи, но каждый новый товар в справочнике проходит двойную проверку: экспертом и руководителем проекта создания и поддержки системы управления НСИ. Это исключает риск внесения ошибочных сведений, дублирования товаров под разными названиями и т. д.
Другая история — о компании, которая решила привлечь внешнего поставщика услуги для создания и поддержки своего справочника. "Кордиант" производит шинную продукцию на трех своих заводах, расположенных на двух площадках. Основная НСИ компании в сфере закупок касается логистических услуг, которые "Кордиант" заказывает ежедневно. Попытки создания единого справочника делались давно, но безуспешно. Компания крупная и использует множество бизнес-систем от разных вендоров. Каждая из таких систем, как правило, уже содержит инструменты ведения и управления НСИ, но необходимо интегрировать их с другими корпоративными бизнес-приложениями. Максимальная эффективность управления НСИ достигается тогда, когда к ней есть доступ из всех корпоративных систем учета. Михаил Демидов, представитель "Кордианта", поясняет, что именно по этой причине компания решила обратиться за помощью в B2B-Center. Эта ЭТП предоставляет услугу загрузки НСИ в свое облако по стоимости от 50 тыс. руб., которые заказчик оплачивает один раз.
Машинные алгоритмы в автоматизированном режиме помогают скорректировать загруженные данные, затем результаты их работы проверяются экспертами ЭТП вручную. В случае с "Кордиантом" система управления НСИ была доработана под нужды заказчика. Так, были разграничены права доступа к частям НСИ, которыми могут пользоваться разные филиалы. Созданы шаблоны отчетов. Например, такие, которые отражают динамику стоимости конкретных позиций, приобретаемых в разное время (можно изучить сезонные колебания), распределение и изменение затрат на перевозки по определенным направлениям и так далее. Трудозатраты клиента на создание данной системы были минимальными. По словам Михаила Демидова, он как представитель заказчика просто нарисовал дерево будущего каталога НСИ и объяснил, какой функционал ему необходим.
Одно из главных преимуществ, которое дала в итоге система,— возможность долгосрочного планирования. Это, собственно, следующий шаг, помогающий повысить эффективность закупок любой компанией — анализ этой деятельности и построение планов, на основе собираемых данных. Но без предыдущего шага — создания единой качественной НСИ — это невозможно осуществить.